Zo personaliseer je je event

Bedrijven doen hun uiterste best om de aandacht van de klant te trekken. Er is 1 ding dat niet helpt: harder schreeuwen. Wat wel werkt? Een relevante boodschap. Dit betekent dat je moet weten tegen wie je praat - en wat diegene wil horen. Personalisering is het codewoord. Ook bij events!

Targeted marketing

Targeted marketing is dé manier om jouw boodschap aan de man te krijgen. Schieten met hagel (het verkondigen van 1 boodschap aan heel veel mensen) is al lang verleden tijd. De lezer is immuun voor schreeuwerige 'reclame' en filtert simpelweg de emails, banners of aankondigingen eruit die relevant zijn. De kunst is om precies datgene te vertellen wat jouw doelgroep wil horen. Schieten met scherp, dus!

De schatten van het CRM

Het loont dus de moeite om te weten wat jouw doelgroep interessant vindt. Het verzamelen van klantdata is daarom belangrijker dan ooit. Het is daarom een goed idee om de afdelingen Marketing, Sales en Events met elkaar in contact te brengen. Alle 3 brengen zij een stukje van de puzzel. Het goed bijhouden van de klantgegevens in het CRM van je organisatie levert je een schat aan informatie op!

Personalisering binnen events

Lange tijd werden events ingezet voor 'de massa'. Generieke onderwerpen en programma's, om maar zoveel mogelijk mensen aan te spreken. Het resultaat: middelmatige betrokkenheid van de aanwezigen, hoge no-shows en een lage event ROI. Het organiseren van events voor een specifieke doelgroep is veel effectiever! De mogelijkheden tot personalisering binnen events worden vaak onderschat. Toch zijn is er op ieder onderdeel winst te behalen:

• Uitnodigingen

Gepersonaliseerde uitnodigingen worden vaker gelezen dan 'algemene'. Het gaat hierbij veel verder dan het toevoegen van de naam in de aanhef. Nodig je doelgroep uit voor de onderdelen die voor hen relevant zijn - en stem inhoud en vormgeving af op de behoefte van de genodigde. Je kunt variëren met stijlen, afbeeldingen, subject lines, tone-of-voice en natuurlijk de call-to-action. Het analyseren van open- en click rates geeft je interessante informatie voor een volgende keer!

• Tickets

Door het inzetten van een gepersonaliseerde ticketstrategie stimuleer je de kaartverkoop voor jouw event. Maak verschillende tickets aan voor de diverse doelgroepen binnen jouw bedrijf, bijvoorbeeld tickets voor een specifiek programma-onderdeel of spreker, of een avondprogramma met diner. Ook kun je VIP-arrangementen aanbieden of specifieke onderdelen betaald of juist gratis maken wanneer je bepaalde mensen graag aan je event wilt binden.

• Programma (onderdelen)

Door de kaartverkoop en registraties, de respons op email uitnodigingen, en de enquêteresultaten van eerdere events goed te analyseren krijg je feeling met de interesse van de doelgroep. Een event met een relevant programma kan gegarandeerd rekenen op meer aanmeldingen - en een lagere no-show! In de aanloop naar het event kun je gepersonaliseerde updates sturen met bijvoorbeeld een persoonlijk programma of informatie over de workshop waarvoor jouw genodigde zich heeft aangemeld.

• Communicatie op dag zelf

Als je weet wie er aanwezig is op je event, kun je de communicatie hierop afstemmen. Je kunt gepersonaliseerde berichten sturen over programmaonderdelen die voor hen interessant zijn. Je moet dan natuurlijk wel weten wie er binnen is. Dit doe je door je bezoekers in te checken bij de ingang. Check ze ook weer uit als ze weggaan - dit levert relevante informatie op!

• Enquête

Zoals altijd geldt: meten is weten! Een goede enquête levert een heleboel informatie op die je kan helpen je volgende event nog beter af te stemmen op de behoefte van je doelgroep(en). Stuur daarom na elk event een enquête aan de aanwezigen om erachter te komen wat ze interessant vonden. Wanneer je een NPS-vraag opneemt in je enquête, kun je erachter komen wie je grootste fans zijn. Hier kun je leuke dingen mee doen in je communicatie! Vraag je gasten wat ze gemist hebben of welke onderwerpen zij graag de volgende keer op het programma zien, zodat je hen nog beter kunt servicen. Ook kun je overwegen een enquête te sturen aan de genodigden die je gemist hebt en vraag ze waarom ze besloten hebben niet te komen.

Synergie

Zoals eerder gezegd leveren Marketing, Sales en Events inzichten, zowel voor als na het event. Of deze informatie goed gebruikt kan worden voor een volgende keer hangt af van het slim inzetten van het CRM-systeem in de organisatie. Met andere woorden: je kunt alleen iets doen met de data als deze goed wordt bijgehouden. Daarom is het belangrijk om systemen onderling met elkaar te verbinden, bijvoorbeeld door een koppeling te maken tussen het CRM-systeem en de eventsoftware. Gegevens over aanmeldingen, aanwezigheid en bijvoorbeeld workshopkeuze worden automatisch ingeladen in het CRM, zodat de kennis over de klant weer een stukje completer wordt!

Conclusie

Er zijn heel veel mogelijkheden om jouw event te personaliseren. Het begint (en eindigt) met bijhouden van relevante klantdata in het CRM-systeem. Hoe beter je de doelgroep kent, hoe relevanter je het event voor hen kunt maken. Uiteindelijk zorgt dit voor een lagere no-show en een hogere event ROI.