Verhoging vrije ruimte WKR

Als je als werkgever gebruik wilt maken van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling, is het een wettelijke vereiste dat je het beloningsbestanddeel aanwijst als eindheffingsbestanddeel. In het geval van een personeelsfeest kan dit bijvoorbeeld in de financiële administratie of in het personeelshandboek vastgelegd zijn. Bij de toepassing van de vrije ruimte heeft de Belastingdienst als voorwaarde gesteld dat beloningen die uit dat potje komen wel gebruikelijk moeten zijn. Maar dat is voor personeelsfeesten vrijwel nooit eenbelemmering.

Feesten op de werkplek

Daniëlle: ‘In de praktijk zijn allerlei mogelijkheden en variaties op personeelsfeesten te bedenken. Aspecten als de locatie van het feest, een mogelijk zakelijke component die aan het evenement wordt gekoppeld en of er bijvoorbeeld zakelijke relaties aanwezig zijn, hebben invloed op hoe de kosten fiscaal worden behandeld.’

Als voorbeeld noemt Daniëlle een middelgroot bouwbedrijf dat in de kantine van het bedrijf een personeelsfeest geeft. Ze kleden het gezellig aan en huren een cateraar in voor een barbecue. Iedereen wordt daarnaast voorzien van een drankje en er staan borrelnoten op tafel. De barbecue wordt in dit geval door de Belastingdienst gezien als een belaste maaltijd op de werkplek. Hiervoor geldt in 2019 een forfaitaire bijtelling van 3,35 euro per maaltijd per werknemer. De werkelijk betaalde kosten aan de cateraar zijn niet van belang.

Forfaitair voordeel

Als een werkgever een maaltijd op de werkplek verstrekt (niet zijnde een overwerkmaaltijd) en de werknemer hiervoor geen eigen bijdrage betaalt, moet een werkgever hiervoor een normbedrag tot het loon van de werknemer rekenen. Het normbedrag is een jaarlijks door de Belastingdienst vastgesteld forfaitair bedrag. Een werkgever heeft de mogelijkheid om dit forfaitaire normbedrag aan te wijzen als eindheffingsloon. Als de werkgever voldoende vrije ruimte in de WKR heeft, dan kunnen de maaltijden in feite onbelast worden verstrekt. ‘De waarde van 3,35 euro die de belastingdienst toekent aan de barbecue op de werkplek is dus fors lager dan de werkelijke kosten,’ aldus Daniëlle. ‘Als je voor je personeelsfeest op een externe locatie gaat barbecueën, dan moeten de werkelijke kosten als loon van de werknemer in aanmerking worden genomen of opgenomen worden in de vrije ruimte van de WKR. Als de vrije ruimte echter niet toereikend is, moet de werkgever 80% eindheffing betalen.’

Gratis nootjes

De geserveerde drankjes en borrelnootjes tijdens het personeelsfeest op de werkplek worden overigens gezien als consumpties op de werkplek. Hiervoor geldt een nihilwaardering: het wordt niet als loon aangemerkt en gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte in de WKR, terwijl diezelfde drankjes en borrelnootjes op een feestje op een externe locatie voor het volle bedrag in aanmerking genomen moeten worden. Daniëlle: ‘Bij het organiseren van evenementen op de werkplek kun je dus een veel lager bedrag als loon aanmerken vergeleken met evenementen op een externe locatie.’

Werkgevers waarderen personeelsfeest

Na de invoering heeft Daniëlle de indruk dat de gevreesde gevolgen van de invoering van de WKR meevallen. Werkgevers vinden personeelsfeesten belangrijk voor de onderlinge binding. Zij merkt wel dat werkgevers zich bewust zijn van de grote fiscale verschillen en daardoor vaker kiezen voor een feest op de werkplek. Een ander aspect dat Daniëlle uitlicht is het combineren van een zakelijk element met het bedrijfsfeest. ‘Je ziet dat aan het gezellige bijeenkomen vaak een zakelijk moment voorafgaat, waarin men bij elkaar komt om bijvoorbeeld de visie of het beleid van de organisatie te bespreken. Voor de WKR betekent dit dat de kosten van het evenement opgesplitst moeten worden in een zakelijk en consumptief gedeelte.’

Valkuil

Daniëlle merkt dat niet iedereen die in een organisatie handelingen verricht die gevolgen kunnen hebben op WKR, ook op de  hoogte is van de beschikbare vrije ruimte, terwijl een overschrijding van de vrije ruimte flinke gevolgen heeft voor onder andere de personeelskosten. Voorbeeld: Je budget voor het personeelsfeest is 5.000 euro, gebaseerd op de beschikbare vrije ruimte. De uiteindelijke kosten voor het feest bedragen 10.000 euro. Als hierdoor de vrije ruimte van de WKR wordt overschreden met 5.000 euro, moet de werkgever over deze overschrijding van 5.000 euro een eindheffing van 80% loonbelasting betalen. Het feest wordt dan dus eigenlijk 4.000 euro duurder.

Feestelijke verruiming

Volgend jaar verruimt de Belastingdienst voor de eerste 400.000 euro van de totale fiscale loonsom het percentage van de vrije ruimte van 1,2% naar 1,7%, 2.000 euro. Daniëlle: ‘Aangezien de meeste werkgevers de vrije ruimte voor leuke dingen voor werknemers gebruiken, kan dit betekenen dat er meer of uitgebreidere bedrijfsfeestjes georganiseerd worden.’

De begrippen

Werkkostenregeling (WKR)
De WKR is een regeling in de wet loonbelasting waarin wordt bepaald, welke vergoedingen en verstrekkingen de werkgever belast en onbelast kan geven aan werknemers. Daarvoor worden alle vergoedingen en zaken die door de werkgever beschikbaar worden gesteld dan wel in natura worden verstrekt, onderverdeeld in categorieën. Afhankelijk van de categorie waarin een vergoeding valt, wordt die fiscaal op een bepaalde wijze behandeld. Via de WKR mogen ook zaken worden vergoed, waar de werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk aan:

• Fiets
• Kerstpakket
• Personeelsfeest

De fiscale gevolgen hiervan zijn afhankelijk van de categorie waarin een en ander valt.

Vrije ruimte WKR
Werkgevers mogen onder andere boven­staande zaken onbelast aan de werknemer vergoeden, mits het totale bedrag onder 1,2% van de totale loonsom van alle werknemers blijft. Dit heet de vrije ruimte. Als het bedrag van de niet-vrijgestelde ver­goedingen boven de vrije ruimte komt, moet de werkgever over die overschrijding 80% belasting betalen.

Gerichte vrijstellingen WKR
Een aantal vergoedingen gaat, onder voor­waarden, niet ten koste van de vrije ruimte. Bijvoorbeeld:

• Abonnementen voor openbaar vervoer
• Reiskosten tot € 0,19 per kilometer
• Verhuiskosten vanwege werk
• Maaltijden bij overwerk

Nihilwaarderingen WKR
Dit zijn voorbeelden van voorzieningen op de werkplek die niet ten koste gaan van de vrije ruimte:

• Ter beschikking gestelde werkkleding
• Kleine consumpties op de werkplek, zoals koffie en thee
• Fitnessruimte op de werkplek

Door > Saskia Leeuwis

Proefexemplaar

Dit is een artikel uit magazine Events dat in juni is verschenen. Wil jij Events ook ontvangen? Meld je hier aan.