Burlende herten in de zomer: deze band smeed je niet in de vergaderruimte
Diep in de bossen van Garderen klinkt het burlen, terwijl het nog lang geen september is. Wie dichterbij komt, ziet volwassen mensen het geluid nabootsen, sommigen compleet met takken op het hoofd. Het hoort bij de dropping, waarvoor al eerder die dag legertrucks het terrein opreden. De opdracht: doe een burlend hert na.
‘Hiermee smeed je een band die je in een vergaderruimte nooit voor elkaar krijgt,’ vertelt Mirjam Marée-van Reek lachend. Zij is Directeur Management en Advies bij Facilicom Solutions, onderdeel van Facilicom Groep, een van de grootste facilitaire dienstverleners van Nederland. ‘Ons team is het hart van de organisatie. En dat willen we hen ook echt laten voelen.’
Dat begint al vóór vertrek. Het team krijgt alleen de datum te horen, de rest blijft geheim. ‘In de groepsapp wordt weken vooraf gespeculeerd. Het leeft echt.’
Achter die verrassing zit een doordachte samenwerking. Facilicom kent het team: competitief, hardwerkend en zelden met z'n allen op één plek. Bilderberg kent de locatie en alles wat de omgeving te bieden heeft. Samen maakten ze een programma op maat, waarin inhoud en beleving elkaar afwisselden. De eerste ochtend draaide om vitaliteit, in een vergaderruimte met zicht op de bomen. Daarna ging de groep het bos in.
Toen de legertrucks vertrokken, namen de foodtrucks het over. In de zomer verandert het terrein voor het hotel in een festivalterrein, met streetfood uit alle windstreken, kruiwagens vol koude drankjes en loungebanken om op na te praten. Voor jou als organisator betekent dat festivalsfeer zonder vervoer, extra locatie of eigen opbouw.
‘Het Food Festival leende zich perfect voor deze groep,’ zegt Mirjam. ‘Het is gezellig, informeel en er is ruimte genoeg om samen een spelletje te spelen of bij te praten.’ Omdat iedereen zijn eigen diner samenstelt, ontstaan er vanzelf nieuwe gesprekken.
Toen onweer het feest naar binnen dwong, verhuisde het streetfood mee naar het Food Court in het restaurant. ‘Het liefst waren we buiten gebleven,’ zegt Mirjam. ‘Maar qua sfeer hebben we er weinig van gemerkt.’
De avond eindigde in de Speuldbar, een verborgen feestruimte achter de theaterzaal. Het thema was fluor, de gasten kwamen in neon en de dansvloer stond vol. ‘De barman deed zelf een dansje mee,’ lacht Mirjam. ‘Dat is meer dan je werk doen. Dat is gastvrijheid.’
Dag twee: Via het bos de hoogte in
Op de tweede dag kreeg het bos opnieuw de hoofdrol. Een deel van de groep ontdekte met de boswachter het Speulderbos, een van de oudste bossen van Europa en bekend om zijn dansende bomen. De echte durfals kozen voor het klimbos, waar collega's elkaar over de hindernissen hielpen.
Daarna was het tijd om naar huis te gaan. Of deze bijeenkomst geslaagd was? Daar had Mirjam geen evaluatieformulier voor nodig. ‘Nog voordat iedereen weer zijn eigen weg ging, meldden zich al collega's die volgend jaar willen meehelpen organiseren.’
Wat zo'n tweedaagse écht maakt, staat zelden in de offerte. Het zit in een locatie die veel mogelijk maakt en meebeweegt als het tegenzit. En in een barman die het feest mee komt maken.
Volgende zomer met jouw team naar het Food Festival?
Het Food Festival bij Bilderberg Hotel 't Speulderbos is van begin mei tot en met eind september te reserveren voor groepen vanaf 50 personen. Vergaderen en overnachten doe je in het hotel zelf, met 102 hotelkamers en 25 vergaderruimtes, waaronder Theater 't Speuld met plek voor 350 personen in theateropstelling.
