Deskundig omgaan met risico’s is randvoorwaarde bij Rotterdam Unlimited

Het is een van de grootste evenementen in ons land: het jaarlijkse evenement Rotterdam Unlimited. Een spektakel van vijf dagen, met kunst en cultuur uit alle windstreken, jong talent van veel verschillende culturele achtergronden, internationale artiesten en als een van de hoogtepunten de Zomercarnaval Straatparade. Rotterdam Unlimited is ontstaan uit het samenvoegen van het Dunya Festival en de Zomercarnaval, die voor 2013 nog twee losse evenementen waren. Het festival focust zich op de enorme diversiteit in ons land en heeft een geschiedenis van meer dan drie decennia.

Caribische optocht

De Zomercarnaval Straatparade is een indrukwekkend geheel. Deze grootste Caribische optocht van Nederland met een stoet van 2,5 kilometer bestaat uit ruim 2.500 dansers en danseressen, 25 carnavalsgroepen en 30 praalwagens. Wie de parade wel eens heeft gezien weet het: stilstaan is geen optie. Iedereen laten dansen is de missie van de energieke dansers en danseressen, die een explosie vormen van kleur, muziek, vreugde en creativiteit. 

Een evenement van dergelijk formaat kent vele risico’s en hiermee een grote verantwoordelijkheid voor organisator DUCOS Productions. De massaliteit, toenemende externe factoren en toenemende overheidseisen verlangen een constant leerproces en bijstelling van werkwijzen en procedures. Om alle risico’s goed in kaart te brengen en zoveel mogelijk af te dekken heeft de organisator een partner nodig die deskundig is, over veel ervaring beschikt en de taal spreekt van de evenementenwereld. Die partner heeft DUCOS al sinds lange tijd met Klap Verzekeringsmakelaar. De ervaring van Klap gaat al terug tot het jaar 1854. 

Team van specialisten

Klap heeft al zo’n twintig jaar een team van specialisten dat zich speciaal op evenementen richt. Ze begeleiden hiermee organisatoren, evenementenbureau’s, hun klanten en hun toeleveranciers. De afgelopen tien jaar is het bedrijfsonderdeel fors gegroeid, mede door de grote toename in het aantal evenementen dat wordt georganiseerd. 

Een ontwikkeling die Klap waarneemt is dat de overheid steeds meer ervaring heeft in het stellen van voorwaarden en regels bij evenementen. Alleen door hieraan te voldoen kan de organisator een vergunning krijgen. Grote evenementen bestaan daarom inmiddels uit complete dorpen, inclusief bijvoorbeeld EHBO-tenten en portocabins van beveiligingsbedrijven.

Extreem weer

Michiel Bredius, partner bij Klap: 'Risico’s van evenementen die sinds een aantal jaar speciale aandacht krijgen zijn die op het gebied van terreur, extreem weer en bijvoorbeeld cyberrisico’s. Hiernaast wordt vaker gekeken naar risico’s door bijvoorbeeld nabijgelegen industrie of andere bedrijven, waar bijvoorbeeld een gaswolk kan ontstaan door brand of opslagtanks kunnen ontploffen.'

Het risico van extreem weer is actueel doordat er de laatste decennia een opwarming van de aarde wordt waargenomen. Dit heeft tot gevolg dat er extremere weersomstandigheden zijn ontstaan, waaronder langere perioden van droogte, regenbuien met meer water in korte tijd en meer en krachtigere stormen. Extreem weer kan gelukkig vaak al voorafgaand worden voorspeld, zodat er tijdig maatregelen kunnen worden genomen voor de bezoekers. Maar soms moet zelfs het hele evenement worden geannuleerd. Zo’n annulering kan een ware financiële ramp vormen voor de organisator en de toeleveranciers, als er vooraf geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over wie welk risico verzekert. 

Zo was er 25 juli 2015 bijvoorbeeld een grote zomerstorm waardoor het Zomercarnaval niet door kon gaan. Dat had veel gevolgen voor tal van evenementenorganisatoren en betrokken bedrijven, zoals grote sponsoren die veel geld hadden betaald voor het evenement. DUCOS Productions was destijds erg blij met de keuze voor Klap. Directeur Guus Dutrieux: 'Alle gesprekken over aansprakelijkheid en andere uitdagingen die er ontstonden zijn goed opgelost. De samenwerking met Klap b.v. verliep prettig, was vertrouwd en boven alles deskundig. Dat is het soort partner dat je wilt hebben als evenementenorganisator.'

Door > Ard Koopman

Fotocredits: Joni Israeli