Vervoer regelen voor een bedrijfsevent? Check deze tips

Staat er binnenkort een personeelsfeest op de planning? Dan ben je misschien al druk bezig met het samenstellen van het programma en het regelen van de catering. Als het feest op een externe locatie plaatsvindt die niet om de hoek ligt, moet je bovendien nadenken over het vervoer. Je kunt vragen of je personeel zelf met de auto wil komen of met elkaar meerijdt, maar je kunt ook vervoer regelen. Ga je voor de laatste optie? Dan komen de onderstaande vijf tips vast en zeker van pas.

1. Inventariseer hoeveel mensen er aanwezig zijn
Voordat je op zoek kunt gaan naar een geschikt vervoermiddel voor een bedrijfsevent, moet je eerst weten hoeveel mensen er meegaan. Dit kun je het beste doen door iedereen persoonlijk een bericht te sturen. Vermeld hierin wanneer het evenement plaatsvindt, evenals de begin- en eindtijd. Verzoek iedereen vriendelijk om voor een bepaalde datum te reageren. Kies bij voorkeur een datum die niet te dicht op het bedrijfsevent ligt. Je kunt de mensen van wie je nog geen reactie gehad hebt dan nog een reminder sturen.

2. Bepaal hoeveel je uit wilt geven aan vervoer
Als je weet voor hoeveel personen je vervoer moet regelen, kun je op zoek gaan naar een geschikt vervoermiddel. Je ontdekt al snel dat er behoorlijk veel mogelijkheden zijn. Om het jezelf wat makkelijker te maken, kun je beter eerst een budget vaststellen. Je kunt namelijk filteren in het aanbod als je weet hoeveel geld er beschikbaar is voor een vervoermiddel. Houd bij het vaststellen van een budget rekening met de overige kosten van het evenement. Wanneer je veel geld uitgeeft aan het vervoer, blijft er misschien minder over voor de invulling van de dag en/of de catering.

3. Vraag offertes op bij verschillende vervoersbedrijven
Je wilt uiteraard voorkomen dat je onnodig veel betaalt voor het vervoer naar een bedrijfsevent. Vraag daarom offertes op bij verschillende vervoerbedrijven. Geef duidelijk aan wanneer je vervoer nodig hebt, op welke tijden en om hoeveel vervoermiddelen het gaat. Hoe meer informatie je geeft, des te completer de offertes. Als je meerdere offertes ontvangen hebt, kun je deze met elkaar vergelijken. Kijk niet alleen naar de prijs, maar lees ook de rest van de offerte goed door. Op deze manier voorkom je namelijk dat je voor verrassingen komt te staan.

4. Zoek uit hoe het verzekeringstechnisch zit
Werk je zelf met bedrijfsauto’s? Dan weet je wat het belang is van een bestelauto verzekeren. De meeste vervoerbedrijven hebben hun verzekeringen op orde, maar het kan geen kwaad om hier toch een blik op te werpen. Je wilt immers geen vervoermiddel huren waarin je medewerkers niet goed verzekerd zijn. Zoek daarom uit of er een bedrijfsautoverzekering is afgesloten. Kijk eventueel ook of het bedrijf aanvullend verzekerd is voor schade aan inzittenden.

5. Reserveer op tijd
Wanneer alles verzekeringstechnisch in orde is, wordt het tijd om een vervoermiddel te reserveren. Heb je een grote touringcar of meerdere kleine busjes nodig? Wacht hier dan vooral niet te lang mee. Hoe dichter je bij de datum van het bedrijfsevent komt, des te groter de kans dat er geen vervoermiddelen meer beschikbaar zijn. Reserveer daarom het liefst al geruime tijd voordat het evenement plaatsvindt. Zo weet je zeker dat je niet achter het net vist.