Eventcase: Leveranciersdagen Detailresult Groep in Studio’s Aalsmeer

Wat was het voor een evenement?

De eerste editie van de Detailresult Groep Leveranciersdagen vond op 6 & 7 september plaats in Studio’s Aalsmeer. De Detailresult Groep wilde de jaarlijkse ontmoetingen met handelspartners, voorheen 1 op 1 gesprekken, bundelen in één evenement.

Hoewel het theater van Studio’s Aalsmeer qua capaciteit de mogelijkheid bood om alle handelspartners op een dag te ontvangen, besloot de Detailresult Groep het programma op twee dagen te laten plaatsvinden in vier sessies. Ivar Venema, Manager Commerciële Analyse en Detailresult Services, licht deze keuze toe: ‘De leveranciersdagen zijn gestart om onze handelspartners te informeren over ontwikkeling en strategie rondom de Detailresult Groep, maar net zo essentieel is de mogelijkheid iedereen persoonlijk te spreken. Daarnaast hebben onze partners voornamelijk contact met een category manager, maar tijdens de leveranciersdagen hebben zij ook de mogelijkheid om met directieleden te spreken.’

Wat was een belangrijke factor voor deze leveranciersdagen?

De insteek van het evenement was om de informatie van de Detailresult Groep op een afwisselende manier te presenteren. ‘Onze CEO benoemt altijd hoe essentieel het behoud van energie is tijdens een bijeenkomst. Met een programma van 2,5 uur voornamelijk zenden bereik je dat niet. Daarom startte de dag met opzwepende muziek en een muzikale showopening. Om de aandacht vast te houden en interactie met onze bezoekers te creëren hebben we Buzzmaster ingezet,’ aldus Ivar.

Het ochtendprogramma werd voortgezet met een netwerklunch, op het middagprogramma volgde een netwerkborrel. Ernst-Jan Beck, Commercieel Manager Studio’s Aalsmeer: ‘De wens van de opdrachtgever was iedere leverancier persoonlijk te spreken. In het programma werd ruim tijd gereserveerd voor de netwerkmomenten, waarbij iedereen op culinair gebied flink in de watten werd gelegd. Dat stimuleert je gasten net even langer te blijven.’

Waarom koos Detailresult Groep voor Studio’s Aalsmeer?

Ivar: ‘We hebben vijf locaties bezocht. Hierbij hebben we een selectie gemaakt van industriële locaties en theaters. Het voordeel van een industriële locatie is de mogelijkheid dit naar eigen look en feel te stylen. Een theater biedt de mogelijkheid beeld en geluid optimaal in te zetten. Dit laatste argument is bij ons uiteindelijk doorslaggevend geweest.’

‘De keuze voor Studio’s Aalsmeer berust op facilitaire voordelen in combinatie met bereikbaarheid. Het theater biedt met 220m2 LED-scherm een optimale inzet van beeld en geluid. Daarnaast is de aanrijroute en parkeergelegenheid een praktisch voordeel,’ licht Ivar toe. De samenwerking tussen beide partijen is goed bevallen. Ernst-Jan: ‘Vanuit Studio’s Aalsmeer bieden we informatievoorziening én showelementen. Het energieniveau van je gasten op peil houden is belangrijk. Hierin zaten we volledig op één lijn, dus hebben we een mooi programma kunnen ontwikkelen.’

Hoe verliep de organisatie?

Dit was de eerste keer dat de Detailresult Groep de leveranciersdagen op deze wijze heeft georganiseerd. ‘Het idee om de jaarlijkse gesprekken met onze handelspartners te bundelen in één evenement, ontstond een jaar geleden. Ongeveer een half jaar geleden zijn we van start gegaan met de organisatie, ’ vertelt Ivar.

Ernst-Jan: ‘Bij het kennismakingsgesprek informeren we altijd naar de doelstelling en doelgroep(en) van het evenement. Dit proberen we zo goed mogelijk door te vertalen naar onze locatie met een passend programma. Onze rol hierin is adviserend en inspirerend. We hebben bijvoorbeeld allerlei tips en tricks om het LED-scherm optimaal te benutten en om een programma veelzijdig te maken. We werken samen met vaste partners; Heuvelman is onze AV specialist, Meinders Catering de huiscateraar en Skanna verzorgt horecapersoneel.’

Wat waren de learnings voor dit evenement?

In Studio’s Aalsmeer is een repetitiedag in het theater mogelijk. ‘De leveranciersdagen zijn behoorlijk goed verlopen, mede dankzij een goede voorbereiding. We hebben een week vooraf 6 uur gereserveerd voor een doorloop van het complete programma. Van de Dirk en Deka vrachtwagens voor de entree tot de vragen tijdens Buzzmaster. Dit kost veel tijd, maar is zeer waardevol,’ aldus Ivar.

Tijdens de repetitie werd duidelijk dat het LED-scherm optimaal werd ingezet dankzij custom-made geanimeerde presentaties, een bedrijfsvideo en real-time resultaten vanuit Buzzmaster. Ernst-Jan vult aan: ‘Gaandeweg ontstond wel een dusdanig complex programma, dat een producer hierin ondersteuning heeft geboden.’

Is dit een terugkerend evenement?

‘De eerste editie van onze leveranciersdagen is zo goed bevallen dat dit een jaarlijks terugkerend evenement wordt,’ vertelt Ivar.

Waar ben je trots op?

Ernst-Jan: ‘De specialiteit van Studio’s Aalsmeer is het toevoegen van fun & entertainment aan informatieve evenementen. Dankzij onze showblokken en technische mogelijkheden worden congressen en presentaties een plezier om bij te wonen.’

Door > Saskia van Muijlwijk