EventCase Naarderbos: Een goede eventmanager twijfelt en beslist

Een sprankelende start

Dinsdagochtend, 12 september. De eerste gasten melden zich voor de Rituals Wholesale Product Launch op de locatie aan het Gooimeer. Zij worden aangenaam verrast door winterse geuren, sfeervol kaarslicht en subtiel ruikende geurstokjes. Het doet ze denken aan het binnenlopen van een Rituals winkel; jezelf ontdoen van de alledaagse haast en drukte. Er wordt hen een drankje aangeboden en vriendelijk de weg gewezen naar The Arena voor de plenaire opening van deze dag.

Vierdimensionale ervaring

Niet veel later zitten alle tweehonderdvijftig gasten in The Arena, de 380m2 vierdimensionale belevingsruimte van Naarderbos. Tweehonderdvijftig shop-in-shop medewerkers; verkoopspecialisten van parfumerieën, warenhuizen en winkelketens luisteren geboeid naar het bevlogen verhaal. Overal waar de gasten kijken zien zij mooie visuals, ze ruiken nieuwe warme geuren uit de wintercollectie, welke worden verspreid door het geursysteem van Naarderbos. Als kers op de taart hadden zij ook nog eens een spectaculair panoramisch uitzicht over het Gooimeer. Het verhaal van Rituals vertaalt zich in deze ruimte in een overweldigende vierdimensionale ervaring.

Ontspannen pauzeren

De opening van de dag zit erop, tijd voor de eerste break. Eventmanager Mitch Verlaan merkt op dat de break vervroegd wordt ingesteld en wil dit goed ondervangen. ‘Wanneer ruim tweehonderd mensen tegelijkertijd onverwacht op de bar afkomen en de mise-en-place nog niet gereed is, kan het voorkomen dat er lange rijen ontstaan.' Hij lost dit vlot op door direct open te communiceren met de opdrachtgever en haar te verzekeren dat iedereen zo snel mogelijk van een drankje wordt voorzien. Mitch: ‘Je probeert alles zo goed en snel mogelijk op te lossen, het belangrijkste is dat de gasten er niets van merken.’

Zintuigen prikkelen

Mede dankzij de mooie beelden en creatieve ideeën van Rituals wordt de verbinding tussen hun verhaal en Naarderbos snel gelegd. De verfijnde geuren, de serene klanken en de indrukwekkende visuals vormen een harmonisch geheel met de locatie. Mitch legt uit: ‘We hadden een gezamenlijk doel: beleving. Alle zintuigen prikkelen om het verhaal over te brengen. Mijn werk is geslaagd als gasten met een bepaalde belevenis de locatie verlaten en het evenement als een mooie herinnering navertellen.’

Twijfelen en toveren

Mitch was van begin tot eind als eventmanager betrokken bij dit evenement en onderhield nauw contact met de opdrachtgever. Hij ervaarde eens te meer dat een eventmanager soms lastige momenten tegenkomt en zich onderscheidt in zijn vak door hier pragmatisch mee om te gaan. Een stevige balans vinden tussen wel of niet iets zeggen. Dit kwam naar voren tijdens de lunch. Doordat de gasten meer dan gemiddeld consumeerden, was er onvoldoende aanwezig. Het werd duidelijk dat de lunch aangevuld moest worden, maar de cateraar had alles al uitgeserveerd. Communiceer je dit door of niet? Uiteindelijk is besloten om dit wel te communiceren; deze open houding werd gewaardeerd door de opdrachtgever. Door zijn keukenteam op de hoogte te stellen zorgde Mitch ervoor dat er honderd extra bagels op tijd werden bereid en geserveerd.

Betrokkenheid

Met tevredenheid kijkt Mitch terug op de geslaagde samenwerking met Rituals. De opdrachtgever is terecht trots op dit mooie evenement. Voorbereiding en uitvoering verliepen met korte lijnen, onderling vond eerlijke communicatie plaats. Beide partijen hadden een gemeenschappelijke doelstelling en bereikten een fantastisch resultaat. Als blijk van waardering ontvingen alle medewerkers van Naarderbos een Rituals goodiebag uit handen van de opdrachtgever. Een bekroning van grote betrokkenheid en tomeloze inzet.

Bijzonder verhaal, bijzondere locatie

Naarderbos is een bijzondere eventlocatie waar alles draait om de wensen en ervaringen van opdrachtgevers. De multifunctionele ruimtes worden optimaal ingezet om verbinding te leggen tussen locatie en verhaal. Het is een kunst om de uitstraling van een bedrijf zorgvuldig over te brengen. Volgens Mitch Verlaan is dat bij dit evenement gelukt. Naarderbos heeft kunnen waarmaken wat Rituals voor ogen had: een schitterend evenement waar de gasten nog lang over zullen napraten.

Door > Irene Campfens