EventCase Archeon: Juniorenorkesten Spektakel

Overal en elke dag vinden er noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus en locaties die kunnen terugkijken op een succesvol geproduceerd evenement. Wij vinden het de moeite waard om die events – klein, groot, met een kenniselement of juist fun, spraakmakend, intiem of spectaculair – een plek te geven op Events.nl in de rubriek EventCase.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

In Archeon vond op zondag 12 juni voor de vijfde keer het tweejaarlijkse Juniorenorkesten Spektakel plaats. In totaal kwamen 600 deelnemers in de leeftijd van 8 tot 14 jaar uit heel Nederland naar Archeon. Van Purmerend tot Zwolle en van Nijmegen tot Rotterdam. Met allerlei klassieke instrumenten: van pauken tot harp en van viool tot trompet. Voor de kinderen een ultieme belevenis, want voor deze leeftijdsgroep zijn er nog geen tournees. Iedere vereniging speelde een half uur op een van de drie podia, verspreid in het park. Aansluitend konden de deelnemers het Archeon park bezoeken. Hoogtepunt was het slotconcert in de Arena met alle 600 musici en het spektakelorkest.
In de aanloop naar de dag kregen de orkesten de muziekstukken, die gespeeld zouden worden. De jongens en meisjes musici kwamen dus voorbereid de Arena in. De tribune zat vol met zussen, broers, vaders, moeders, opa’s en oma’s. Na 16 uur was de toegang gratis. Het evenement voorziet in een grote behoefte. Dat blijkt onder meer uit de reacties van de ouders. ‘Deze dag is vooral om te enthousiasmeren’, zegt Rein Tabbers, één van de vaders. ‘De lol zit hem vooral in het samen muziek maken. Het optreden met het eigen orkest en met het spektakelorkest. Die optredens vormen een grote stimulans om door te gaan.’

Naam evenement » Juniorenorkesten Spektakel
Soort evenement » Muziekevent voor verenigingen met een junioren orkest, in totaal 19 junioren symfonie orkesten
Opdrachtgever » Stichting Jeugd Symfonieorkesten Nederland (SJN)
Organisator » Archeon en de Stichting Jeugd Symfonieorkesten Nederland (SJN)
Contactpersoon organisatie » Bekkie Doornweerd en Ruth Witte
Datum evenement » Zondag 12 juni 2016
Locatie » Themapark Archeon
Doelgroep » Juniorenorkesten uit heel Nederland in de leeftijd van 8-14 jaar, in totaal 19 verenigingen
Aantal gasten » Ruim 600 musici, 20 dirigenten en 67 begeleiders. 380 ouders en belangstellenden en 74 kinderen tot vier jaar gebruikten kortingsbonnen.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Hoe was de briefing?
De draaiboeken lagen nog klaar van de vorige edities, die ook in Archeon waren. Met name het slechtweer scenario had dit jaar extra aandacht. Voor het eerst in tien jaar was het geen mooi weer en is er uitgeweken naar binnenlocaties, te weten Klooster het Badhuis en de Herberg. De aanwezige horecapartijen (enkele honderden gasten) konden zo ook genieten van de klassieke muziek. Dankzij de buienradar stond vast dat het slotconcert ‘de tutti’ wel in de openlucht kon doorgaan, in de Arena.

Is er gepitcht?
Nee, het is een tweejaarlijks event, dat voor de vijfde keer in Archeon werd gehouden.

Omschrijving van het concept
Opzet is om jonge musici een dagje uit te laten beleven, hen voor een groot publiek te laten optreden en een slotconcert in de Arena laten verzorgen met het mega juniorenorkest. A once in a live time experience.

Hoe is het evenement georganiseerd?
Twaalf maanden van tevoren begon het inventariseren van de jongerenorkesten en de speelgroepen. Vervolgens is een partner gezocht en gevonden in de klassieke radiozender Classic FM. Kinderen konden zich via een actie van het Koningsorkest opgeven voor een optreden met het Domstad Jong Orkest.

Wat waren de hoogtepunten?
Ieder orkest speelde een half uur op een van de drie podia in het park. Vervolgens konden de kinderen het park verkennen en deelnemen aan allerlei activiteiten. Het hoogtepunt was het gezamenlijke slotconcert in de Arena.

Vanwaar de keuze voor Archeon als evenementenlocatie en hoe was de samenwerking?
Archeon biedt de faciliteiten voor open air klassieke muziek en zorgt voor passend vermaak.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Wat waren de valkuilen/learnings?
Het slechtweer scenario kwam goed van pas en toont aan dat je als locatie altijd flexibel dient te zijn. Het ticketsysteem wordt de volgende editie iets aangepast. Voor een nog snellere doorstroming wordt er dan gewerkt met een streepjescode, zodat iedereen zich individueel kan aanmelden.

Welke feedback hebben jullie ontvangen?
Veel lovende reacties van deelnemers, ouders en de verenigingen over de gastvrije ontvangst en de vlekkeloze organisatie. Met name complimenten over de enthousiasme van de medewerkers van Archeon, die de Arena na het gladiatorengevecht in no time ombouwden tot een concertpodium.

Wat wil je zelf nog kwijt over (de organisatie van) het evenement?
Op naar de editie van 2018!