BiOND is een vereniging voor begeleiders van jongeren in het onderwijs, waaronder decanen, leerling ondersteuners en zorgbegeleiders. De vereniging organiseert jaarlijks een congres en koos voor de tweede keer op rij voor Spant. Volgens operationeel coördinator Diederik Jimmink was die herhaling bewust: na een goede eerste samenwerking in 2025 konden beide partijen voortbouwen op wat al werkte én details verbeteren.
Een congres met een funfactor
De aanleiding om het format te veranderen was het vijfjarig bestaan van BiOND. Het jaarlijkse congres draait niet alleen om kennisoverdracht, maar ook om het verenigingsgevoel. Leden ontmoeten elkaar, wisselen ervaringen uit en volgen verschillende sessies. 'We wilden er net een extra tintje aan geven dan alleen het zakelijke gedeelte', vertelt Diederik. Daarom kreeg het congres dit jaar een feestelijker karakter, met onder meer muziek, creatieve workshops, foodtrucks en een informatiemarkt met 38 organisaties.
De grootste vraag in de voorbereiding: hoe creëer je een festivalsfeer binnen een bestaand congresbudget? Volgens Diederik zat de oplossing niet in grootse ingrepen, maar juist in details. 'Het ging echt om die vibe. Het zijn die kleine details die het verschil maken.'
Puzzelen met ruimte
Voor Monique Zandee, accountmanager evenementen bij Spant, begon het meedenken bij het doel van de dag. De locatie beschikt over meerdere plenaire en subruimtes, waardoor BiOND bezoekers verschillende sessies tegelijk kan aanbieden. Toch vroeg het congrestival om een andere indeling. De informatiemarkt nam veel ruimte in en ook de foodtrucks moesten een plek krijgen.
De oplossing betekende ook een concessie: drie subruimtes werden bij het centrale plein getrokken, waardoor minder workshopruimtes beschikbaar waren. BiOND paste daarop het programma aan. 'Het is samen denken: past het binnen het budget, past het binnen het concept?', zegt Monique. Juist doordat beide partijen wisten wat ze wilden en dezelfde evenemententaal spraken, verliep het voortraject volgens Diederik opvallend organisch.
Hospitality als onderdeel van de beleving
Op de dag zelf kwamen inhoud en festivalgevoel bij elkaar. Bezoekers konden kiezen uit plenaire onderdelen en deelsessies, terwijl cateringpunten en de informatiemarkt door de ontvangsthal waren verspreid. Dat stimuleerde gasten om door het gebouw te bewegen. Voor Diederik zat de kracht van Spant daarnaast in de uitvoering: 'Ze hebben hospitality gewoon heel goed op orde. Het zijn allemaal kleine dingen die samen zorgen dat je je heel prettig voelt en dat het organisch verloopt.'
Die waardering kwam ook terug in de evaluatie. Volgens Diederik kreeg de inhoud gemiddeld ongeveer een 7,5 en werd het niet-inhoudelijke deel, waaronder locatie en catering, rond een 8 beoordeeld. Voor Monique is dat precies waar een locatie waarde kan toevoegen: de inhoud blijft leidend, maar de omgeving moet het verhaal ondersteunen. 'Het gehele plaatje moet kloppen.'
Samenwerking als een partnership
Terugkijkend omschrijven beiden de samenwerking als een partnership. Diederik: 'We voelden elkaar goed aan, vulden elkaar goed aan en spraken dezelfde taal.' Monique sluit zich daarbij aan: 'Het is echt samen opgaan met één doel, één taak.' Daarmee laat de case zien dat een bestaand congresformat niet volledig op de schop hoeft om anders te voelen. Soms zijn een slimme indeling, passende catering en aandacht voor sfeer genoeg om bezoekers te verrassen.
