DHL en Momice tillen eventorganisatie naar een volgend niveau
DHL bestaat al meer dan 50 jaar en is in ruim 220 landen en gebieden actief. Dat ze inzetten op snelle verzending, persoonlijke service en hoge betrouwbaarheid wereldwijd, is bekend. Dat ze ook veel maatschappelijke initiatieven steunen, misschien niet. Daarnaast zoeken ze altijd naar manieren om verder te verduurzamen én wordt er veel geïnvesteerd in eigen medewerkers. Voor de organisatie van hun events werd gezocht naar een manier om een efficiëntieslag te maken. DHL stuitte op Momice. Robin: ‘Inmiddels wordt Momice niet alleen door onze eCommerce-afdeling ingezet, maar ook door andere divisies. DHL Express gebruikt Momice voor de organisatie van klantevents, Externe Communicatie zet het in voor de communicatie rondom de opening van nieuwe locaties en we versturen ook alle trainingsmodules via Momice. We maken er volop gebruik van.’
DHL loves Momice
Alle eventprocessen van DHL werden voor de komst van Momice beheerd via Excel-lijsten: veel handmatig werk én foutgevoelig. De interne behoefte om standaardisering en automatisering toe te passen op terugkerende taken was groot en wordt met het groeiende aantal DHL-events steeds groter. Alleen al voor DHL eCommerce organiseert Robin zo’n dertig events per jaar. ‘Alles administratief goed bijhouden is noodzakelijk, maar wordt op deze schaal zonder goede eventsoftware een onmogelijke taak.’ Als centrale ondersteuner in het volledige eventproces biedt Momice daarin uitkomst: eventregistratie, uitnodigingstrajecten, de vormgeving van eventpages en het publiceren van programma’s. Ook bij het opstellen van gastenlijsten, de registratie van bezoekers en het uitsturen van mails en enquêtes speelt het platform een belangrijke rol. Daarnaast helpt Momice de teams binnen DHL met het bijhouden van statistieken en – ook belangrijk – het behouden van overzicht.
Netwerkevent Dutch Grand Prix
Elke zomer vindt de Dutch Grand Prix plaats in Zandvoort. Om relatiemarketing met bestaande klanten en personeel van de eigen CityHubs te versterken, en om employee engagement te stimuleren, organiseert DHL elk jaar een klantevent. Afgelopen editie werd hiervoor een Zandvoortse strandtent volledig afgehuurd. Hier verzamelden drie dagen lang DHL-collega’s van verschillende takken binnen de organisatie én klanten om elkaar te ontmoeten, te begroeten en natuurlijk samen te genieten van autosport.
Momice’s moment suprême
Ter ondersteuning werd Momice ingezet voor verschillende fases: het uitnodigingstraject, als trigger om te enthousiasmeren en als registratietool. De controle over het hele proces en de registratie van 460 klanten bleef hierdoor volledig op orde. Momice werd ook ingezet voor alle onderdelen van het event zelf, inclusief de verschillende programmaonderdelen. Dit waarborgde een eenduidige manier van communiceren, met consistentie en een professionele uitstraling. Robin: ‘Voor de registratie van 460 klanten moet je meer dan duizend mensen uitnodigen. Daar komt veel werk bij kijken: vervoer naar de locatie, mobiele nummers, dieetwensen en overnachtingen moeten alleemaal worden bijgehouden. Dat kan met Outlook en Excel, maar dat is ontzettend veel handwerk. Daarnaast neemt de foutgevoeligheid toe als je berichtenstromen van honderden of duizenden uitnodigingen handmatig moet bijhouden. Momice hielp ons om overzicht te houden en fouten te voorkomen. Dat bespaart veel tijd en headspace.’
Meten is weten
Ook na een evenement speelt de software van Momice een rol, bijvoorbeeld bij het inventariseren van het succes. Enquêtes en feedback zijn via Momice eenvoudig in te richten, wat voor DHL ook een belangrijk punt was om te kiezen voor deze eventsoftware. Robin: ‘Als je meerdere events organiseert en steeds dezelfde vragen stelt, creëer je voor jezelf een mooie benchmark. Met Momice kunnen we goed vergelijken hoe events ten opzichte van elkaar scoren. Hier trekken we uiteraard weer onze lessen uit voor toekomstige events.’
Voor de Dutch Grand Prix kijkt DHL, met een NPS-score van +72 en een gemiddelde waardering van een 9,1, in elk geval terug op een groot succes. Zowel voor het event zelf als voor het hele organisatietraject.
