Welke event registratie software past bij jou?

Het woord 'bezoekersregistratie' geeft 15.000 hits op Google. Er zijn tientallen leveranciers die de registratie voor je event kunnen verzorgen. Ze hebben elk hun eigen kwaliteiten, maar wát ze precies aanbieden, verschilt sterk per partij. Hoe kies je de juiste partner voor jouw events? Dit artikel helpt je onderscheid te maken tussen de verschillende productcategorieën (registratie-, ticketing- en communicatiesoftware) zodat je gemakkelijk kunt bepalen welke partij het beste bij je past.

Welk type leverancier zoek je?

Iedere registratiepartner heeft een eigen specialiteit. Bij elke categorie zijn andere zaken van belang. Hieronder vind je per categorie een aantal punten die je kunnen helpen bij het maken van je keuze.

Event registratiepartners

Een (externe) registratiepartner biedt een service die jou het hele registratietraject uit handen neemt: het versturen van de uitnodigingen, het opzetten van de registratiepagina, het bijhouden van de aan- en afmeldingen en in sommige gevallen ook de on-site registratie. Registratiepartners maken gebruik van eigen software.

• (+) Je bent minder tijd kwijt aan het registratietraject.
• (+) Het registratietraject is in handen van professionals.
• (-) De kosten per event zijn hoog. Deze optie is daarom minder geschikt voor kleine events.
• (-) Je hebt minder overzicht en inzage in de status van je event.
• (-) Je bent afhankelijk van de planning van de registratiepartner, waardoor je minder controle hebt over de communicatiemomenten.
• (-) geen integratie met jouw CRM of centrale database (dit betekent handmatige invoer of import en is daarmee foutgevoelig).

Voorbeelden: Event Assist, Halito!, Momice, Aanmelder, Invitado, Eventler

Event ticketing

Ticketing partners bieden de mogelijkheid om via hun software kaarten voor een event te verkopen.

• (+) Voor betaalde events met eenvoudige registratie is dit een goedkope en eenvoudige oplossing.
• (+) De pagina om tickets aan te schaffen is vaak eenvoudig te integreren in je bestaande event website.
• (-) Ticketing software is vaak niet white label, dus niet aan te passen in de huisstijl van jouw event.
• (-) Geen koppeling met mailprogramma en/of andere registratietools.

Voorbeelden: YourTicketProvider, Paydro, Eventbrite

On-site registratiepartners

On-site leveranciers richten zich op het het inchecken van de bezoekers op de dag van het event. Met scanners en printers maken zij het mogelijk om grote aantallen bezoekers in te checken en te voorzien van een badge.

• (+) Het is mogelijk om grote aantallen bezoekers soepel in te checken.
• (-) Je betaalt zowel voor de apparatuur als voor de bemanning hiervan. Hierdoor is het voor kleinere events vaak al gauw (te) kostbaar.
• (-) Geen automatische koppeling met database/registratieoverzicht. In de meeste gevallen kan wel een handmatige export worden gedraaid.

Voorbeelden: Summit, N200, Eventpartners

Event Software as a Service (SaaS)

Registratie is een belangrijk onderdeel is van je event, echter het is niet het énige onderdeel. Vaak zit de winst in de synergie tussen verschillende tools. Met andere woorden, als je slim kiest, dan geldt: 1+1=3. SaaS bedrijven bieden geïntegreerde software, waarmee event managers zélf hun complete event communicatie kunnen opzetten en beheren. De software maakt een koppeling tussen de verschillende onderdelen van je event (Registratie, Uitnodigingen/Mailings, Event Website, Enquête en Statistieken) zodat je efficiënt kunt werken.

• (+) 1 systeem voor al je communicatie (Registratie, Mail, Website, Enquête).
• (+) 1 database voor al je gegevens.
• (+) Altijd direct inzicht in statistieken en resultaten van je event.
• (+) Mogelijkheid om zelf te beheren.
• (-) Bij complexe registratie trajecten ben je afhankelijk van de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van de software.
• (-) Zeer complexe registratie trajecten zijn lastiger met SaaS omdat ze opgebouwd zijn uit standaard features en zelden op maat gemaakte software bieden.

Voorbeelden: Momice, Cvent, E-touches, Azavista

Verdiep je in je leverancier

Bijna alle leveranciers van bezoekersregistratie zijn onder te verdelen in de vier bovenstaande. Bepaal vooraf waar jij behoefte aan hebt. Wil je alles uit handen geven wil je zelf inzicht en controle houden? En werk je graag met met meerdere leveranciers of beheer je liever alle communicatie vanuit 1 systeem? Ga met diverse leveranciers in gesprek om te bepalen wat het beste bij jou past.

In het artikel 'Waar moet je (nog meer) op letten bij event software?' krijg je een aantal tips die je helpen bij de uiteindelijke besluitvorming: prijsmodel, beveiliging van je data, features en support.