Performance Travel kiest voor Het Scheepvaartmuseum

De – tussen aanhalingstekens – gebruikelijke manier van werken voor een destination management company zoals Performance Travel is het van A tot Z verzorgen van zakelijke aangelegenheden. Dat kunnen incentive of special interest reizen zijn, maar ook productlanceringen of vergaderingen voor buitenlandse bedrijven. Het event waar het bedrijf dit voorjaar mee te maken kreeg was op alle gebieden een pareltje, aldus Daan. ‘Het ging hier om de vijftigste editie van een jaarvergadering van een vereniging van banken die in factoring zitten, met een hoofdkantoor aan de Keizersgracht.’

Monsterklus

Er werden voor de jaarvergadering meer dan 350 gasten uit de hele wereld verwacht, met Amsterdam als sfeervolle backdrop. ‘Amsterdam en omstreken zijn bij uitstek geschikt voor een makkelijk abc'tje zoals grachten, kaas en klompen’, vertelt Daan. ‘Wij onderscheiden ons juist door met de klant tot een minder voor de hand liggend eindresultaat te komen.’ Samen met Loes Nauta, senior projectmanager bij Performance Travel, werd het draaiboek in elkaar gezet. In totaal organiseerde Performance Travel all off site onderdelen van het event, waaronder de partnerprogramma’s voor ongeveer 50 gasten op maandag, dinsdag en woensdag, een dagprogramma inclusief lunch op de donderdag voor alle 350 gasten, pillowgifts, hostesses, transfers en drie avondlocaties, waarvan de dinsdag in Het Scheepvaartmuseum.

Van alle markten thuis

Die locatie was wat Daan betreft een logische keuze. ‘We wilden een A-locatie die geschikt zou zijn voor 350 man. En bij Amsterdam denk je aan water: de combinatie met een vaartocht vonden we goed bij het thema passen. Dat niet alleen: we wilden gevoeligheden vermijden. Met zo veel internationale gasten moet je bijvoorbeeld rekening houden met allerlei religies. Een kerk met allerlei ornamenten is daarom niet de slimste keuze, maar het moet ook binnen het budget passen. De keuze viel daarom al gauw op Het Scheepvaartmuseum. ‘Dat is waanzinnig gerestaureerd en ze hebben het infrastructureel heel goed voor elkaar’, aldus Daan.

Creatieve geesten

Maar Het Scheepvaartmuseum is meer dan alleen de prachtige locatie. ‘Wij overleggen met de klant en leggen onze ideeën voor aan de locatie. Op basis van een tekening en moodboard leggen uit wat we ongeveer willen. Loes: ‘De avondlocaties moesten kloppen én bij elkaar aansluiten. En de gerechten moesten elke avond op elkaar zijn afgestemd: daar moet afwisseling in zitten en tegelijkertijd moeten ze binnen het de wensen van de klant passen.’ Aan Het Scheepvaartmuseum de schone taak om een terugkoppeling te maken. ‘Daaraan zagen we echt dat er heel creatief en aandachtig over onze offerte was nagedacht’, vertelt Daan. ‘Het nautische thema was heel mooi meegenomen, met onder andere steigerhouten meubels, ankers en visnetten. Het menu zat heel creatief in elkaar. We waren er echt heel blij mee. Op die manier maakt Het Scheepvaartmuseum ons werk een stuk makkelijker en wij hebben een blije klant.’

Hoogtepunten

Zowel Daan als Loes kijken met zichtbare tevredenheid terug op de feestelijke avond. De 350 gasten meerden om acht uur 's avonds aan met zeven boten op de aanlegplekken van het museum. Dat kon simultaan, waardoor het uitstappen vrij snel ging. Het ontvangst werd opgeluisterd door het Spakenburgs visserskoor, dat met zo'n 50 zangers in vol tenue – inclusief klompen – shanty's zong. Het personeel van Het Scheepvaartmuseum wachtte de gasten op in twee rijen met drankjes, eenmaal binnen werden hapjes geserveerd. ‘Bij bankiers zou je het in eerste instantie niet verwachten, maar ze vonden de sfeer en het koor prachtig. Iedereen was gelijk in de stemming, het was precies de sfeer waar onze klant naar op zoek was en ze kreeg heel positieve feedback, waardoor wij automatisch ook wisten dat onze taak geslaagd was’, aldus Daan.

Tot in de puntjes

Van een toplocatie als Het Scheepvaartmuseum moet goed gebruik worden gemaakt. Loes: ‘Binnen konden de gasten kiezen uit diverse programma's. We hadden meerdere gidsen geregeld die konden vertellen over het VOC-schip, de Koningssloep en de oostelijke vleugel, waar collecties met atlassen en navigatie-instrumenten tentoon worden gesteld.’ Ondertussen werd een informeel diner geserveerd: naast een aantal kleine gerechten konden gasten bij de buffetten terecht.  ‘Ook daar had Het Scheepvaartmuseum goed over nagedacht’, aldus Daan. ‘Bepaalde gerechten gingen harder en daar dreigden lange rijen te ontstaan. Dat werd opgevangen door met deze gerechten rond te lopen. Daarnaast liepen er zogenaamde oestermeisjes met verse oesters en liep het zangkwartet Pekel rond: zij maakten muziek uit de zeventiende eeuw op oude instrumenten. De gasten hebben zich geen moment hoeven vervelen.’

Vertrouwen is alles

Loes: ‘We hebben eigenlijk altijd gebruik gemaakt van externe cateraars, het is voor ons een eyeopener dat Het Scheepvaartmuseum deze kwaliteit catering in huis heeft. Op deze manier zijn de lijntjes korter.’ Volgende maand organiseert Performance Travel een volgend event in het museum. ‘Dat doen we weer met hun als cateraar,’ vertelt Daan. ‘We zijn gewoon heel tevreden. Het Scheepvaartmuseum biedt kwaliteit, een goede prijs en er is een vertrouwensband. Dat is gewoon heel prettig werken, met een altijd weer positieve uitkomst.’

Door > Cintha Rood

Fotografie > adindafoto.nl