Reis- en evenementkosten blijven onder druk staan. Tegelijkertijd blijkt dat de laagste ticketprijs niet altijd leidt tot de laagste totale reiskosten. Wanneer tientallen of honderden deelnemers binnen een beperkt tijdsvenster op één locatie moeten arriveren, spelen ook transfers, bagage, accommodatie, coördinatie en de gevolgen van vertragingen een belangrijke rol.
‘We zien dat corporate travelplanners steeds meer waarde hechten aan de totale deelnemerservaring, betrouwbaarheid en controle over de logistiek’, zegt Andy Hutchinson, Director of Passenger Charter UK bij Chapman Freeborn. ‘De reis is een belangrijk onderdeel van die ervaring, vooral bij incentivereizen, internationale conferenties en grote bedrijfsbijeenkomsten.’
Wanneer lijndiensten niet aansluiten op het programma
Chapman Freeborn ondersteunde onlangs een klant die een incentivereis organiseerde voor 130 deelnemers van Londen naar Dubrovnik. Hoewel er lijndiensten beschikbaar waren, sloten de aankomsttijden niet aan op het programma. Daarom werden twee vliegtuigen ingezet, waardoor de klant zelf vertrekpunt en schema kon bepalen. Beide vluchten vertrokken op tijd en de deelnemers konden direct volgens planning starten.
Voor veel groepen blijven lijndiensten de meest logische keuze. Dat verandert wanneer er onvoldoende plaatsen beschikbaar zijn op één vlucht en reizigers over meerdere vluchten moeten worden verdeeld. Een vertraging of annulering van slechts één vlucht kan leiden tot extra transfers, verschillende aankomsttijden en zelfs het missen van belangrijke programmaonderdelen. Dit speelt vooral bij evenementen met een strak tijdschema, zoals conferenties, productlanceringen, directiebijeenkomsten, sportevenementen en hospitalityprogramma’s. Ook groepen die reizen met productieapparatuur of speciale bagage krijgen vaak te maken met extra complexiteit.
Verder kijken dan de ticketprijs
Er bestaat geen vast groepsaantal waarbij een chartervlucht automatisch de beste keuze is. Route, datum, beschikbare capaciteit, type vliegtuig en evenementdoelen spelen allemaal mee. Volgens Hutchinson wordt charter interessant wanneer een groep een toestel grotendeels kan vullen en de organisator controle wil over vertrektijd, aankomstluchthaven en reisschema. Daarbij is het verstandig om niet alleen ticketprijzen te vergelijken, maar de volledige reisoplossing.
De belangrijkste les voor eventplanners: vertrek vanuit het evenementenschema en werk terug naar de reisplanning. Chartervluchten nemen niet alle risico’s weg, maar maken het wel mogelijk de reis af te stemmen op het evenement, in plaats van andersom.
Zes vragen voor organisatoren
- Moeten alle deelnemers binnen hetzelfde tijdsvenster arriveren?
- Is er voldoende capaciteit op één geschikte lijnvlucht?
- Wat zijn de totale reiskosten inclusief transfers, bagage en coördinatie?
- Welke luchthaven ondersteunt het evenement het beste?
- Zijn er specifieke eisen voor bagage, privacy of branding?
- Is er voldoende voorbereidingstijd voor beschikbaarheid, slots en noodscenario’s?
