‘Er kan nog zoveel leuks!’

De nieuwe maatregelen kennen we inmiddels: tot 3 december mogen evenementen plaatsvinden tot 18:00 met een coronatoegangsbewijs, vaste zitplaats en een maximaal aantal van 1250 gasten als aanvullende maatregelen. Live events kúnnen dus doorgaan, maar aangepast. In de tijd van kerstborrels en eindejaarsevenementen een uitdaging, maar wél een uitdaging die de professionals die wij spraken dapper aangaan. Komen de online en hybride alternatieven uit de kast, wordt er veel verschoven naar andere tijdstippen of gaan concepten weer de ijskast in? Events deed een vragenrondje.

‘Zojuist hebben we van Mark Rutte gehoord wat er wél mag, lunchen is het dringende advies!’, zo opende Papierfabriek Nijmegen hun LinkedInpost direct na de aangekondigde maatregelen. Weer die positieve draai, schakelen en samenwerken. ‘Kunnen we niet linksom, dan gaan we gewoon rechtsom’, zegt Chantal Peters van Papierfabriek Nijmegen. Overal zijn de sales- en reserveringsafdeingen bezig met annuleren en verzetten, horen we als we verschillende telefoontjes plegen. Bedrijven mogen misschien deels wel, ze durven het toch niet aan.

Delen = vermenigvuldigen

Opvallend is de snelheid waarmee de hele branche weer schakelt: leuk is het niet, maar er wordt stug doorgegaan. Samenwerkingen opgestart, de studio’s lopen weer sneller vol, live wordt weer hybride of online. ‘Er vinden hier veel televisieopnames plaats, er komt een bekende DJ uit Slovakije overvliegen in verband met streaming en we hebben krachten gebundeld met de buren van Vasim Events die hun streaming nu op onze locatie verzorgen’, vertelt Chantal. ‘We zetten dus niet zelf een streamingstudio neer, maar gaan samenwerken. Naast de evenementen wordt precies de horeca weer hard geraakt. 'Tijd om horecaconcept Proefdruk weer op te gaan zetten, waarin vijf Nijmeegse toprestaurants de handen ineenslaan en samen hét culinaire pop-up concept van Nederland vormen: Deze keer niet bij ons op de locatie, maar bewust bij onze buren in een oud kasteeltje Belvedère. Solidair ondernemerschap!'

Flexibel

Het is precies die instelling die we eigenlijk overal horen. ‘Gelukkig zijn we flexibel’, zegt ook Pim ten Broeke van UP Events in Amsterdam. ‘Op maandag hadden we al 20-25 annuleringen. Superjammer want er kan nog zoveel wel. Maar we zagen het natuurlijk aankomen, dus we hadden al voorgesorteerd door alle toffe onlineconcepten die we het afgelopen jaar ontwikkeld hebben weer strak te trekken.’ De annuleringen zijn zuur, maar inmiddels staat de telefoon ook roodgloeiend met nieuwe opdrachtgevers die opeens iets anders moeten verzinnen, online aan de slag willen en UP Events goed weten te vinden. ‘Het afzeggen is nu even de trend, maar dat komt uiteindelijk allemaal wel goed. De klantrelatie vinden wij nu vooral heel belangrijk. Sommige bedrijven mogen simpelweg niet, die krijgen vanuit de directie te horen welke lijn er wordt gekozen. Veel grote bedrijven voelen bovendien die maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dat snappen wij ook, dus we zorgen voor goede oplossingen!’

Rebecca Goei, Supervisor Sales & Marketing Papendal merkt hetzelfde. 'Onze reserveringsafdeling is druk met annuleren en verzetten, men durft het toch niet aan. Terwijl veel gewoon door kan gaan hier, want we hebben alle ruimte. Maar we hebben er alle begrip voor dat bedrijven toch hun verantwoordelijkheid pakken om de veiligheid van hun medewerkers te waarborgen.'

Extra lastig is het wel. Veel kan en mag – maar opdrachtgevers zien het dus zelf niet zitten. Ze willen interne discussies voorkomen, de regels zijn van bovenaf bepaald, zoveel mogelijk thuiswerken strookt niet met samenkomen of ze durven het simpelweg niet aan.

Missie: opties laten zien

Ook Marjolein Kellerhuis, GenietMee – EventPA kan meepraten over die telefoon die roodgloeiend staat. ‘Wat opvalt is dat veel bedrijven – vooral overheid en grote multinationals – in een klap geen klantcontact meer mogen hebben. Dan valt er veel in het water. En hoewel er overdag ook heel veel kan, is dit nu juist de tijd van de diners en de feesten in de avond. Dat is toch het moment van de genietdingen.’ Maar in kleinere groepen kan er nog heel veel wél, vertelt Marjolein. ‘Diners kunnen een uitgebreide kerstlunch worden. Veel kan bovendien buiten, lekker in kerstsfeer met vuurtjes en op 1,5 meter. In loodsen kun je ook veel afstand houden.’ Ze zit vol ideeën en ziet het als haar missie om de opdrachtgever daarin mee te nemen. ‘Veel bedrijven willen intern de ingewikkelde discussies uit de weg gaan en doen dan maar niets. Hoewel ze beter nu iets kunnen doen – profiterend van 3G - want straks zit je met 2G’, lacht ze. ‘Maar als opdrachtgevers het live samenkomen helemaal niet meer zien zitten, kan er ook van alles met bijvoorbeeld luxe eventboxen. Zowel organisatoren als opdrachtgevers en klanten hebben gelukkig ervaren wat er allemaal mogelijk is buiten de gebaande paden. We moeten simpelweg opnieuw creatief zijn. Ik zie het wel een beetje als mijn taak om opdrachtgevers de opties die er nog wel zijn te laten zien. Online evenementen, kleinere groepen, ludieke acties, eventboxen. Ik hoop ze zo te helpen met vormen waar ze zelf nog niet aan gedacht hadden.’

We gaan weer online

‘Natuurlijk zijn we met zijn allen wel even klaar met alle wijzigingen’, zegt Sonja Schaefers van XR-Events. ‘Privé zie ik de afspraken wel verschuiven naar eerder op de dag, maar bij grote evenementen zie je dat eigenlijk niet. Die gaan gewoon niet door of gaan direct helemaal online. Het is ook lastig dat alle partijen de maatregelen anders interpreteren. Opdrachtgevers willen ze strenger naleven en ook na een QR-check op 1,5 meter afstand blijven, locaties mogen na een check ook binnen de 1,5 meter ontvangen. Zo kom je in een spagaat terecht. Maar ik zag het vorige week al aankomen: we gaan weer online.’ Zelf is ze weer aan de slag als showcaller bij online evenementen. 'Gelukkig vind ik dat ook ontzettend leuk om te doen. Maar niet nog 10 jaar hoor’, lacht ze.

In de frisse buitenlucht en in kleinere groepen, is dat de oplossing? Uitje Speciaal gaat zich in ieder geval richten op veel buitenactiviteiten in klein teams. ‘In plaats van een bedrijfsuitje met het hele bedrijf, kun je ook kiezen voor kleinere uitjes per team. Buiten kun je allerlei leuks!’ Ook is Uitje Speciaal aan het nadenken over een duurzame Drive Thru waar kerstpakketten met een duurzame inhoud kunnen worden afgehaald.

Wederom laat de branche zien een enorme veerkracht te hebben. Met je handen in het haar hoe je je evenement wél kunt laten plaatsvinden? Laat je adviseren door jouw favoriete evenementenlocatie. Wedden dat zij een tof initiatief voor je in petto hebben?

De maatregelen op een rijtje

• Houd 1,5 meter afstand op die plekken waar geen coronatoegangsbewijs verplicht is.
• Wanneer er geen coronatoegangsbewijs verplicht is geldt een mondkapjesplicht.
• Niet-essentiële winkels en -dienstverlening zoals kledingwinkels, contactberoepen zoals de kapper en casino’s zijn open tot 18.00 uur.
• Horeca en essentiële winkels, zoals supermarkt, dierenwinkel en drogisterij, zijn open tot 20.00 uur.
• In de horeca is een coronatoegangsbewijs én een vaste zitplaats verplicht.
• Evenementen kunnen plaatsvinden tot 18.00 uur met een coronatoegangsbewijs én een vaste zitplaats. En met een maximum van 1250 personen per ruimte.
• Deze verplichte sluitingstijd geldt niet voor kunst- en cultuurvoorstellingen in bijvoorbeeld bioscopen, theaters en concertzalen.
• Publiek bij sport, zowel bij de professionals als amateurs, is niet toegestaan. Verder is alle sport toegestaan.
• Het thuiswerkadvies wordt aangescherpt naar ‘Werk thuis, tenzij het echt niet anders kan’.
• Ontvang thuis maximaal 4 gasten per dag.
• Als een huisgenoot besmet is dan gaat die in isolatie. Alle andere (gevaccineerde en ongevaccineerde) huisgenoten moeten in quarantaine.
• Voor het MBO, HBO en universiteiten geldt een maximale groepsgrootte per zelfstandige ruimte (excl. personeel) van 75 personen. Dit geldt niet voor ruimten gebruikt voor tentamens en examens.

Op rijksoverheid.nl/coronamaatregelen staan alle maatregelen, voorwaarden en uitzonderingen verder toegelicht.