Live event? Zó verhoog je de opkomst!

Laten betalen of niet?

Bij gratis events gelden soms no show percentages van 35 tot 50 procent (Bron: onderzoek van The Promise, een samenwerking tussen vakorganisaties in de Belgische eventbranche, 2015). Bij betaalde evenementen ligt dat tussen de 5 en 10 procent. Het kan dus een overweging zijn om een deelnameprijs te vragen. Vermeld daarbij dat iemand zijn geld terug krijgt als hij tot 24 uur van tevoren afzegt. Dat stimuleert mensen om jou tijdig in te seinen, zodat jij nog kunt schakelen met bijvoorbeeld de catering. Wat je zeker níet moet doen: mensen eerst de volle mep laten betalen en met de prijs gaan zakken op het moment dat je te weinig aanmeldingen krijgt. Dat is killing voor je reputatie.

Maak een plan

Breng je event op verschillende manieren onder de aandacht en laat regelmatig van je horen. Begin met een eenvoudige ‘Safe the date’ aankondiging, een maand of twee, drie van tevoren. Later volgt dan de werkelijke uitnodiging. Stuur die niet te ver van tevoren, je hebt dan kans dat hij in het afhandelpostbakje terecht komt vanuit de gedachte ‘dat komt nog wel’. Mensen die zich hebben aangemeld, stuur je netjes een bevestiging. Wie nog niet heeft gereageerd, krijgt tijdig een reminder. Tussen een week en een dag van tevoren kun je de aanmelders nog een laatste mail of sms sturen met praktische informatie en de wens: tot morgen of tot volgende week!

De uitnodiging: 5 goede tips

1. Houd het kort
Beperk je tot info over wie, wat, waar, wanneer, hoe laat en vooral waarom dit event interessant voor de lezer is.
2. Maak het zo persoonlijk mogelijk
Heb je de mogelijkheid tot personaliseren: doen!
3. Maak aanmelden zo makkelijk mogelijk
Nodig je offline uit? Koppel dit dan aan een online plek met een invulformuliertje. Kies je voor een digitale uitnodiging, zorg dan voor een aanmeldbutton waarmee je op deze plek komt. Op basis van de aanmeldgegevens stuur je een gepersonaliseerde bevestiging.
4. Laat zien wie er óók gaan
Voor sommige mensen is dit een extra overweging om zich in te schrijven.
5. Niet doen: vol = vol
Actiematige oproepen hebben over het algemeen een averechts effect.

Wat doe je met no-show’ers?

Laat hen weten dat je ze gemist hebt en stuur ze een kort (online) vragenlijstje toe om achter de reden te komen. Aan een ziek kind kun jij natuurlijk niets doen. Maar is iemand jouw evenement domweg vergeten? Dan kun je je afvragen of diegene er wel voldoende betrokkenheid bij heeft gehad. Hoe kun je een volgende keer voldoende meerwaarde voor diegene creëren? Paste het event niet in de agenda? Wellicht heb je dan de verkeerde dag of het verkeerde tijdstip gekozen, bijvoorbeeld omdat tegelijkertijd een ander interessant event voor de doelgroep plaatsvond. De antwoorden helpen je bij het verbeteren van je volgende event.

Download hier de volledige white paper 'Live event? Zó verhoog je de opkomst!'