Online events in 2023: interactief en data driven

Wie dacht dat online events na corona stilletjes zouden verdwijnen heeft het mis: met name kennisevents en events met een internationale doelgroep vinden nog veelvuldig online plaats. Bovendien wordt door organisatoren en opdrachtgevers uit het oogpunt van duurzaamheid in toenemende mate voor online gekozen en hebben fysieke evenementen regelmatig een online component. Welke ontwikkelingen bepalen nu de trends voor 2023?

Evaluatie

‘Vrijwel alle events die via ons platform worden gehouden, worden veelal samen met onze specialisten uitvoerig geëvalueerd.’ Aan het woord is Michiel Droog van Invitado, dat met het interactieve platform Transmisión Livestreams bij veel online en hybride events betrokken is. ‘Daarbij is de data die wij tijdens een event verzamelen essentieel. Al tijdens het event wordt de engagement van de deelnemers zichtbaar in een uitgebreid dashboard. Bovendien geven rapportages een goed beeld van het verloop in de kijkcijfers en de betrokkenheid bij de ingezette interactie.’

Bijsturen

Zoals kijkcijfers de programmering in Hilversum bepalen, kunnen ook organisatoren van online events waardevolle lessen trekken uit de beschikbare data. ‘Zeker in combinatie met een enquête onder de deelnemers krijg je een heel goed beeld van wat gewerkt heeft en wat niet,’ aldus Droog. Marck Feller, managing partner van We Are Live en tv-producer, gaat nog een stap verder: ‘Omdat deze data live beschikbaar is, kun je als regisseur zelfs tijdens een event direct bijsturen zodra je waarneemt dat kijkers afhaken.’

Flexibiliteit

Deze vorm van kijker-centric opereren vraagt wel wat van de organisatie. Feller: ‘Je moet flexibel zijn. De interactie waarmee je de deelnemers geboeid houdt, moet snel in te zetten zijn. Denk bijvoorbeeld aan een pollvraag, of door webcambeelden van deelnemers thuis in de uitzending te verwerken. Natuurlijk werk je met een gedetailleerd draaiboek, waarin kijkplezier en communicatiedoelstellingen perfect in balans zijn, maar als een studiogesprek echt niet loopt, en harde cijfers onderbouwen die indruk, dan moet je voor jezelf de ruimte creëren om zo’n interview eerder af te kunnen ronden.’

Trendlijn

Michiel Droog van Invitado kan zich vinden in de woorden van Feller. ‘Zeker als je al ervaring hebt opgedaan met online events, kun je als organisator nog tijdens de uitzending het roer omgooien. Dat zien we ook steeds vaker gebeuren, en ons platform biedt die ruimte ook. Binnenkort verwachten we een nieuw scherm voor regisseurs aan onze applicatie toe te kunnen voegen, waarmee trendlijnen de betrokkenheid direct inzichtelijk maken.’ Feller vult aan ‘Die directe beschikbaarheid van data is een groot voordeel ten opzichte van een live uitzending op tv. Bovendien is er binnen een online event ook meer speelruimte om te improviseren – anders dan bij producties voor tv, waar alles tot op de seconde is dichtgetimmerd, maakt het vaak niet uit of een item wat korter of langer duurt dan aanvankelijk gepland.’

10 tips voor meer engagement

Samen formuleerden de professionals van We Are Live en Invitado de volgende tips, waarmee jij de betrokkenheid van de deelnemers tijdens jouw event kunt optimaliseren en potentiële afhakers binnen boord kunt houden. Deze tips zijn generiek en met name gericht op events waarbij de kijkers geen of geringe verplichting ervaren deel te nemen. De exacte invulling van een event is uiteraard afhankelijk van doelgroep, onderwerp en communicatiedoelstellingen.

1. Denk goed na over de duur van je event: hierbij gaan kort en krachtig traditioneel vaak hand in hand. Zorg hoe dan ook voor een storyline met een goede spanningsboog.
2. Zorg voor interactie, dat houdt je publiek bij de les. Zet ook wat extra interactie klaar om in te kunnen zetten als dat nodig mocht zijn.
3. Breng regelmatig het thuispubliek in beeld, of verhoog de toegankelijkheid van een event door deelnemers in de uitzending te halen. Dat geeft deelnemen aan een online event een sociaal aspect en maakt de ervaring minder particulier.
4. Zorg tijdens een hybride event voor verbinding tussen de fysieke bezoekers en de thuisdeelnemers, bijvoorbeeld door ze simultaan mee te laten doen met dezelfde interactie.
5. Zorg voor een goede communicatie met de studiovloer, bijvoorbeeld met oortjes of een cuescreen, waarmee de presentator vanuit de controleruimte te allen tijde kan worden bereikt.
6. Interacteer ook zelf, door de beschikbare data te monitoren of door een dedicated medewerker te laten monitoren. Durf in te grijpen als dat nodig is.
7. Kondig door middel van teasers regelmatig aan wat de deelnemers nog kunnen verwachten en wat ze zeker niet mogen missen.
8. Voorzie je draaiboek van afslagen die genomen kunnen worden als een item niet uit de verf komt en data dit ook aantoont.
9. Vraag de deelnemers om feedback: tijdens de uitzending via ratings, of met een enquête aan het einde van je event.
10. Trek lessen uit de beschikbare kijk- en engagementcijfers van eerdere events, en zet deze inzichten in als je een nieuw event organiseert.

Nog meer tips en inzichten van inspirerende professionals? Meld je dan gratis aan voor het online event ‘We Are Live presents: Impact Makers Live!’, dat op woensdag 25 januari van 16.00 tot 17.00 wordt gehouden via het eventplatform van Invitado.