BOOKX – de perfecte ceremoniemeester

Je kunt natuurlijk kiezen voor een evenement dat van A tot Z speciaal voor jou en je gasten wordt uitgevoerd. Maar wat als je iets voor een kleine groep wilt organiseren? Of wat als je iets hebt te vieren, maar een tailor-made evenement eigenlijk net iets te gortig is? Willem Adriaanse van BOOKX Advies- en Organisatiebureau voor groepsarrangementen weet wel raad met dit soort dilemma’s.

[afbeelding niet meer beschikbaar]
Willem Adriaanse: 'Het gaat om een bijzondere gelegenheid, dus alles moet absoluut top zijn'

‘Nee, een indrukwekkend evenement hoeft echt niet altijd tailor-made te zijn,’ vindt Willem Adriaanse, managing partner bij BOOKX. ‘Wij leveren ook maatwerk, maar daarnaast maken we gebruik van standaardelementen.’ Die standaardelementen bestaan onder meer uit musicals, concerten en opera’s, het maatwerk bestaat uit alles wat er rondom de voorstelling gebeurt. BOOKX ontwikkelt de arrangementen rondom de voorstellingen zelf en doet ook de marketing en sales voor de zakelijke markt. Dat heeft een reden, vertelt Adriaanse. ‘Wij gaan voor kwaliteit en die kun je alleen waarborgen als je de uitvoering van de arrangementen in eigen hand houdt.’

Aandacht voor de gast
[afbeelding niet meer beschikbaar]Deze aanpak betekent dat de medewerkers van BOOKX de gasten altijd persoonlijk benaderen en precies weten wat de opdrachtgever wel en niet wil. ‘Tijdens een arrangement begeleiden we de groep letterlijk van de eerste tot de laatste minuut.’ Zo kan het dus gebeuren dat je met je gasten naar een ‘gewone’ voorstelling als Shrek of Soldaat van Oranje gaat, maar ter plekke wel beschikt over een eigen garderode en gereserveerde ruimtes voor diner, koffie of borrel. ‘En dat kan al vanaf een groepsgrootte van tien personen.’ Een van de grote voordelen van zo’n ‘BOOKX-arrangement’ is dat de opdrachtgever de handen vrij heeft voor zijn gasten, omdat BOOKX werkelijk alles regelt. Adriaanse: ‘En dat is toch waar ieder evenement om draait: je wilt je gasten fêteren en volledige aandacht geven.’

Ceremoniemeester
Bij BOOKX houdt de dienstverlening niet op bij tickets, parkeerkaarten, catering en garderobe,





benadrukt Adriaanse. ‘Ook als op het laatste moment wordt bedacht dat een afscheidspresentje voor de gasten toch wel leuk is, regelen we dat.’ Laatkomers opvangen, catering in de gaten houden en zo nodig bijsturen, vergeten parkeerkaarten regelen; BOOKX draait er de hand niet voor om. Maar ook het simpelweg in de gaten houden van de tijd hoort erbij. ‘De gasten attenderen op het feit dat de voorstelling over tien minuten begint, “dus u kunt nu nog even naar het toilet” – ja, dat soort dingen zijn toch heel belangrijk,’ vertelt Adriaanse. ‘Een soort ceremoniemeester van onze opdrachtgever, ja, dat zijn we inderdaad.’

Blije kriebel                                    
Voor de gasten van BOOKX begint het evenement soms al weken of zelfs maanden van tevoren – met de uitnodiging. ‘Zo’n feestje is nooit gewoon, dus de uitnodiging moet ook al een feestje zijn.’ Bij BOOKX willen ze het liefst dat de ontvanger van de uitnodiging er direct al een blije kriebel van krijgt, zo’n “daar-heb-ik-zin-in-gevoel”, zoals Adriaanse het noemt. ‘Sowieso zorgen wij er altijd voor dat onze ticketholders, met toegangsbewijzen, parkeerkaart en routebeschrijving, in de binnenzak van een colbert of in een klein damestasje past. Het is maar een detail, maar juist de details maken het verschil.’

‘Het moet wel passen’
[afbeelding niet meer beschikbaar]Hoewel budget de laatste jaren steeds belangrijker is geworden, blijven de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever altijd leidend, stelt Adriaanse. ‘Natuurlijk, het budget speelt een rol, maar uiteindelijk gaat het erom dat de voorstelling past bij de doelstelling van de opdrachtgever. Wat wil hij zeggen, wat wil hij uitstralen? Datzelfde geldt voor de invulling van de catering: Soldaat van Oranje is indrukwekkend en daar hoort een sit-downdinner bij.
Maar Shrek is veel luchtiger, dus daar mag het concept ook best wat luchtiger zijn.’ Overigens kan zo’n concept ook worden gecombineerd met diverse activiteiten die aansluiten bij de voorstelling. ‘Dan kun je denken aan teambuilding met spelelementen op het strand bij Soldaat van Oranje, of een grimeworkshop bij Shrek.’ Zelfs kinderarrangementen behoren tot de mogelijkheden: het gebeurt regelmatig dat leden van het productieteam van een musical met de kinderen een liedje of toneelstukje instuderen terwijl de ouders gaan lunchen. Naderhand gaan de kinderen het podium op voor een kleine voorstelling, waarna iedereen ’s avonds de ‘echte’ musical bijwoont.

Juist nu!
Ook in deze toch wat moeilijkere tijd willen bedrijven hun medewerkers of relaties graag trakteren, merken ze bij BOOKX. ‘Niet zo gek,’ vindt Adriaanse, ‘ieder bedrijf bestaat bij de gratie van samenwerking, zowel met medewerkers als met externe relaties. Wanneer de onderlinge band sterk is en er geen drempels zijn, levert samenwerking de beste resultaten en het hoogste rendement op. En ja, met een evenement versterk je de onderlinge verbondenheid. Bedenk ook dat medewerkers en relaties elkaar juist in mindere tijden nodig hebben! We zijn ons ervan bewust dat het voor de opdrachtgever een investering is die hij – zeker nu – niet iedere dag doet. Het gaat om een bijzondere gelegenheid, dus alles moet absoluut top zijn. Gelukkig horen we tijdens evaluaties vaak dat de avond van A tot Z klopte.’ Hij lacht. ‘Ja, daar doen we het inderdaad voor.’