Dit is een artikel uit het Events inspiratiemagazine Festivibes.
Dé checklist voor jouw mini-festival
Een goed mini-festival voelt spontaan, maar is tot in de puntjes doordacht. Juist het contrast tussen loslaten en regie maakt het krachtig. Dus: durf te dromen, plan strak en werk met de juiste partners. Zo bouw je een tijdelijk paradijs waar nog lang over nagepraat wordt.
Locatie gezocht: ruimte, sfeer & een beetje magie
Ga voor een (buiten)locatie met ruimte en sfeer. Dat kan prima het buitenterrein van een bestaande eventlocatie zijn, veel locaties hebben ruime ervaring met het organiseren van congrestivals! Er zijn ook steeds meer locaties met een eigen strand of bos: hier kun je helemaal los. Check in dat geval wel even goed hoe het zit met faciliteiten zoals stroom, water, backstage-ruimte en toiletvoorzieningen. Wil je een minifestival organiseren in de winter? Ook een ruim binnenplein of hal van een industriële locatie kan verrassen!
Regel het goed: vergunningen, veiligheid & verzekeren
Bij een eventlocatie zijn deze belangrijke zaken vaak al goed geregeld. Organiseer je from scratch? Zorg tijdig voor een evenementenvergunning bij de gemeente, regel ook beveiliging, EHBO en maak een veiligheidsplan in overleg met locatie en/of gemeente). Vergeet ook zeker je evenementenverzekering niet!
Slim uitnodigen, soepel binnenkomen
Wil je verzekerd zijn van een fijn aantal gasten op je minifestival? Reserveer dan ruim van tevoren een gaatje in de agenda. Je voortraject is minstens zo belangrijk! Omdat het om een minifestival gaat, kun je je communicatie best wat creatiever aanvliegen. Zo krijgen mensen er extra veel zin in! Regel ook de registratie goed, daar zijn verschillende slimme registratiepartners voor die dit deel graag voor je uit handen nemen, zoals Eventbrite of Momice.
Food & drinks
Een foodtruckplein werkt perfect, maar zorg voor variatie én voldoende aanbod. Denk aan dieetwensen, wachttijden en een slimme opstelling. Tip: werk met munten of contactloze betalingen.
Laat je line-up spreken
Wat maakt jouw festival uniek? Programmeer niet alleen muziek, maar ook verrassende acts, workshops of silent experiences. En verlies het doel van je event niet uit het oog! Ook qua branding kun je helemaal los tijdens een minifestival. Laat je merk, bedrijfslogo of thema terugkomen in styling en content.
Backstage heroes & festivalmakers
Werk met ervaren partners die festivalervaring hebben. Denk aan decorbouwers, hospitalitypersoneel, hosts, op- en afbouwteams. Zorg voor duidelijke communicatie en ja, ook voor draaiboeken. Net als tijdens je zaalprogramma.
Techniek die klopt
Geluid, licht, podia, power: om jouw minifestival een succes te laten zijn, heb je een betrouwbare technische partner nodig. Denk aan akoestiek, stroomvoorziening en het juiste geluidsniveau (voor overdag én avond).
Dit is een artikel uit het Events inspiratiemagazine Festivibes.
