Aanleiding voor het webinar zijn de ervaringen van de hotelgroep met eventprofessionals die moeite hebben om hun eigen planning te bewaken in een werkomgeving waarin onverwachte vragen en veranderingen aan de orde van de dag zijn. Volgens Schultz zijn structuur en flexibiliteit geen tegenpolen. 'Structuur hoeft niet star te zijn. Integendeel. Een goede planning is geen keurslijf, maar een vangnet dat je rust en overzicht geeft.'
Verlaag de drempel met vijf minuten
Je kent waarschijnlijk taken die steeds opnieuw naar morgen verhuizen. Denk aan het uitwerken van een evaluatie, het bijwerken van een draaiboek of het starten met een omvangrijk nieuw project. Vaak zijn dit taken die groot of onduidelijk aanvoelen. Uitstelgedrag is daarbij geen kwestie van te weinig discipline, maar een natuurlijke reactie van je brein op iets dat overweldigend aanvoelt.
Schultz adviseert hiervoor de 5-minutenregel: spreek met jezelf af dat je slechts vijf minuten aan de taak werkt. De gedachte daarachter is dat beginnen vaak de grootste drempel vormt. Zodra je die eerste stap hebt gezet, wordt het eenvoudiger om door te werken.
Bescherm momenten voor concentratie
Bereikbaarheid is belangrijk in de evenementenbranche, zeker wanneer een evenement dichterbij komt. Tegelijkertijd kunnen voortdurende mails, telefoontjes en berichten ervoor zorgen dat je nauwelijks geconcentreerd aan het werk komt. Een onderbreking kost je gemiddeld twintig minuten om weer volledig in je taak te komen.
'Altijd bereikbaar zijn lijkt effectief, maar het haalt je uit je concentratie', aldus Schultz. Haar advies is om twee of drie vaste momenten per dag te reserveren voor e-mail en overleg en de tussenliggende tijd zoveel mogelijk te beschermen. Daarbij kan de Pomodoro-techniek je helpen. Je werkt 25 minuten geconcentreerd aan één taak, gevolgd door vijf minuten pauze. Na vier blokken neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.
Kies de drie belangrijkste taken
Een lange takenlijst kan overzicht bieden, maar maakt niet automatisch duidelijk wat daadwerkelijk prioriteit heeft. Schultz werkt daarom met drie Most Important Tasks (MIT's) per dag.
Om die te bepalen kun je de Eisenhower Matrix gebruiken. Daarbij beoordeel je je werkzaamheden op urgentie en belangrijkheid. Taken die urgent én belangrijk zijn, pak je direct op. Belangrijke werkzaamheden zonder directe deadline geef je bewust een vaste plek in je agenda. Voor eventprofessionals kunnen dat bijvoorbeeld het zoeken naar nieuwe locaties, het ontwikkelen van een eventconcept of een uitgebreide evaluatie zijn. 'Vraag jezelf elke ochtend af: als ik vandaag maar drie dingen kan doen, welke zijn dat dan? Die pak je als eerste aan, als je focus nog scherp is.'
Tijdens het webinar Regie over je agenda gaat Schultz verder in op deze en andere methodes voor planning en focus. Het gratis webinar van Bilderberg vindt plaats op maandag 5 oktober om 10.30 uur en is uitsluitend live te volgen. Aanmelden kan via de website van Bilderberg.
