De Bonte Wever organiseert vaker grote producties, maar een evenement van Treant’s omvang blijft uitzonderlijk. Omdat Treant iedere drie jaar een feest van deze schaal organiseert - en eerder al bij De Bonte Wever te gast was - had het team een basis om op terug te vallen. ‘We wisten wat ons te wachten stond, maar je begint altijd weer vanaf nul. Het blijft een enorme productie waarin plannen en schakelen cruciaal zijn’, vertelt Mathijs.
Om 1600 bezoekers te ontvangen werd vrijwel het hele complex ingezet. De grote zaal Plaza vormde het bruisende middelpunt waar de spectaculaire opening plaatsvond. Het Grand Café werd ingezet voor een avond vol Nederlandstalige muziek, terwijl congreszaal Purple dienstdeed als DJ-ruimte. In restaurant Bistro Dapper vonden bezoekers juist rust en ontspanning bij bluesmuziek. De vergaderzalen fungeerden als backstage- en artiestenzones.
Het hele gebouw op z’n kop
De voorbereiding begon dagen vooraf, met afbouw van een groot internationaal poolbiljarttoernooi in de hoofdzaal en tegelijk de start van de opbouw voor Treant. ‘Het was een logistieke puzzel: verschillende teams in de zaal, elk met eigen timetables en materialen. Dan heb je een hoogwerker voor de techniek, een heftruck voor de opbouwploeg - alles moet veilig én soepel verlopen.’ Daarnaast werd elders in het complex nog een apart evenement opgebouwd. Hierdoor was vrijwel het hele gebouw in beweging. ‘Het hele huis leeft dan’, zegt Mathijs. ‘Je ziet technici door de gangen, decorbouwers in de weer, hotelgasten die nieuwsgierig meekijken. Het voelt misschien wat chaotisch, maar voor ons is dat waar het leuk wordt.’
Een opening vol energie
Wanneer de organisatie van Treant al vroeg in de middag arriveert, worden de laatste puntjes nog op de i gezet. Mathijs: ‘Dat zijn van die typische momenten waarop iedereen met vragen om te checken of alles klopt: waar komt de opening precies, wie staat klaar voor de catering, wanneer valt het doek? Dat moet je helder en rustig kunnen beantwoorden.’ Ondertussen werkte de techniekleverancier ononderbroken door. ‘Er stonden behoorlijk wat artiesten op de planning, dus de techniek moest perfect staan: licht, geluid, timing. Dat is bij zo’n avond essentieel.’
De opening van de avond was zonder twijfel een van de hoogtepunten. Bij binnenkomst ontvingen medewerkers een drankje en een LED foamstick. De algemeen directeur van Treant sprak het gezelschap toe, waarna de doeken vielen en The Night Flight direct inzette. Mathijs: ‘Wat een wauw-moment was dat! Iedereen ging tegelijk met die foamsticks de lucht in. Dan voel je letterlijk de energie door de zaal gaan.’
Flexibiliteit als handelsmerk
Wat het evenement volgens Mathijs typisch De Bonte Wever maakt, is de flexibiliteit. ‘Wij denken nooit in beperkingen. Als een klant iets wil dan onderzoeken we hoe we het kunnen doen. Zo hadden we ooit een doopdienst in huis en hebben toen een zwembad in de zaal gebouwd. Dat klinkt misschien extreem, maar bij ons kan dat gewoon. Dat typeert ons als eventlocatie. En elk evenement is ook een leerproces. Er zijn altijd kleine verbeterpunten, die ons team weer meeneemt naar toekomstige projecten.
In het geval van Treant, was de evaluatie bijzonder positief. Mathijs: ‘Ze waren echt super tevreden. Dat is extra mooi omdat ze al eerder bij ons zijn teruggekomen. Dan weet je dat je het goed doet. Het was een fantastische productie om te mogen draaien.’
