Waarom beursorganisatoren freelancers moeten inschakelen? Marloes van MIJ Events vertelt!
Met een freelancer haal je niet alleen kennis en flexibiliteit in huis, je krijgt er ook iemand bij die resultaatgericht werkt en verantwoordelijkheid serieus neemt, omdat hun volgende klus er vaak vanaf hangt. Ze werken efficiënt, denken ondernemend mee en behandelen jouw project alsof het hun eigen is. Zo ook Marloes, die met twee decennia ervaring in de evenementenbranche - waarvan de laatste vijf jaar met haar eigen MIJ Events - de beurswereld van alle kanten heeft leren kennen. Ze werkte bij Ahoy, een congresorganisatie, stond aan de kant van standbouwers en hield zich de afgelopen jaren bezig met evenementenvergunningen bij de gemeente Delft. ‘Doordat ik zowel de organisatoren als de standbouwers goed ken, weet ik hoe beide werelden werken. Dat maakt me breed inzetbaar’, vertelt ze.
Marloes loves beurzen. En andersom
Waarom juist beurzen? De liefde voor de beurswereld zit bij Marloes diep. ‘Elke beurs voelt een beetje magisch. Je werkt maandenlang aan een plan, en in een paar dagen staat er ineens een complete beursvloer met stands, zalen en activiteiten. Dan loop je rond en denk je: dit hebben we met elkaar neergezet. Dat tijdelijke, maar tegelijk grootschalige, blijft bijzonder. Ik ben er elke keer tóch weer van onder de indruk.’
Maar terug naar de initiële vraag: waarom zou je eigenlijk een freelancer inschakelen bij de organisatie van een beurs? Marloes omschrijft drie hele duidelijke redenen. ‘Om te beginnen: expertise. Zelf heb ik al zoveel projecten en locaties om mijn naam staan, dat ik precies weet hoe ik snel kan schakelen en problemen vaak al oplos voordat iemand anders ze aan ziet komen.’ Dan is er de flexibiliteit van een freelancer. ‘Een beurs is tijdelijk. Waarom zou je jezelf vastpinnen aan langdurige contracten als je ook gewoon precies de mensenkracht kunt inzetten die je op dat moment nodig hebt?’ En tot slot kostenefficiëntie. ‘In plaats van iemand het hele jaar door op de loonlijst te zetten, kun je freelancers inzetten op de piekmomenten, wanneer je ze het hardst nodig hebt. Dat maakt freelancers in de praktijk vaak goedkoper dan een vaste medewerker.’
Voor, tijdens en na
Het inhuren van een freelancer gaat veel verder dan alleen projectmanagement. ‘Vanaf het allereerste begin ben ik erbij betrokken’, vertelt Marloes. ‘Tijdens de voorbereiding heb je voortdurend contact met leveranciers en exposanten, en als je dat zou moeten overdragen aan iemand anders, gaat er vaak kostbare informatie verloren. Door vanaf het begin aanwezig te zijn, weet ik precies wie wat nodig heeft en waar ik moet zijn om snel te kunnen schakelen.’
Tijdens de beursdagen zelf komt dat volledig tot zijn recht. Marloes: ‘Of het nu gaat om een exposant die plotseling extra stroom nodig heeft, een last-minute wijziging in het entertainmentprogramma of andere onverwachte situaties; door mijn brede netwerk en ervaring weet ik altijd waar ik moet aankloppen en hoe ik problemen direct oplos. Maar ook ná de beurs zorg ik voor evaluaties, follow-ups met leveranciers en exposanten, en het afronden van openstaande taken, zodat de opdrachtgever zich helemaal kan richten op het grotere geheel. Het volledige ontzorgen laat je aan mij over.’
