De monstertruck van Haaksbergen, het omgeslagen vlot bij Rekken, het neergestorte megaspandoek van FC Twente, het barbecue-drama van Oud-Beijerland, het verwoestende noodweer tijdens Dicky Woodstock, de omgeslagen platte kar met kampioenen… Het zijn de inktzwarte bladzijden in boeken vol memorabele belevenissen die probleemloos verliepen.
Dat het toch een keer flink mis kan gaan, daar lijkt de branche zich wel van bewust. Dat niet alle risico’s volledig vallen af te dekken ook. Moeten we daar dus mee leren leven? En kunnen we dat ook, als we er als sector alles aan hebben gedaan om eventualiteiten uit te sluiten? Zijn hiervoor de mogelijkheden, de middelen en de mensen in voldoende mate beschikbaar? Hoe kijken experts hier tegenaan? Wat zien zij aan ontwikkelingen die van invloed zijn of kunnen zijn op een veilig verloop van evenementen anno 2024? En welke adviezen hebben ze?
Voordenken
We kunnen weliswaar eindeloos doordenken over wat er fout kan gaan, ons daar vervolgens van alle kanten op voorbereiden en tegen wapenen, honderd procent waterdicht wordt het nooit. Dat is een gegeven. Desondanks draagt een realistisch besef van wat we wel in de hand hebben veel bij aan de gemoedsrust waarin we onze gasten ontvangen. ‘Verwacht altijd het onverwachte’, stelt Frank Wijnveld, specialist crowd safety. Hij gebruikt het citaat naar eigen zeggen regelmatig in presentaties en trainingen die hij geeft met als toevoeging: ‘… zodat out of control toch zoveel mogelijk in control is.’ En precies dát is waar het bij risicobeheersing in essentie om gaat: controle. Het vereist in alle aspecten vóórdenken. ‘Nadenken is een no-go, dan ben je te laat. Wij zijn van het VOOR-denken!’
Ervaring
Lector crisisbeheersing Dr. Menno van Duin maakt in zijn oordeel over eventveiligheid in elk geval al een onderscheid tussen evenementen die worden georganiseerd door professionals en zogenaamde spontane events: ‘Ervaring speelt een belangrijke rol. Wat je zelden doet, doe je zelden goed, zou ik zeggen. De kans, dat alles wat gevaar kan opleveren is dichtgetimmerd, is dan gewoon veel kleiner.’ Hij brengt Project X in herinnering, maar noemt verder ook straatraces en strand- en buurtfeesten. Wijnveld: ‘Professionele eventmakers doen er alles aan om hun gasten zo veilig en gastvrij mogelijk een maximale experience te bieden. Aan de andere kant heb je bijvoorbeeld het initiatief van een groep horecaondernemers die rond een plein hun eigen feestje bouwen om zoveel mogelijk bier te verkopen. Of die altijd evenveel zicht hebben op risico’s voor hun project, waag ik te betwijfelen.’ Koen van Tankeren, zelfstandig communicatieadviseur, gespecialiseerd in crisiscommunicatie en woordvoering, ziet net als beide anderen wel, dat het risicobewustzijn in de sector over het algemeen wel aanwezig is: ‘De grotere organisaties hebben het beter geregeld dan de kleinere. Juist op het vlak van potentiële risico’s heb je een goede antenne nodig om aan te voelen wanneer iets dat op het ene moment nog geen risico is, er met wisselende omstandigheden ineens wel een wordt.’
Maatgevende risico’s
Een onmisbaar element in het voordenken over veiligheid en evenementen is de risicoanalyse. Wie er naar Googlet komt tal van checklists tegen. Een bekende is die met zeven scenario’s die dan onderdeel zouden moeten uitmaken van de risicoanalyse en het daarop geschreven veiligheidsplan. Wat als we te maken krijgen met scenario’s als een vechtpartij, een ongeluk, extreem weer, een onwelwording, massale voedselvergiftiging, ontruiming en het scenario ‘paniek in de menigte’. ‘Ja, wat moet je daarmee’, vraagt Wijnveld zich af. ‘Zoiets van: er komt een horde Galliërs aangestormd op een cohort Romeinen. En dan moet ik dus opschrijven hoe ik het weer onder controle krijg. Nou, dat gaat je niet lukken.’ Je moet in dat geval de focus hebben op de oorzaak. Dan volgt herstel vanzelf. Bij CrowdProfessionals wordt gewerkt volgens de RISKOM-methode voor de risicoanalyse van het gehele event en DIM-ICE, specifiek voor het crowd-management. ‘We brengen risico’s in kaart met een kleurenschaal: groen is risico klein, impact klein; oranje is risico is er, impact van enige omvang; en rood is hoog risico, grote kans en ook verwachte grote impact. En dan hebben we het steeds over reële risico’s, die wij maatgevende risico’s noemen. Of er een Boeing 747 op je festivalterrein neer kan komen, valt daar dus niet onder.’
Benieuwd naar de rest van ons dossier? In november verschijnt Magazine Events 2024-02. Ontvang jij Events Magazine nog niet? Meld je dan hier aan voor de verzendlijst!
