Zwolse theaters: grootste evenement ooit, groot succes

Het team van Zwolse theaters stelt zich op als creatieve en uitvoerende meedenkers. ‘We denken mee, adviseren, inspireren en zijn écht partner. We doen bijvoorbeeld ook suggesties voor lokale, culturele acts die aansluiten bij het programma en de doelgroep,’ aldus Sanne.

Denken in oplossingen

Aangezien dit de eerste keer is dat een evenement van deze omvang plaatsvindt in Theater de Spiegel, kwam het team voor veel leuke en nieuwe uitdagingen te staan. Sanne geeft een voorbeeld: ‘Omdat we in onze grootste zaal 800 gasten kwijt kunnen, moesten we nog 500 gasten een plek geven op het podium. Een tribunebouwer plaatste daarom aan weerszijden van het podium tribunes. Onze technici bedachten een slimme oplossing met dwarsgeplaatste schermen boven het podium. De gasten die op het podium zaten, konden zo de sprekers ook goed zien en goed verstaan. Dat denken in oplossingen zit bij al onze medewerkers in het bloed.’

5000 kopjes koffie

Theater de Spiegel verzorgde zelf alle catering. Om plaats te bieden aan de gasten zijn er op het buitenterras door leverancier en vaste partner van Zwolse theaters, Evenetent, verwarmde tenten geplaatst. ‘Dat was maar goed ook,’ vertelt Bas, ‘het was die dag koud en regenachtig. Gelukkig hebben we met Evenetent een partner die meedenkt en oog heeft voor beleving en comfort. En die op de dag zelf nog een paar keer langskomt, om te kijken hoe het gaat.’ Met een jaar voorbereidingstijd kan het horecateam tot in detail nadenken over de logistiek van het evenement. ‘Gedurende het jaar doen we ervaring op met allerlei verschillende opstellingen. Met die kennis zorgen we ervoor dat de lunch op de dag zelf soepel verloopt,’ vertelt Bas. ‘1.300 man lunch: dat is een toffe uitdaging. Al onze medewerkers vinden het geweldig om hier iets moois van te maken. Dankzij onze goede voorbereiding weet iedereen precies wat hij of zij moet doen. De gasten genieten volop van hun lunch en wij daardoor ook!’

Veel voldoening

De dag was een groot succes. Na afloop was er grote tevredenheid en enthousiasme, bij zowel de opdrachtgever als de gasten. ‘De medewerkers van OOZ vonden het bijzonder om in het theater te gast te zijn. Voor de workshops maakten we ook gebruik van ruimtes backstage, zoals de kleedkamers. Daar voel je dan de magie van het theater’. Ook vind ik het mooi dat de samenwerking met Petra en het team van Youngworks zo soepel verliep, dat het leek alsof we al jaren collega’s waren,’ zo vertelt Sanne. Met dit evenement bewees Zwolse theaters uitermate goed geschikt te zijn voor bijeenkomsten van deze omvang. Voeg daar nog de goede bereikbaarheid met eigen en openbaar vervoer aan toe, de ruime parkeervoorzieningen op loopafstand en de charme van Hanzestad Zwolle, en het mag duidelijk zijn dat je evenement hier een succes is. Helemaal door de grote betrokkenheid, creativiteit en het enthousiasme van het team van Zwolse theaters om van jouw event iets bijzonders te maken. Bas sluit af: ‘We hebben opnieuw laten zien dat we de kennis en kunde hebben om ieder evenement, groot of klein, tot in de puntjes te verzorgen. Daarbij treden we graag op als partner van de opdrachtgever en denken we mee over de kleinste details om er samen iets geweldigs van te maken.’

Tekst: Jean-Jacques Jouret