Veilig en geslaagd event organiseren

In deze tijden hunkeren mensen naar bijeenkomsten. Er kan al steeds meer, maar het is nog niet genoeg. Juist omdat we ook nog steeds voorzichtig moeten zijn, voelt men zich nog steeds beperkt en wordt de behoefte aan bijzondere evenementen alleen maar groter. De alternatieve versie van illegale evenementen is geen verstandige keuze, dat verhoogt alleen maar het risico op een eventuele besmetting. Daarom is het goed om te kijken wat de verantwoorde alternatieven zijn.

Online evenement of fysiek?

We begonnen natuurlijk met de online evenementen. Het is een goed alternatief voor als het niet op een andere manier kan. Iedereen met een computer of een telefoon met een mobiel abonnement heeft de laatste maanden hoogstwaarschijnlijk wel een keer telefonisch een meeting bijgewoond of met een vriendengroep op een digitale bijeenkomst gezeten. Toch blijft ook de fysieke aanwezigheid belangrijk. Nu een groter aantal mensen bij elkaar onder voorwaarden weer mogelijk is, nemen ook de mogelijkheden van events toe.

Innovatieve ideeën

In sommige landen hebben ze al veel eerder innovatieve ideeën bedacht. Zo zijn er optredens geweest die je met de leden van je gezin in de auto kon bijwonen. In Nederland hebben we al de eerste optredens gehad met het publiek zittend op een gepaste afstand van elkaar. Het blijft een feit dat de anderhalve meter regel sommige evenementen organiseren lastig maakt. Zomaar een concert waar het publiek ongeremd door elkaar heen kan lopen blijft een risico en is dus voorlopig nog ongewenst. Wat is dan wel het beste advies?

Het waarborgen van de veiligheid

Het waarborgen van de anderhalve meter is een vereiste. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van zitplaatsen in een bepaalde opstelling. Zoals door rijen ongebruikt te laten of stoelen op een gepaste afstand van elkaar te zetten. Ook een schoolopstelling kan een optie zijn. Ook een slimme route en voldoende ruimte overal is belangrijk. Net zoals een goede planning. Een vloerplan kan veel duidelijkheid over de mogelijkheden scheppen. Voor de gast geeft dit meer inzicht over wat wel en niet kan. Een andere optie is tijdsloten. Door iedere groep gasten een kortere tijd deel te laten nemen aan het event, kan er toch een groter bereik zijn.

Meer dan 100 personen

Ligt het aantal genodigden of geïnteresseerden hoger dan 100 personen? Dan kom je toch uit op een hybride evenement. Je kunt ervoor kiezen om dit live te laten volgen of achteraf. Vaak werkt een dergelijk evenement wel beter als er op de een of andere manier interactie met de genodigden of geïnteresseerden kan zijn. Hierdoor krijgen de mensen eerder het gevoel ook daadwerkelijk bij het evenement aanwezig te zijn. Het is belangrijk dat iedere bezoeker op de hoogte is van alle instructies, regels en voorschriften. Zorg dat er begeleiders aanwezig zijn om onduidelijkheden ter plekke op te lossen. Hygiëne en veiligheid staat immers altijd voorop, zeker in deze tijden.