Riverside maakt topfestival mogelijk voor Handpicked Agencies

E-sites, een collectief van digitale labels, breidde vorig jaar uit van vijf naar zeven labels en ging verder onder de naam Handpicked Agencies. De onderneming vierde dat groots en ludiek met hun relaties én eigen medewerkers. Dat vroeg om een inspirerend en ontspannen festival voor alle smaken. Dat lukte.

Het evenementenbureau Live Impact Event Marketing en Riverside zorgden er samen voor dat je het Handpicked Festival met recht een festival kan noemen. Foodtrucks, stretchtenten, prikkabels met gekleurde lampjes, boeiende lezingen, workshops, dj’s, livemuziek, beachvolleybal, hot tubs, vlotten bouwen, rib boot varen en nog veel meer activiteiten. En wat zoals het hoort bij een festival: je kan overal aan meedoen, maar niks is verplicht.

‘Slim gekoppeld’, noemt Els Timmerman van Riverside de opzet van het driedaagse Handpicked Festival. Handpicked Agencies koos ervoor om op de eerste festivaldag zo’n 200 relaties én 100 eigen medewerkers te verwennen met een afwisselend, boeiend programma met sportieve activiteiten, inspirerende lezingen, workshops food & drinks, of gewoon lekker relaxen aan het water...

Ludiek ontvangst

De eerste festivaldag werden de relaties van Handpicked Agencies compleet in de watten gelegd. Om deze relaties nog extra het gevoel te geven ‘er echt even uit’ te zijn, werden ze bij een parkeerplaats verderop opgepikt met snelle auto’s, waaronder een BMW i8. Els: ‘We hebben hier parkeerplekken genoeg, maar voor de genodigden was het een ludieke start om - even verderop - met livemuziek ontvangen te worden, en vervolgens gechauffeerd te worden in die snelle auto’s. Daardoor hadden de relaties van Handpicked Agencys meteen al het gevoel compleet verzorgd te worden.’

Natuurlijke teambuilding

Na de relatiedag bleven de eigen medewerkers van Handpicked Agency nog twee dagen extra voor inhoudelijke, sportieve en vooral ook feestelijke activiteiten. Els Timmerman: ‘Handpicked deed op deze manier eigenlijk op een hele natuurlijke manier aan teambuilding. De medewerkers ondernamen van alles samen. En het doet natuurlijk sowieso wat met een groep als je drie dagen met elkaar gezellig op een schiereiland zit.’

‘Weg van de bewoonde wereld ben je er echt helemaal uit’

Riverside dat ‘van huis uit’ tal van outdoor-activiteiten op en aan het water organiseert, ligt als enige ‘bewoner’ op een schiereiland in Appeltern. ‘De omgeving is prachtig en doordat je weg bent van de bewoonde wereld, ben je er ook echt helemaal uit. De beach-achtige omgeving met veel water en groen maakt dat gevoel nog sterker. Live Impact Event Marketing had overigens eerst een andere locatie op het oog, maar daar hadden ze geen festivalvergunning. Wij hebben die wel’, vervolgt Els. ‘De locatie leent zich daar natuurlijk ook sterk voor.’

Grote, roze opblaaskerk

Els Timmerman heeft zelf ook genoten van het festival. ‘De combi van inhoudelijke lezingen, verschillende workshops en entertainment was goed samengesteld. Echt een uitgebalanceerd programma met voor elk wat wils. Zelf vond ik de lezing van keynote-spreker en trendwatcher Igor Beuker heel boeiend. En de feesten ’s avonds met live-band en dj in de grote, roze opblaaskerk, die waren ook fantastisch. Iedereen ging los.’

Helpende handjes

De samenwerking met Live Impact was voor Els Timmerman zelf ‘een feestje’. ‘Doordat er zo veel aanbod was en iedereen van eten en drinken werd voorzien, vroeg het om een goede afstemming en goede organisatie. En die hadden we. Wij hebben zowel de lunches en ontbijtjes als het outdoor cooking diner voor de medewerkers verzorgd. En vanzelfsprekend begeleidden wij de verschillende outdoor-activiteiten. Live Impact verzorgde de rest van het festival. Maar natuurlijk hebben we ook hand- en spandiensten verricht bij het inrichten van het festivalterrein, onze contacten aangeboord voor de mobiele bars en tapwagens, etc. Waar we elkaar konden helpen, deden we dat. De communicatie verliep ook goed: korte lijnen, heldere verwachtingen, weten wie precies waar verantwoordelijk voor is, etc. De festivalbezoekers hebben er niks van gemerkt dat twee verschillende partijen het festival samen verzorgden.’

Een goede voorbereiding...

Els: ‘Een festival vereist een goede voorbereiding natuurlijk. Er zijn dan ook verschillende gesprekken met Handpicked Agency en Live Impact op locatie aan het festival voorafgegaan. De producer van het event heeft zelfs een paar dagen voorafgaand aan het festival bij ons overnacht. Ze bleef tot de dag na het festival voor een goede, gezamenlijke afronding. Ook was de crew van licht & geluid hier al een paar dagen van tevoren. Dan kan je samen op tijd kijken naar hoe je alles voor elkaar kunt krijgen en voorkom je vervelende verrassingen.’

De kleine dingen maken het verschil

‘Het klinkt ongeloofwaardig, maar iedereen was vol lof over het festival en de locatie. Veel bezoekers zeiden dat het hier zo mooi is en dat ze zeker terugkomen. Live Impact gaf terug dat niet alleen de samenwerking goed ging. Ze waren ook enthousiast over de catering voor de medewerkers tijdens het festival, net de crew die het festival hielp voorbereiden. Ze zeiden dat ze het én lekker én goed verzorgd vonden. Dat soort dingen vind ik zelf ook belangrijk. Geen frietjes op de hand bijvoorbeeld, maar een smakelijke, verzorgde maaltijd en fatsoenlijke tafels en stoelen. Het zijn vaak de kleine dingen die het verschil maken.’

Door > Anne Marie Voskamp