Een storm die roet in het eten gooit, schade aan gehuurde apparatuur, een zieke keynotespeaker. De realiteit is dat evenementen zelden zonder risico zijn. Bovendien is de organisatie mensenwerk, vóór mensen. En dus kwetsbaar. ‘Toch wordt een verzekering vaak pas op het laatste moment overwogen’, vertelt Ilse Bosland, aka Juffrouw Polis. ‘Het gevolg? Een evenement dat duizenden euro’s kostte, maar bij pech een financiële strop kan worden. Een paar honderd euro aan premie kan al veel ellende voorkomen.’
Insured & Inspired door Juffrouw Polis
Ilse timmert lekker aan de weg in ondernemersland. In haar maandelijkse radioprogramma Insured & Inspired op New Business Radio praat ze met andere professionals uit het verzekeringsvak. In haar rubriek Polispraat deelt ze op een luchtige, toegankelijke manier tips over verzekeren. Precies zoals bij haar past, want als zakelijke partner-in-crime is het goed regelen van je verzekeringen met Juffrouw Polis allesbehalve saai. ‘Dit radioprogramma is ontzettend leuk om te doen, want ik vind het heel tof om mijn kennis te delen en het stoffige imago van verzekeringen af te poetsen’, vertelt ze. ‘Er zijn daarnaast allerlei zaken rondom verzekeringen die mensen simpelweg niet weten. Of waar ze niet aan denken. Daar is best wel wat te winnen.’ En dat geldt ook voor evenementenverzekeringen. Ilse: ‘Het is natuurlijk nooit een verplichting, maar ik zou willen zeggen: zonder verzekering geen solide event.’
Verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever – maar advies bij jou
‘Net als de locatie, de catering en het entertainment, zou een verzekering eigenlijk gewoon onderdeel moeten zijn van het totaalplaatje. De verzekering moet worden afgesloten door het bedrijf dat het evenement organiseert’, legt Ilse uit. ‘Maar er ligt een schone taak bij de eventmanager om een bedrijf hierop te wijzen. Bedrijven huren een bureau in omdat ze zelf de kennis om een succesvol event te organiseren missen. Daar past het advies van een eventprofessional over het afsluiten van een verzekering zeker bij. Als jij als eventmanager zegt: ‘Een goede verzekering hoort er gewoon bij’, dan zal een opdrachtgever dat niet snel in twijfel trekken. Maar je moet het wel benoemen. En ik help ze vervolgens natuurlijk graag met een advies op maat’, lacht ze.
Verzekering als vast onderdeel van je checklist
Niet leuk, wel nodig: wijs je opdrachtgevers op de risico’s van niets doen, adviseert Ilse. Want als het misgaat, is er niemand die terugkijkt op dat prachtige decor of die lekkere catering – dan draait alles om schade, aansprakelijkheid en financiële gevolgen. ‘En geloof me, dat wil je niet pas bedenken ná het event’, zegt ze.
De oproep van Juffrouw Polis aan de branche is duidelijk: ‘Maak het afsluiten van een evenementenverzekering onderdeel van je standaardvoorstel. Zet het bijvoorbeeld in je checklist en gebruik je offerte als communicatiemiddel om je opdrachtgever bewust te maken van hun verantwoordelijkheid. Calculeer het liever iets ruimer in, dan dat je het achteraf alsnog moet bespreken. Want dan voelt het ineens als extra kosten. Het zou top zijn als organisatoren het normaal gaan vinden om een verzekering mee te nemen in hun prijsopgave’, sluit ze af. ‘Dat zou echt al een wereld van verschil maken!’
