Waar moet je (nog meer) op letten bij event software?

In het vorige artikel 'Welke event registratiesoftware past bij jou?' kreeg je een aantal tips voor het selecteren van een goede registratiepartner. Voordat je écht in zee gaat met jouw nieuwe leverancier(s), zijn er nog een aantal punten waar je op moet letten.

Betrek ook de andere stakeholders

Niet alleen jij als eventmanager hebt baat bij een goede keuze, ook andere afdelingen kunnen hun voordeel doen met goede software. Een aantal voorbeelden:

• Marketing: bespreek de doelen van de events en kijk hoe de software deze doelstellingen kan meten.
• Communicatie: stel de richtlijnen vast en maak afspraken over look&feel en de communicatiemomenten.
• IT en security: onderzoek wat de voorwaarden zijn voor ten aanzien van privacy, certificering en de opslag van gegevens.
• Inkoop: stem af waarvoor budget is en onderzoek goed welke features de software heeft en welk prijsmodel gehanteerd wordt.

Doelstellingen van events

Events worden niet zomaar georganiseerd - ze hebben een doel. Hoe ga je die doelstelling meten? Een veelgebruikte manier is een (korte) enquête na het event. Er zijn honderden enquête-systemen, die variëren in gebruiksvriendelijkheid, kwaliteit en uitstraling. Wanneer de enquête-software gelinkt is aan je registratie- en emailsoftware, kun je eenvoudig enquêtes sturen aan de aanwezigen van je event, zonder te werken met verschillende lijsten en databases. Zo voorkom je dat je nóg een extra systeem toevoegt en houd je alles in één stijl.

White label software

De meeste bedrijven hebben duidelijke richtlijnen over de externe communicatie. Zo blijft de communicatie professioneel en herkenbaar. Bij het kiezen van event software is het dus belangrijk om te checken of de software white label is. Met andere woorden: is het mogelijk om de uitingen zoals mailings en website helemaal aan te passen aan de huisstijl van je organisatie of event - of verschijnt de naam of het logo van de leverancier steeds in beeld?

Makkelijk netwerken

Netwerken is een top-3 doelstelling voor zakelijke events. Hoe draagt jouw software bij aan deze doelstelling? Is er een gastenlijst zichtbaar? Kunnen de bezoekers eenvoudig met elkaar in contact komen? Sommige event softwareleveranciers bieden deze functie integraal aan, anderen niet. Onderzoek de mogelijkheden van te voren.

Geavanceerde registratie

Bij veel zakelijke events heb je als organisator te maken met meerdere doelgroepen, workshops en introducees. De registratie voor dit type events wordt snel complex. Wanneer je het registratieproces automatiseert, verklein je de kans op fouten. Wel is het van belang om van te voren te kijken welke optie jouw leverancier biedt - en wellicht om ook hun expertise in te kunnen zetten bij complexe trajecten. Belangrijk is dat de software flexibel is, zodat je hem kunt aanpassen aan de wensen voor jouw event. Lees hier meer over in het vorige artikel 'Welke event registratiesoftware past bij jou?'.

On-site registratie

Wanneer je je bezoekers wilt inchecken op jouw event, zijn er verschillende mogelijkheden. Je kunt werken met een externe registratiepartner, die eigen apparatuur meebrengt naar het event. Maar het is ook mogelijk om het inchecken zelf te doen, door middel van een smartphone met een scanner. Hiervoor is geen extra apparatuur nodig, en bovendien is het gratis! Vraag je ook af of je 'live' badges wilt kunnen uitprinten, dit is niet bij alle partijen mogelijk. De prijzen en mogelijkheden verschillen sterk per leverancier. Neem dus de tijd om de opties en prijzen op te vragen en te vergelijken. Tip: kijk hier naar de kosten voor de apparatuur, maar ook naar de extra kosten voor begeleidend personeel en eventueel de kosten per badge.

Privacy en beveiliging

Zodra je gaat werken met een externe leverancier, geef je deze toegang tot jouw database met waardevolle relaties. Bekijk goed wat hierover wordt afgesproken - en hoe deze partij met deze gegevens omgaat. Hoe garandeert de leverancier een goede beveiliging van de gegevens? Waar wordt de data opgeslagen? Voor hoe lang? En wat gebeurt er met de data ná het event? Het is slim om deze zaken tijdig af te stemmen met een collega van IT en/of Security. Zij weten waar ze op moeten letten en keuren uiteindelijk jouw leverancier goed of af, dus betrek ze tijdig in het proces!

Prijs

In event software worden verschillende modellen gehanteerd, die variëren in inhoud, contractduur en prijs. Het loont de moeite je hier goed in te verdiepen. Welk prijsmodel hanteert de leverancier? Wat krijg je daarvoor? Betaal je voor hun uren, per registratie of een vast bedrag per event of jaar? Maak een overzicht van alle events die jouw bedrijf op jaarbasis organiseert en bereken zo de voordeligste vorm. Let op: Er worden meer 'events' georganiseerd dan je vaak denkt! Denk bijvoorbeeld ook aan hoe je de software eenvoudig kunt inzetten voor interne (board) meetings, zakenreizen of team-uitjes!

Support

Het is prettig als je met je vragen terecht kunt bij de softwareleverancier. Goede service en support zijn belangrijk - zéker in de eventbranche, waar zaken vaak snel geregeld moeten worden. Wat doet de leverancier eraan om jouw event tot een succes te maken? Wordt er met je meegedacht? Is er voldoende informatie beschikbaar over het gebruik van de software? En hoe gemakkelijk is het bedrijf te benaderen? Bedenk goed waar je behoefte aan hebt. Vraag andere gebruikers naar hun ervaringen met de service en support.

Conclusie

Met de juiste event software kun je als event professional sneller, efficiënter en prettiger werken. Het landschap is divers en het aanbod is groot en niet alle eventmanagers weten van tevoren waar ze op moeten letten bij de selectie. Dit vergt de nodige research. Wanneer je hiervoor even de tijd neemt, doe je uiteindelijk niet alleen jezelf, maar ook de collega's van andere afdelingen een groot plezier.