Benodigdheden voor het organiseren van een event: zo bereid je dit voor!

Het organiseren van een evenement lijkt soms makkelijk voor buitenstaanders, maar is dat in de praktijk vrijwel nooit. Er zijn talloze zaken om rekening mee te houden, wanneer je een groot event organiseert. Denk aan de vergunningen, het vinden van een geschikte locatie, het zorgen voor marketingactiviteiten, enzovoorts. Zelf bij feestjes voor honderd tot vijfhonderd mensen is het belangrijk om voor een goede voorbereiding te zorgen! In dit artikel helpen we je op weg, door alvast een aantal aandachtspunten op een rijtje te zetten. Aan welke van deze punten heb jij al gedacht bij de organisatie van je eigen evenement?

Richt een ruimte in voor de organisatie van je event

Een evenement organiseren kost vaak al snel enkele maanden, waarin je regelmatig bij elkaar komt als organisatie. Het is om deze reden verstandig om een ruimte in te richten! Zo heb je een vaste basis van waaruit je kunt werken. Je zou voor het huren van een klein kantoor kunnen kiezen. Zeker in een verzamelgebouw met meerdere kleine bedrijven, hoeft dit niet heel duur te zijn. Zet een aantal bureaus in de ruimte, voorzie deze van een koffiezetapparaat en bestel een aantal whiteboards. De whiteboards komen goed van pas bij de brainstormsessies over je evenement. Daarbij worden deze whiteboards vaak gebruikt voor het bijhouden van takenlijsten. Zo is dit voor iedereen overzichtelijk!

Start met het vaststellen van je publiek en budget

Nu de eerste stappen gezet zijn, is het zaak om de basis voor je evenement uit te werken. Wat is de doelgroep van het evenement? Op welke manier kun je deze doelgroep het makkelijkst bereiken? Hoe zit het met de leeftijd van je doelgroep en wat betekent dit voor de catering tijdens het evenement? Enzovoorts. Het in kaart brengen van je doelgroep is cruciaal om het evenement succesvol te laten verlopen. Minstens zo belangrijk als het in kaart brengen van de doelgroep is het vaststellen van het beschikbare budget. Heb je momenteel al enig budget voor het evenement, of moet je nog op zoek naar sponsoren? Je kunt de cijfers van vergelijkbare evenementen gebruiken om een inschatting te maken van het benodigde budget.

Kies een datum en een geschikte locatie voor je event

Heb je voldoende budget om het evenement te kunnen gaan organiseren? In dat geval is het zaak om een datum te prikken en op zoek te gaan naar een geschikte locatie. Kies je voor een evenement in de open lucht, of ga je voor een festival in een grote sporthal of theaterzaal? Het is vaak afhankelijk van het seizoen waarin het evenement georganiseerd wordt, wat een geschikte locatie is.

Datum prikken mag niet te lang duren

Wacht niet te lang met het bepalen van de datum! Vaak zitten leveranciers al tot enkele maanden na het moment van benaderen vol. Je wilt voorkomen dat de leveranciers je niet van de gewenste hapjes, drankjes en bijvoorbeeld verlichting kunnen voorzien op de door jou beoogde datum. Daarbij heb je de datum nodig om te kunnen starten met de aanvraag van een vergunning en het uitwerken van marketingcampagnes.