In magazine Events

Uit magazine Events: Van Nelle Fabriek Events, Online gastvrij

850

20 augustus 2021

In het magazine Events staan te veel mooie artikelen om niet ook online nog eens extra onder de aandacht te willen brengen. Zoals bijvoorbeeld dit gesprek met Van Nelle Fabriek Events, waar ze iedereen óók online net zo’n gastvrije beleving willen geven als op locatie. Hoe doen ze dat?

Hoe zorg je voor een even gastvrije beleving online als op locatie? Het is een vraag die collega’s en klanten van Van Nelle Fabriek Events bezighoudt. Want hoewel de online deelnemer eersterangs zit, zonder reistijd of rijen, blijkt het lastig om gastvrijheid over te brengen in een digitale omgeving. Van Nelle Fabriek Events ziet dit graag anders en gaat in gesprek met kennispartners over manieren waarop zij online deelnemers gastvrij bedienen.

Online aandacht, comfort en veiligheid

‘In het afgelopen jaar hebben we prachtige live, hybride en online evenementen mogen hosten’, begint Anne Harinck (Van Nelle Fabriek Events). ‘Maar waar we op locatie de gastvrije beleving kunnen regisseren, kunnen we dit niet bij de online deelnemer thuis of op kantoor. Dit frustreerde ons, omdat we oprecht het beste voor de klant en deelnemer willen. En dus zochten we contact met kennispartners over manieren waarop we ook online aandacht, comfort en veiligheid kunnen bieden.’

Opbouwende aandacht

Een eerste methode werd gevonden in de e-sports branche, waar veel aandacht uitgaat naar online pre-exposure. ‘Een paar uur voorafgaand aan de wedstrijd begint het evenement met inleidende interviews, achtergrondinformatie en updates’, vertelt Jonas Spronk (onderzoeker e-sports evenementen in samenwerking met Van Nelle Fabriek Events). Als een ware personal assistent voorziet de organisator de deelnemers zo van alle informatie en handvatten die nodig zijn om het meeste uit het evenement te halen en gunt daarnaast de deelnemers tijd om om te schakelen naar een juiste mindset.

Gelijkwaardig publiek

Eenmaal van start gegaan, geldt voor elke doelgroep – live en online – dat zij helder en persoonlijk begeleid willen worden. Frank van der Kleij (Bourgonje Geluid- en Lichtservice) ziet dat steeds vaker een tweede, online dagvoorzitter wordt ingezet. Deze persoon verwelkomt de online deelnemers bij naam en loodst hen door het programma. Dit programma volgt niet 1-op-1 het liveprogramma, maar is vaak korter en biedt aanvullend diepte-interviews, kijkjes achter de schermen en persoonlijke interactie. Zo wordt een op maat gemaakte beleving gecreëerd voor de online kijkers die niet langer anoniem zijn, maar een volwaardige groep vormen.

Rol van de locatie

En de locatie: hoe kan een locatie als Van Nelle Fabriek Events gastvrij zijn voor een online deelnemer? ‘Het start bij het bieden van een stabiele internetverbinding. Iemands kijkbeleving mag niet de dupe worden van een technisch defect. Daarom biedt Van Nelle standaard een redundante verbinding, waarbij data via twee routes worden verstuurd. Is er een storing op de ene route, dan pakt de andere route het over’, vertelt Anne Harinck. ‘Daarnaast bieden onze zalen een vriendelijk ogend daglicht decor waarin de historie van het pand ook op beeld eraf spat.’

Hoe evenementen verder van het beeld afspatten bij Van Nelle Fabriek Events? Dat lees je in het hele artikel hier!