Zo houd je overzicht op de administratie van events

De afgelopen jaren is de evenementenbranche flink gegroeid. Net als in andere branches, zijn ook hier steeds meer freelancers actief. Enerzijds omdat steeds meer mensen op zoek zijn naar een manier van werken die zelfstandigheid en flexibiliteit biedt. Maar dit is ook het geval doordat er sprake is van piekmomenten tijdens de organisatie van evenementen. Op bepaalde momenten worden tijdelijk extra mankracht en kennis gevraagd. De tijdelijke aard van de opdrachten vereist dat event professionals goed overzicht houden, onder andere op hun administratie.

Houd secuur een agenda en urenregistratie bij

Doordat er sprake is van tijdelijke opdrachten is het belangrijk voor freelancers in de evenementenbranche om een agenda en urenregistratie bij te houden. In een (papieren of digitale) agenda noteer je precies welke dagen of weken je druk bent met het plannen van een bepaald evenement. Zo voorkom je dat je per ongeluk dubbel werk aanneemt. Het is het handigst om je gewerkte uren bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks in een urenregistratie te verwerken. Zo verklein je de kans dat je iets vergeet. Bij voorkeur is deze urenregistratie gekoppeld aan je boekhoudprogramma. Zo heb je én een urenregistratie om gebruik te kunnen maken van bepaalde belastingvoordelen voor ondernemers, én kun je deze direct gebruiken voor je facturatie.

Besteed je boekhouding uit aan een boekhouder

Als ondernemer ben je verplicht voor de Belastingdienst een boekhouding bij te houden. Deze hoeft niet heel uitgebreid te zijn, maar het kan toch behoorlijk wat tijd kosten deze elke keer bij te moeten werken. Zeker net voor of tijdens een evenement heb je hier misschien niet altijd tijd voor. Het uitbesteden van je boekhouding aan een boekhouder kan je een hoop tijd en stress schelen. Je hoeft bijvoorbeeld niet op de hoogte te blijven van voortdurend wijzigende belastingregels. En je hoeft niet te denken aan de deadline van het doen van de btw-aangifte ieder kwartaal, en veel tijd te besteden aan het doen van de aangifte. Hoe je een boekhouder vindt die bekend is met de evenementenbranche en de boekhouding van freelancers? Vind een boekhouder voor je freelanceonderneming bij Ageras.

Een zakelijke rekening voor je freelanceonderneming

Als freelancer ben je niet verplicht een zakelijke rekening te hebben. De hoge kosten voor een zakelijke rekening weerhoudt daarnaast ook sommige freelancers van het openen hiervan. Toch heeft een zakelijke rekening ook diverse voordelen. Zo kom je als freelancer in de evenementenbranche professioneler over bij crediteuren en debiteuren. En je houdt beter overzicht op je zakelijke uitgaven en opbrengsten. Heb je bovendien zoals hierboven beschreven een boekhouder ingeschakeld? Dan heeft deze geen inzage in je privéfinanciën.

Voorzichtige opstart na eerdere strenge coronamaatregelen

Door de coronacrisis heeft de gehele evenementensector de afgelopen maanden een grote klap gekregen. In april maakte de overheid bekend dat tot 1 september 2020 geen evenementen zouden mogen plaatsvinden om verdere verspreiding van het virus gecontroleerd te laten plaatsvinden. Intussen zijn deze regels alweer iets versoepeld en zijn evenementen mogelijk zolang aan voorwaarden kan worden voldoen zoals een vaste zitplaats en een gezondheidscheck. Hierdoor zou het de komende maanden wel weer eens druk kunnen worden voor de evenementenbranche. Veel evenementen zijn namelijk verschoven van het voorjaar en de zomer naar het najaar. Nu er een en ander weer georganiseerd mag worden is het helemaal belangrijk je administratie goed op orde te hebben. Zo kun je zoveel mogelijk tijd besteden aan je werkzaamheden voor evenementen!