EventCase: Grijze Jager Dag in Archeon

Overal en elke dag vinden er noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus en locaties die terug kunnen kijken op een succesvol geproduceerd evenement. Wij vinden het de moeite waard om die events – klein, groot, met een kenniselement of juist fun, spraakmakend, intiem of spectaculair – een plek te geven op Events.nl in de rubriek EventCase.

In deze EventCase bespreken we de organisatie van een ‘Meet & Greet’ event voor de lezers van de zeer populaire Grijze Jager boekenreeks, waarvan in Nederland en Vlaanderen anderhalf miljoen exemplaren zijn verkocht. Archeon en uitgever Gottmer organiseren het event voor het zesde jaar op rij. Ruim 3.500 kinderen in de leeftijd van 8-14 jaar zijn een dag lang ondergedompeld in de mysterieuze Viking sfeer van Scandia, het fictieve land in Scandinavië. Uitgedost in Grijze Jager klederdracht, nemen ze bijl en boog ter hand, maken vuur, vechten met zwaarden en genieten van riddershows, roofvogel shows en gladiatorengevechten.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

De Canadese schrijver Matthew Jobin is aanwezig voor de presentatie van zijn vervolgboek De Nedergrim 2- De Skyllers. Hij geeft lezingen en signeersessies en beantwoordt vragen. Archeon laat de Grijze Jager Dag plaatsvinden tijdens het jaarlijkse Archeon Viking Festival. De 250 Vikingen uit verschillende landen van Europa en uit het Zweedse Storhomen boezemen ontzag in als ze hun opwachting maken onder het tromgeroffel en de doedelzakmuziek van de muziekband Sassen Achs. Ruim 150 medewerkers en vrijwilligers van Archeon, zoals Archeotolken, werken achter de schermen aan acht shows en tal van Viking activiteiten, zoals boogschieten, zwaardvechten en vuur maken. Er zijn ook activiteiten, die in teamverband gedaan kunnen worden, zoals Broederband AL, de vijfdelige spin-off van De Grijze Jager-reeks. De beste teams strijden aan het einde van de dag op het Toernooiveld om de winst.

Naam evenement » Grijze Jager Dag
Soort evenement » Publieksevenement
Opdrachtgever » Coproductie tussen Archeon en uitgever Gottmer
Organisator » Archeon
Contactpersoon organisatie » Monique Veldman
Datum evenement » zondag 15 mei (Eerste Pinkersterdag)
Locatie » Archeon
Doelgroep » Lezers van de Grijze Jager-reeks: jongens en meisjes in de leeftijd van 8-14 jaar
Aantal gasten » 3.500
Naam evenement » Grijze Jager Dag

[afbeelding niet meer beschikbaar]

De briefing
Lezers kennis laten maken met de populaire boekenserie De Grijze Jager en andere spannende verhalen van uitgeverij Gottmer.

Omschrijving van het concept (thema)
Het evenement bevatte shows, thema activiteiten en boekenverkoop. De boeken van De Grijze Jager kwamen op deze manier tot leven.

Hoe zag het evenement er uit en wat waren de hoogtepunten?
Hoogtepunten waren de Grijze Jager Openingsshow die driemaal werd opgevoerd in de Arena voor telkens 1500 personen, twee roofvogel demonstraties door de Roofvogelboerderij, twee Riddertoernooien, verzorgd door Lancier en gladiatorengevechten. Ook de signeersessies van schrijver Matthew Jobin waren zeer in trek.

Hoe is het evenement georganiseerd?
De voorbereiding nam zes maanden in beslag: promotie, de choreografie van de shows, de bouw van requisieten en dergelijke.

Vanwaar de keuze voor Archeon als evenementenlocatie en hoe was de samenwerking?
De Grijze Jager Dag in Archeon vindt plaats tijdens het jaarlijkse Archeon Viking Festival. De setting van Archeon en het thema van de boekenreeks (avonturen van het weeskind Will in Scandia, een fictief land in Scandinavië in de tijd van de Vikingen) sluit daar naadloos op aan.

Wat waren de valkuilen/learnings?
Het was goed weer, zodat het slecht-weer scenario achteraf niet nodig is gebleken. In coproductie met magazine KidsWeek werd promotie gemaakt voor het evenement. Gelet op de omvang van de lezersdoelgroep is de uitdaging om voor de komende editie via de social media en boekhandels in Nederland en Vlaanderen nóg meer bezoekers te trekken.

[afbeelding niet meer beschikbaar]

[afbeelding niet meer beschikbaar]

[afbeelding niet meer beschikbaar]

Welke feedback hebben jullie ontvangen?
Prima feedback. Positieve geluiden en elk jaar groeit het aantal bezoekers.

Is dit een terugkerend evenement, zo ja: zijn jullie nu al bezig met de voorbereiding voor de volgende editie?
In 2016 was de zesde editie van dit evenement. Volgend jaar is de zevende editie, waarop schrijver John Flanagan een nieuw boek lanceert en dus aanwezig zal zijn. Ook komt er een film uit over De Grijze Jager.