Koffiedik kijken met… Maarten Sauter, Erasmus Universiteit Rotterdam

Als hoofd van de Events & Experience afdeling, de corporate events afdeling van de Erasmus Universiteit Rotterdam vindt hij het altijd leuk om over zijn eigen vakgebied te praten. Een vakgebied waarin binnen de EUR zelfs verschillende afdelingen bestaan en waarin meerdere teams werkzaam zijn. Zo is er naast het Corporate Events team - verantwoordelijk voor onder andere de opening van het academisch jaar, de viering van de Dies Natalis (verjaardag van de universiteit - 110 jaar in 2023) en de Rotterdamlezing – ook nog een voorlichtingsteam, waar onder andere de organisatie van de Bachelor- en Master Open Dagen onder vallen en een universitair specifieke afdeling, het Bureau van de Pedel, verantwoordelijk voor de ceremoniële kant horend bij academische plechtigheden, zoals promoties en oraties. ‘Zaken als de hele transitie tijdens corona, de doorontwikkeling van de teams en de manier waarop wij als universiteit inspelen op eventtrends zijn overkoepelende dingen waar ik me mee bezig hou.’

Waarom de evenementenbranche?

‘Ik hou van de afwisseling, de spanning en de opbouw naar evenementen toe. De evenementenbranche trekt bovendien een bepaald type mensen aan, daar resoneer ik goed mee. Maar daarnaast vind ik evenementen een supermooi middel om te laten zien waar je als organisatie voor staat. Je kunt mensen een beleving en een gevoel meegeven tijdens een evenement.’

‘De overlap tussen de meerdere vakgebieden of de vakgebieden waar je tegenaan schuurt, dat is precies de manier waarop ik denk dat je met het vak moet omgaan en de visie die ik binnen mijn team altijd benadruk. Je komt niet meer weg met alleen het logistieke onderdeel van de organisatie. De winst zit hem in het spanningsveld tussen marketing, eventmanagement maar ook bijvoorbeeld de socialmedia strategie – je moet je echt in de breedte ontwikkelen om een goed evenement neer te kunnen zetten.’

Welke learnings neem je mee uit de afgelopen jaren?

Tijdens de coronacrisis was ‘hybride eventmanagement een buzzword, iedereen had ook een eigen definitie van dat woord. Op de universiteit heeft hybride eventmanagement zijn waarde echt bewezen. We gaan ook niet meer terug naar volledig offline evenementen. Onze definitie van hybride is dat je streeft naar een volwaardige beleving voor zowel de offline als online deelnemers en dat er ook een interactie is tussen beide. We hebben gemerkt dat we door deze manier van organiseren nieuwe doelgroepen bereiken met onze evenementen. Bijvoorbeeld met voorlichtingsevenementen zoals de Bachelor Open Dagen. Daar heb je te maken met zowel een internationale doelgroep  als met studiekiezers die om welke reden dan ook niet naar de Open Dag kunnen komen, die kun je nu wel bereiken. Je wordt hierdoor een stuk inclusiever met je evenementen.’

Naast het bereiken van nieuwe doelgroepen noemt Maarten ook duurzaamheid als een van de grote voordelen. ‘Bij promoties is altijd een commissie aanwezig, met vaak ook internationale leden. Precorona moest dan een internationaal commissielid in een dag heen en weer vliegen om aanwezig te zijn. Dat hoeft nu niet meer. Je hebt nu een keuze, dat vind ik het mooie van hybride evenementmanagement, het is niet meer of/of maar en/en.  Die keuze vind ik echt een meerwaarde.’

Welke veranderingen zijn nog meer voortgekomen uit deze hybride vorm?

‘Als je dan toch voor de volwaardige beleving gaat en dus voor een professionele opname van je evenement kiest, dan ben je ook meteen content aan het creëren die je kunt hergebruiken. Die content delen we na afloop graag met de EUR-gemeenschap. Een professionele opname van sprekers en academische ‘rising stars’ tijdens bijvoorbeeld de Dies Natalis is waardevolle content.

‘Ook elementen die tijdens online programma’s belangrijk bleken om mensen bij de les te houden, passen we nu live toe. Meer snelheid, meer afwisseling. Hoewel we er tijdens de coronapandemie toe werden gedwongen, hebben we gemerkt dat dezelfde wetten gelden voor mensen in de zaal. Haken mensen online af? Dan doen ze dat in de zaal ook. Hybride is dus zeker geen buzzword gebleven. Ik kan me voorstellen dat dat niet voor elke organisatie zo uitpakt, maar voor de universiteit heeft hybride eventorganisatie echt zijn waarde bewezen.’

Welke trends voorzie jij?

‘Wat ik een hele interessante ontwikkeling vind, is AI. Zoals bijvoorbeeld ook ChatGPT. Die chatbot met kunstmatige intelligentie roept veel discussies op. Moeten we dat vrezen of omarmen? Het biedt kansen en bedreigingen, maar is zeker weten here to stay. Ik vind dat heel interessant: hoe kunnen we AI wellicht gaan toepassen in onze branche? Welke impact gaat dat hebben op de evenementen die we organiseren? Bijvoorbeeld als creatieve sparringspartner tijdens een brainstorm over een bepaald concept? De chat als gesprekspartner? Of gewoon als handige online vertaal-tool. Tijdens het nadenken hierover komen hele gekke ideeën naar boven en dat zet je echt aan het denken. Het is heel tof om met dat soort ideeën te experimenteren. Kijk ik naar de toekomst, dan vind ik het heel interessant om te kijken hoe AI ons werkveld verder gaat verrijken.’ [Benieuwd wat ChatGPT bijvoorbeeld met dit interview kan?]

Wat is het tofste evenement waar je aan hebt gewerkt?

‘Ik ben natuurlijk trots op alle mooie evenementen die mijn team organiseert, maar eentje die er voor mij uitspringt is de afgelopen opening van het academisch jaar. Het thema was AI en met Refik Anadol hadden we een toffe spreker die perfect binnen het thema paste. Het was echt een long shot om hem uit te nodigen, maar het is gelukt! Refik Andol is een kunstenaar die gebruik maakt van AI en hele grote datasets, waarmee hij ontzettend mooie visuele kunstwerken maakt. Hij opereert op het scheidsvlak tussen wetenschap, kunst en het sociale en past daarmee ook perfect bij de waarden van onze universiteit.’

‘Met grote projectoren ontstond er een groot kunstwerk in de aula, waarin iedereen werd ondergedompeld. In samenwerking met B agency kwamen hier heel veel dingen samen: inhoud, creativiteit, visualisatie. De academici in de zaal keken hun ogen uit. Ik ben er heel trots op dat we hem hierheen hebben weten te krijgen, maar ook dat we het op zo’n manier hebben kunnen laten zien. Onze aula is normaliter een wat kale ruimte geschikt voor 900 personen. Dat we dít kunnen met onze aula was heel tof! Dat zijn echt de mooie evenementen: een wauwfactor én inhoudelijk sterk.’

Wat is het geheime ingrediënt om een evenement onvergetelijk te maken?

‘De kern van een universiteit is onderzoek, wetenschap en onderwijs. De mogelijkheid tot discussie, het oneens met elkaar mogen zijn en dan komen tot een oplossing. Ik vind dat dat altijd terug moet komen in onze evenementen. Maar tegelijkertijd moet het ook interessant zijn voor de mensen in de zaal. En die doelgroep is breed: van eerstejaarsstudenten tot vierdejaars en van wetenschappelijk personeel tot mensen die werken in de professional services. Je moet dus een programma ontwikkelen dat voor meerdere doelgroepen interessant is, maar vraagt ook om keuzes maken. Dat is een mooie uitdaging. Vorm én inhoud, dat is bij elke evenement, maar zeker bij een universiteit echt van belang.’

Heb je een voorspelling voor 2023?

‘Na de hectische coronatijd, wens ik de branche de komende tijd niet al te grote veranderingen toe. Het is nu vooral tijd om te leren van alle mooie lessen en hierop voort te bouwen.

Bij hoofdfoto:

Zoals ik al aangaf zijn inclusiviteit en diversiteit voor ons heel belangrijk. Zo kijken we ook naar onze podiumgasten. Tijdens de afgelopen Dies Natalis was het merendeel van de podiumgasten vrouw. Onze rector is een vrouw, er werden eredoctoraten uitgedeeld aan vrouwen en veel prijsuitreikingen in verschillende categorieën werden ook gewonnen door een vrouw. Bovendien werd die dag ook nog de eregalerij met alle vrouwelijke hoogleraren onthuld.  Ik vind het dan mooi dat er, niet door bewuste keuzes maar door academische prestaties, een podium vol vrouwen stond. En dat er vervolgens een discussie ontstaat over wat ‘inclusiviteit en diversiteit’ eigenlijk betekent, sluit weer helemaal aan bij de kern waar wij als universiteit voor staan.

Tekst: Mahlee Plekker