Vertrouwen als fundament: hoe PINO en SpaceNed samen een geslaagde eerste editie neerzetten

Een ervaren partner vanaf de start

SpaceNed had, op één parttime collega na, geen eigen organisatiecapaciteit voor een event van deze omvang. In de voorbereiding werd al snel duidelijk dat de kennis en ervaring van een gespecialiseerd eventbureau geen overbodige luxe was. 

Via een contact bij de Beurs van Berlage kwam SpaceNed bij PINO terecht. Hessel Kokke, general manager van SpaceNed, noemt de klik met PINO opvallend snel: 'Ik weet nog dat we vanaf het begin tweewekelijkse meetings hadden, en na die eerste meeting dachten we: oké, we moeten hier goed voorbereid naartoe.'

PINO dacht vanaf dat eerste moment mee over meer dan alleen de uitvoering: van programma-opbouw tot stakeholdermanagement en de vertaling van ambitieuze plannen naar een concept dat daadwerkelijk uitvoerbaar was. Thomas Klink van PINO: 'Jullie hadden hele goede ideeën en plannen. Vanaf daar zijn wij meer de praktische kant opgegaan: hoe giet je die plannen in een eventconcept, zonder het doel dat je voor ogen hebt uit het oog te verliezen?'

Het speelveld was breed: van technologiebedrijven, kennisinstellingen en universiteiten tot beleidsmakers, defensie en klimaatonderzoekers. Juist in het samenbrengen van al die partijen tot één sterk en samenhangend event zag Thomas de meerwaarde van PINO. Concreet betekende dat onder meer het stroomlijnen van logistiek en leveranciersmanagement, met grip op budget en uitvoering gedurende het hele traject.

Scherpe keuzes tijdens de voorbereiding

Zoals bij elke eerste editie waren er momenten waarop bijgestuurd moest worden. Want hoe verdeel je bijvoorbeeld de invulling van sponsoren met een eigen programmasessie, boven op het reguliere programma? De oplossing kwam er na gesprekken om bepaalde sessies samen te voegen. Thomas herkent het patroon vanuit zijn rol: 'Eigenlijk zou elke sponsor wel in het plenaire programma willen, of een halfuur spreektijd. Maar soms moet je een lijn trekken.'

Ook op de dagindeling zelf stuurde PINO scherp. 'Het heeft geen zin om alles back-to-back te plannen', legt Thomas uit. 'Dan geef je mensen na een dag het gevoel dat ze totaal overladen zijn en niet meer weten wat ze eigenlijk hebben meegemaakt.' Soms betekende dat juist het omgekeerde: 'We hebben ook weleens gezegd: hier kan een sessie wat minder pauze gebruiken, dan programmeren we er nog eentje bij. Het is steeds een beetje de middenweg zoeken.'

Ook onder druk stond er een team

De grootste test van de samenwerking kwam tijdens het symposium zelf, toen vlak voor aanvang twee cruciale teamleden van SpaceNed uitvielen door persoonlijke omstandigheden. 'Ik liep dinsdagochtend in mijn eentje naar de Beurs van Berlage en dacht: hoe gaan we dit oplossen?', vertelt Hessel. 'Maar daar was PINO ook weer gelijk bij: die betrokken meteen twee extra mensen vanuit kantoor.' Dankzij de hechte samenwerking tussen SpaceNed en PINO merkten bezoekers niets van de situatie achter de schermen.

Wat het symposium opleverde

De twee dagen in de Beurs van Berlage brachten de volle breedte van de sector samen. Het programma begon al de avond ervoor, met een Captains Dinner in The Dylan waar sleutelspelers elkaar in informele setting ontmoetten. Het symposium zelf opende met een welkomstwoord van oud-premier Mark Rutte, gevolgd door keynotes van onder meer generaal Tom Middendorp, Dietmar Pilz (director ESTEC) en luitenant-generaal Dick van Ingen, de permanente militaire vertegenwoordiger van Nederland bij de NAVO. Daarnaast waren er 26 inhoudelijke sessies, meer dan 40 exposanten op de beursvloer en een apart programma om ook studenten actief te betrekken.

Voor SpaceNed ging het resultaat verder dan een geslaagd programma. Het symposium bracht industrie, wetenschap en beleid samen en legde daarmee de basis voor verdere samenwerking binnen de sector. Hessel noemt onder de opbrengsten 'nieuwe samenwerkingen, inzichten en concrete vervolgstappen', en spreekt van overweldigend positieve feedback uit de sector.  Daarmee vormde het symposium niet alleen een waardevol startpunt voor verdere samenwerking binnen de sector, maar onderstreeptebenadrukte het ook het belang van een ervaren eventpartner die onder druk kan schakelen wanneer dat nodig is.

Een breed en divers publiek

Het Amsterdam Space Symposium trok een divers gezelschap uit binnen- en buitenland: van politieke leiders, beleidsmakers en overheden tot kennisinstellingen, academici en militaire leiders, aangevuld met vertegenwoordigers van technologiebedrijven, ruimtevaartorganisaties en media. Die combinatie van sectoren - industrie, wetenschap, politiek, defensie en klimaat - was precies waar SpaceNed op mikte: een podium waar de volledige space supply chain elkaar ontmoet, in plaats van alleen de gebruikelijke vakgenoten.

Lessen voor de branche

Deze case laat zien dat succes bij een eerste, grote editie niet draait om een vlekkeloze voorbereiding alleen. Juist tijdens de uitvoering ontstaan onverwachte situaties die vragen om snelle keuzes, flexibiliteit en vertrouwen tussen opdrachtgever en partner. ‘Ik kijk met heel veel plezier terug op het symposium’, besluit Hessel. Voor organisaties die voor het eerst een event van deze schaal organiseren, is een belangrijke les dan ook: werk samen met een ervaren partner die kan meebewegen wanneer de werkelijkheid anders loopt dan gepland.

Beeld: Feike Faase Fotografie