Koffiedik kijken met… Ingrid Rip, CED+

Met het EventCanvas als tool aan haar zijde, is het haar missie om middelmatige evenementen te voorkomen. Ingrid: ‘Ik wil dat mensen evenementen en congressen benutten als de fantastische strategische tool die ze zouden moeten zijn. Een evenement staat wat mij betreft nog te vaak in het marketingcommunicatieplan als: ‘In oktober moeten we weer. Wat zullen we dit keer eens doen.’ Ik wil óók dat mensen het naar hun zin hebben op een evenement, maar een ‘leuk feest’ geef je als je 50 wordt. Zakelijk wil je toch altijd dat er meer in zit. Mensen moeten wél anders naar huis gaan dan dat ze binnenkwamen. Dat vind ik superbelangrijk. Er gaat tenslotte een hoop geld in om en ander doe je jezelf tekort. Om het onderste uit de kan te halen, starten we binnen de EventCanvas-methode altijd met een stakeholder alignment: ga nu eerst eens met een groep mensen verkennen wie de stakeholders van jouw evenement zijn. Waar dromen ze van? Waarvan liggen ze wakker? Zo kom je daadwerkelijk met een evenement dat niet alleen voor jou interessant is, maar voor al je stakeholders.’

Waarom blijft de evenementenbranche zo interessant voor jou?

‘Evenementen worden nog te vaak ingestoken op dezelfde manier als al 10 jaar succesvol blijkt. Natuurlijk zijn er ook een hele hoop organisaties die het wel goed begrijpen, maar heel veel mensen lopen aan tegen de chaos van het werken in een complex stakeholderveld. Een evenement kun je niet alleen organiseren. Je hebt degene die de rekeningen betaalt, je hebt de sponsoren, je hebt de deelnemers, de sprekers, de venues. Het is heel belangrijk om te weten voor wie je je evenement organiseert. Orde scheppen in deze chaos blijft voor mij oneindig interessant.’

‘Ik heb altijd een liefde gehouden voor de nutty professor. Dat zijn altijd mensen met een enorme passie voor hun vak. Vooroplopers binnen de wetenschap, maar niet perse binnen het organiseren van hun congressen. Ze zitten vaak een beetje vast in het idee van een prof. op het podium en een zaal vol mensen die luisteren. Terwijl: als je de juiste vragen stelt, komen ze tot het inzicht dat je misschien wel gelijk hebt met een nieuwe aanpak. Het hoeft niet helemáál anders, maar je kunt wel iedere dag één of twee sessie net iets anders aanvliegen zodat er ruimte ontstaat voor verandering. Zo kun je peilen wat zo’n verandering met je deelnemers doet. Vinden ze het niets? Dan laat je het weg. Vinden ze het leuk? Dan kun je het de volgende keer uitbouwen. Maar als je blijft doen wat je altijd hebt gedaan - het is een beetje een dooddoener - dan krijg je wat je kreeg. En dat is zo zonde!’

Vragen stellen: waarom dan?

‘Het afgelopen decennium ben ik vooral goed geworden in vragen stellen’, vertelt Ingrid. ‘Waarom dan? Je moet tenminste 5x waarom kunnen vragen om tot de wortels te komen. Vaak lopen organisatoren dan vast. Het is belangrijk dat mensen zich realiseren dat je een onwijs strategisch middel in handen hebt met een evenement. Evenementen worden te vaak benut als een soort roeptoetermogelijkheid, een gesproken vakblad. Als het ‘doel’ van jouw evenement zenden is, waarom zou je dat dan doen tijdens een congres? Zet die 300 aanwezige slimme koppen liever rond verschillende tafels en ga de diepte in. Dan bereik je zo veel meer. Dat is echt mijn queeste! Als ik mensen alleen al zover heb dat ze één klein stapje zetten, dan ben ik blij. Ik heb er ontzettend veel lol in als dat dan werkt!’

Wat is er de afgelopen 5 jaar veranderd binnen de evenementenbranche?

‘Er is meer aandacht gekomen voor de vraag what’s in it for me. Een congres van 3 dagen en 1000 mensen, reken maar eens uit hoeveel uren dat samen zijn. Een enorme tijdsinvestering! Als een eigenaar van een evenement verwacht dat al deze uren worden vrijgemaakt voor een evenement, dan ben je toch verplicht om héél goed na te denken wat je in die uren gaat brengen? De bewustwording dat we écht goed moeten nadenken over het waarom van een evenementen was ook voor corona al aan de orde, maar mensen zijn zich nu nóg bewuster van hun inzetbare tijd. De juiste content en vorm is alleen maar belangrijker geworden. Eigenlijk zijn we best een jonge branche. Mensen vergaderen al sinds mensenheugenis, maar dat we een vakgebied zijn waar serieus over nagedacht wordt vanuit het bereiken van bepaalde resultaten, die wetenschap is er nog niet zo heel erg lang.’

En hoe staat de evenementenbranche er over 10 jaar bij?

‘Ik ben geen waarzegger of trendwatcher, maar ik hoop dat evenementen nóg beter worden ontwikkeld. Dat er dus al vooraf écht goed wordt nagedacht en evenementen niet meer weg te denken zijn uit het tienjarenplan van een organisatie. Ook geloof ik heilig in samenwerken. Geen enkele initiatiefnemer kan het alleen, er komen altijd bijzondere inzichten uit samenwerking. Ik denk dat met name steden zich verder gaan ontwikkelen op de onderwerpen waar ze goed in zijn, zoals Rotterdam met thema’s als logistiek, Den Haag met internationaal recht, vrede en veiligheid en Delft voor biotechbedrijven. Congressen over dat soort onderwerpen zijn het sterkst in zo’n centre of expertise. Meerwaarde voor je evenement creëer je daar waar de samenwerkingen in de regio voor handen zijn.

Wat is het geheime ingrediënt voor een geslaagd evenement?

‘Dat kun je nooit in algemeenheden zeggen. Het succes van een evenement zit hem in het proces, het voortraject. Ieder evenement moet andere dingen realiseren. Oplossingsgericht denken zit er bij ons ingebakken. Vaak wordt er bijvoorbeeld al een locatie gekozen voordat er überhaupt een programma bepaald is. Terwijl: je moet eigenlijk eerst chaos creëren, verliefd worden op je probleem, voordat je het kunt oplossen. Laten we het dus eens andersom doen!’

‘Het mooiste compliment dat ik hier ooit over gekregen heb, was een opdrachtgever die het volgende zei: ‘Door met dit diverse team naar de stakeholders te kijken, hebben we ieders behoeftes echt naar boven gekregen.’ In dit geval had de organisatie ook de sponsoren uitgenodigd, heel kwetsbaar. De mooiste uitkomst was dat deze sponsoren niet alleen ervoor en tijdens, maar ook na het evenement betrokken bleven. Ze hielden er dus loyale partners aan over.’

‘Er komen door het betrekken van je stakeholders altijd zoveel dingen boven water die je niet voorzien had zonder een divers team die vanuit andere perspectieven werken. Ik denk dat dát een van de meest cruciale onderdelen is – het geheime ingrediënt zo je wil. Vanuit diverse perspectieven kijken naar en je inleven in een stakeholder creëert zoveel goodwill. Luisteren naar wat een ander nodig heeft en waarom iemand er op zo’n manier instaat, daar zit het goud. Maar daar nemen mensen vaak te weinig tijd voor.’

Hoe zie jij de rol van technologie in de evenementenbranche?

‘De ontwikkelingen gaan best hard! Sommige dingen zijn heel handig, sommige mensen kunnen op het gebied van tekst bijvoorbeeld ontzettend ontzorgd worden door ChatGPT. Ik vind de mogelijkheden intrigerend, maar betwijfel of een robot de fijne nudges van een mens kan overtreffen. Natuurlijk willen we niet meer terug naar de typemachine en je kunt geweldige showelementen toevoegen met techniek, maar het is niet noodzakelijk voor een goed evenement. Ergens voel ik ook wat weerstand, het heeft iets ongrijpbaars. Er is al technologie waarmee camera’s op het publiek kunnen worden gericht en aan de hand van de mimiek wordt bekeken of mensen de spreker interessant vinden. Hoe interessant ook, we moeten de ethische kant niet uit het oog verliezen.’

Welk evenement laat voor jouw dat mooie eindproduct goed zien?

‘EMEC 2019 waar we awards mee gewonnen hebben, dat was echt heel tof, maar hoe trots ook, dat vind ik eigenlijk te lang geleden. Het afgelopen half jaar ben ik met EventCanvas bezig met het Internationale Whistleblowing Congres dat volgend jaar in Den Haag plaats zal vinden. Het The Hague Convention Bureau heeft deze samenwerking gefaciliteerd. Samen met deze groep leg ik een mooie journey af. Het designteam bestaat uit allemaal nationale en internationale stakeholders (advocaten, ngo’s en beleidsmakers) die op een bevlogen manier klokkenluidersrechten willen ontwikkelen. In dit congres zullen belangrijke stakeholders de kans krijgen te leren, te ontwikkelen en concrete actie te nemen zodat de klokkenluiderswetgeving in Europa daadwerkelijk verbeterd wordt.’

Heb je een afsluitende wens voor de branche?

‘Ik zou mensen gunnen dat ze prioriteiten zo kunnen stellen dat ze meer aandacht kunnen geven aan waarom ze een evenement organiseren en de manier waarop ze dat doen. Iedereen die ik spreek is hartstikke druk, dus tijd is een ding. Maar ik denk echt dat het de kwaliteit ten goede komt als je net iets langer de tijd neemt om na te denken, de juiste vragen te stellen en daardoor het juiste gesprek voert. Uiteindelijk scheelt dat tijd. We moeten weg bij de gevleugelde uitspraak ‘U roept, wij draaien.’ Niet van de hospitality natuurlijk, maar ik denk dat wij als professionals de klant best de juiste – vaak kritische - vragen mogen stellen, om de klant die niet weet hoe en wat juíst te helpen betere evenementen neer te zetten.’

Tekst: Mahlee Plekker