Kerstborrels en nieuwjaarsbijeenkomsten: schaarste dreigt

Drukte verwacht bij locaties, studio's en AV-specialisten

Het organiseren van personeelsbijeenkomsten rond de jaarwisseling vormt dit jaar opnieuw een uitdaging. Hoe leuk het ook zou zijn om weer met alle medewerkers bij elkaar te komen, het is niet zonder risico's. Dat niemand kan voorspellen hoe corona zich ontwikkelt en welke maatregelen er rond de feestdagen van toepassing zijn, maakt het doorhakken van knopen er ook al niet makkelijker op.

Veel bedrijven en organisaties blijken op zeker te spelen en kiezen ook dit jaar toch weer voor een online event, merkt Invitado, dat rond de feestdagen een enorme run op hun online eventplatform Transmisión Livestreams signaleert. 'Omdat ons interactieve platform ook via legio gerenommeerde eventorganisatoren en AV-specialisten wordt aangeboden, krijgen wij een goed beeld van wat er momenteel speelt,' vertelt Michiel Droog van Invitado. 'Men wil het aantal contactmomenten toch beperken. Daarom besluiten veel bedrijven om niet zowel de kerstborrel als de nieuwjaarsreceptie in de vorm van een fysieke bijeenkomst te organiseren, maar tenminste één van beide als online event aan te bieden.'

Interactie: elkaar online ontmoeten

Het voordeel van een platform als Transmisión Livestreams is dat het interactief is: collega's kunnen elkaar online echt ontmoeten. 'Het is absoluut niet alleen maar zenden, maar zeker ook een vorm van samen zijn,' vertelt Droog. 'De ervaring leert dat deelnemers na afloop van een event via ons platform echt het gevoel hebben dat ze elkaar ontmoet en gesproken hebben. Zeker in de periode rond de feestdagen is die vorm van verbinding natuurlijk heel belangrijk.'

Gevarieerd en feestelijk programma

'Natuurlijk is er volop ruimte voor maatwerk, maar we zien toch dat veel organisaties die gebruik maken van ons platform voor een min of meer vergelijkbare opzet kiezen: een uitzending vanuit een studio, waarin de directie al dan niet samen met een presentator kan terugblikken op het afgelopen jaar of vooruit kan kijken naar het nieuwe,' geeft Droog een kijkje in de keuken. 'Er is een blok entertainment, via een optreden van een professionele artiest of muzikaal talent uit de eigen organisatie, en er worden videoboodschappen of vooraf opgenomen reportages getoond, over goede voornemens bijvoorbeeld. En dan is er de al genoemde en broodnodige interactie: de deelnemers worden random in groepen van acht personen verdeeld om via hun eigen webcam gezellig bij te kletsen, bijvoorbeeld in twee sessies van vijf minuten. Daarna wordt met het voltallige publiek een vrolijke en feestelijke eindejaarsquiz gespeeld: over het bedrijf en opmerkelijke gebeurtenissen uit het voorbije jaar. In de chatcarrousel kan vervolgens eindeloos worden nagepraat, in korte 1-op-1 videocalls, waarin random van gesprekspartner wordt gewisseld.'

Professionele partners

Bedrijven die een dergelijke online bijeenkomst rond de feestdagen overwegen, moeten volgens Droog snel zijn. 'We schatten in dat studio's en AV-specialisten op een gegeven moment nee moeten gaan verkopen,' zegt hij. 'Het netwerk van Invitado is groot, dus samen met onze partners kunnen we nu nog een mooi totaalpakket samenstellen, met een professionele en gevarieerde uitzending vanuit een studio in de buurt. Maar als gezegd: zeker als de besmettingscijfers blijven stijgen en nieuwe maatregelen op de loer liggen, kan het zo maar heel hard gaan.'