Congres Vilans in één weekend van hybride naar online

Coronamaatregelen vragen opnieuw om flexibiliteit

Het oplopend aantal besmettingen en de nieuwe coronamaatregelen stellen de flexibiliteit van de eventbranche opnieuw op de proef. Sinds de persconferentie van afgelopen vrijdag moet er door organisaties en leveranciers snel geschakeld worden. Evenementen worden afgeblazen, uitgesteld, óf in allerijl omgezet van live of hybride naar volledig online. Zoals de eerste drie van vier 'Waardigheid en trots'-congressen van Vilans, de landelijke kennisorganisatie voor de langdurige zorg.

Niet verantwoord

'Gezien de oplopende aantallen besmettingen vinden wij het niet verantwoord om het fysieke deel van onze Waardigheid en trots congressen door te laten gaan,' liet communicatieadviseur Hester Moerman van Vilans afgelopen weekend via LinkedIn weten. De organisatie wil met deze keuze een bijdrage leveren aan het terugdringen van het aantal coronagevallen en het verlagen van de druk op zorgmedewerkers.

Geen vuiltje aan de lucht

Toen op 1 oktober de bezoekersregistratie voor de vier hybride congressen van start ging, was er nog geen vuiltje aan de lucht, maar konden deelnemers wel al kiezen of ze fysiek aanwezig wilden zijn of het congres liever online wilden bijwonen. Maar toen begonnen de besmettingscijfers op te lopen. Omdat Vilans zelf een toonaangevende rol in de zorgsector speelt, werd eigenlijk al voor de persconferentie besloten om onder meer het congres van afgelopen maandag volledig online te houden.

Snel schakelen

'Veel opdrachtgevers twijfelen, stellen af of uit, of zetten last minute in op volledig online,' bevestigt Justin Latupeirissa van Invitado. 'In het geval van Vilans zouden we ook de bezoekersregistratie op locatie verzorgen, dus we konden heel snel schakelen. Afgelopen weekend nog ontvingen de meer dan 250 deelnemers die maandag fysiek aanwezig zouden zijn hun persoonlijke deelnamelink voor ons online platform Transmisión Livestreams. Binnen de huidige maatregelen kan veel nog doorgaan, maar de vraag is of dat zo blijft. Juist met een hybride event, waarvoor je toch al audiovisuele voorbereidingen moet treffen, ben en blijf je als organisator tot op het laatste moment flexibel.'

Hoge waardering

Het eerste congres, dat afgelopen maandag vanuit NBC Congrescentrum in Nieuwegein werd uitgezonden, oogstte met 600 deelnemers een gemiddelde waardering van een dikke acht. Meer informatie over de congressen die de komende maandagen nog plaats vinden, vind je op de website Waardigheid en trots,