De uitstraling van de locatie bepaalt voor een groot deel de sfeer van het evenement. Het maakt wat uit of het evenement plaatsvindt in een kasteel, een landhuis, een industrieel pand of in een beursgebouw of een partycentrum. De locatie zet vaak de toon van een evenement. Maar naast deze gevoelsfactoren, zijn ook harde gegevens van een locatie van belang. Zoals capaciteit, bereikbaarheid, centrale ligging en aantal parkeerplaatsen.
Soort opstelling
Bij de capaciteit van de ruimtes van een locatie dien je te bedenken dat het verschil uitmaakt of de ruimte bij zakelijke bijeenkomsten is ingericht in een theateropstelling, een cabaretopstelling of een carréopstelling. Voor feesten verschilt de capaciteit, afhankelijk van of het voor een receptie, sit-down dinner of een dansfeest is.
Toets een locatie aan de hand van de volgende checklist:
> Heeft de omgeving van de locatie de uitstraling die bij het evenement en de gasten past?
> Is de locatie gemakkelijk per auto bereikbaar?
> Is de locatie gemakkelijk per openbaar vervoer bereikbaar?
> Kunnen de ruimtes van de locatie gemakkelijk worden aangepast aan het aantal gasten door bijvoorbeeld een andere opstelling van meubilair?
> Is er voldoende parkeergelegenheid in de nabijheid van de locatie?
> Is de locatie niet te ver reizen voor de gasten?
> Kan de locatie alle genodigde gasten ontvangen en indien niet alle gasten komen, kan de ruimte dan kort voor aanvang van het evenement worden aangepast aan de opkomst?
> Beschikt de locatie over goede facilitaire voorzieningen voor bijvoorbeeld de cateraar?
> Beschikt de locatie over audiovisuele middelen, geluidstechniek en basislicht?
> Heeft de locatie een goede akoestiek?
> Biedt de locatie toneelfaciliteiten?
> Biedt de locatie expositiefaciliteiten?
> Biedt de locatie secretariële ondersteuning voor en tijdens het evenement?
> Kan de locatie worden uitgebreid met tenten?
> Beschikt de locatie over een afgesloten ruimte waar men zich na een vergadering in discussie- of werkgroepjes kan terugtrekken?
> Zijn er bij of in de buurt van de locatie mogelijkheden voor overnachting?
> Is er op de locatie een gesprekspartner aanwezig die kan meedenken over het hele traject dat zich vooraf en tijdens het evenement afspeelt? Met deze gesprekspartner kun je samen overzicht houden over de logistiek tijdens het evenement.
> Is het verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor bijvoorbeeld de techniek of de catering? En dient er een uitkoopbedrag betaald te worden indien je met andere leveranciers wilt werken?
> Wanneer de locatie gehuurd wordt, is dit dan exclusief? Met andere woorden, vinden er op het moment van het evenement nog andere evenementen plaats in dezelfde locatie en is dit hinderlijk voor beide, of één van de partijen?
Bron: Events juni 2011