Grootschalig galadiner in het Concertgebouw

Speciaal voor het 50-jarig bestaan van Factors Chain International (FCI) werd een galadiner en avond vol entertainment georganiseerd. De branchevereniging die zich inzet voor onafhankelijke factoringsbedrijven over de hele wereld, zocht samen met organisatiebureau Performance Travel naar een prestigieuze locatie voor dit event. Het moest een locatie vol allure zijn, waarbij 300 man kon genieten van een galadiner. Niet snel daarna viel de keuze op de Grote Zaal van het Concertgebouw.

Een avond vol entertainment

De prachtige Spiegelzaal met imposant plafond deed dienst als ontvangstruimte waarbij de gasten begroet werden met een welkomstcocktail en amuse. Vervolgens werd men onder begeleiding van de muzikale klanken van het FCI Consort naar hun tafel geleid. Op het podium vond een openingsact van Imperial Power plaats en het slotakkoord werd gespeeld op het Maarschalkerweerdorgel. Tussen de gangen door werden de gasten beloond met optredens van mezzosopraan Yajie Zhang en de acht violisten Stringlights. Roos van der Donk, accountmanager Sales van het Concertgebouw: ‘Het was heel bijzonder. De violisten van Stringlights kwamen al spelend vanuit verschillende richtingen de verduisterde Grote Zaal in lopen met lichtgevende violen. Iets wat echt indruk maakte!’

Planning tot op de minuut

Omdat er de dag voor het event nog gebruik gemaakt werd van de Grote Zaal, werd de ruimte midden in de nacht opgebouwd. Van der Donk: ‘Sterker nog, de ruimte was ook nog in de ochtend in gebruik door Het Concertgebouworkest. We haalden daarom de avond ervoor zo snel mogelijk 1.500 stoelen uit de zaal en geluid- en lichtservice Bourgonje richtte de techniek boven het podium in. De cateraar Hete Peper vulde tegelijkertijd de zaal met ronde dinertafels. De ochtend daarna lagen we even stil, want het Concertgebouworkest moest repeteren. We konden toen alleen opbouwen in de Spiegelzaal. In de middag was het orkest klaar en konden wij verder. Diezelfde avond arriveerden alle gasten. Het was een heel strakke planning.’

Ultieme service

De perfecte timing, ondanks de strakke planning, is een mooi voorbeeld van de servicegerichtheid van het Concertgebouw. Van der Donk: ‘Dit is waar we goed in zijn. We hebben een uitmuntende service in een unieke setting. De akoestiek is ongeëvenaard en de Grote Zaal is perfect voor dit soort avonden.’ Dat alles goed verliep blijkt ook uit de lovende woorden van Performance Travel. Van der Donk: ‘We zijn flexibel en Performance Travel gaf aan dat ze dat heel prettig vonden. Het is ons doel om altijd met de klant mee te denken en we verwachten van ons personeel ook het vermogen om te kunnen improviseren. Zo weten we zeker dat de avond soepel verloopt en zo min mogelijk stress oplevert. Zelfs met een strak opbouwschema zoals bij dit event.’

Een mooie terugblik

Niet alleen het organisatiebureau en FCI waren onder de indruk. Ook Van der Donk blikt met een zeer positief gevoel terug op dit galadiner. ‘Ik werk al 18 jaar bij het Concertgebouw maar zo’n avond als deze blijft me toch verbazen. Het is ontzettend mooi om te zien dat ons team samen alles op alles zet om een fantastisch event neer te zetten. We zetten ons beste beentje voor en werkten hard om de opdrachtgever te verrassen. Daar zijn we toch best een beetje trots op.’

Door > Claire van Berkum

Fotografie > Performance Travel