Zo organiseer je volgens Beeld & Geluid een succesvol zakelijk evenement in festivalstijl

Stap 1 - Thema

Het thema van je festival bepaalt ook de sfeer die het evenement moet uitstralen. Dit thema moet niet alleen aansluiten bij je zakelijke doelstellingen en waarden van je bedrijf, maar moet -om geloofwaardig te zijn- ook in alle onderdelen van je evenement worden doorgevoerd: van de inrichting tot de keuze van muziek en catering. Immers, je kunt geen festival organiseren met het thema duurzaamheid en vervolgens alle drankjes in plastic bekertjes serveren.

Stap 2 – Locatie

Festivals vinden meestal plaats in de buitenlucht of op unieke locaties, zoals oude fabrieken, beachclubs of parken. Om een festivalbeleving te creëren, moet de gekozen locatie groot genoeg zijn om verschillende zones of ruimtes te kunnen inrichten. Denk aan meerdere podia voor presentaties en optredens, lounges voor netwerken en uitgiftepunten voor eten en drinken.

Stap 3: Programma

Waar veel traditionele evenementen vaak kiezen voor een lineair programma met één spreker per keer, biedt een festival meer flexibiliteit doordat je meerdere podia en ruimtes tot je beschikking hebt. Door op deze locaties tegelijkertijd verschillende sessies te laten plaatsvinden, bied je bezoekers de mogelijkheid om zelf een programma samen te stellen dat optimaal aansluit bij hun interesses.

Stap 4: Eten & drinken

Goed eten en drinken is een voorwaarde voor elk succesvol evenement. Echter, door slimme cateringkeuze kun je de festivalbeleving verder versterken. Werk bijvoorbeeld met foodtrucks, pop-up bars en live-kookdemonstraties. Door meerdere uitgiftepunten en loungelocaties te creëren, stimuleer je bovendien dat bezoekers het ‘festivalterrein’ gaan verkennen en bied je mooie netwerkmogelijkheden in een ontspannen omgeving.

Stap 5: Ontspanning

Zorg voor een goede balans tussen zakelijke inhoud en ontspanning. Naast presentaties en workshops kun je bijvoorbeeld muziekoptredens, kunstinstallaties en informele netwerksessies toevoegen om een relaxte festivalsfeer te creëren.

Voordelen van een festival

Het organiseren van een evenement in festivalstijl biedt een vernieuwende en dynamische benadering die vaak een breder publiek aanspreekt dan een traditioneel evenement. Een festival biedt een informele en ontspannen omgeving die interactie tussen de bezoekers stimuleert. Bovendien biedt het programma, met keuze uit meerdere simultane activiteiten, meer vrijheid in hoe ze het evenement beleven. Met de juiste planning en invulling creëer je zo een evenement dat lang blijft hangen bij de bezoekers en dat ook nog eens waardevolle zakelijke resultaten oplevert. Het organiseren van een succesvol festival is dan ook een krachtige manier om je merk te versterken en een blijvende indruk te maken op zowel klanten als medewerkers.

Festival op het Media Park

Bij Beeld & Geluid heb je alle ingrediënten tot je beschikking om een echte festival-ervaring te creëren, maar dan op het Media Park in Hilversum. Zo heb je, naast de vele museumruimtes, BenG Labs en theaterzalen, in de zomerperiode ook beschikking over een (overdekt) evenemententerrein buiten. Alle ruimtes kunnen naar wens ingericht worden met foodstands of -trucks, loungeruimtes en podia. Voor catering werken we zoveel mogelijk met duurzame, lokale aanbieders.Denk bijvoorbeeld aan bier van onze lokale Hilversumse bierbrouwerij. Dit versterkt de authenticiteit en draagt bij aan het positieve imago van je evenement en dat van je bedrijf.

De evenementprofessionals van Beeld & Geluid staan voor je klaar om je volledig te ontzorgen en een festival te organiseren dat jouw gasten niet snel zullen vergeten!