Eventcase

Theater de Meervaart: een volwaardig online event binnen 24 uur

1294

26 mei 2021

Vanuit het niets in de startblokken staan om binnen 24 uur een volledig online event te organiseren. Het overkwam het team van Theater de Meervaart eerder dit jaar. Midden in de lockdown zorgde één telefoontje op een zondagmiddag ervoor dat het team direct paraat stond met één doel: maandag om 12 uur live gaan. Events sprak met Chantal Metgod van Theater de Meervaart over deze uitdagende eventcase.

Flexibel

‘Het afgelopen jaar zijn het vooral livestreamevenementen die de klok staan. Dit is wel typerend voor ons als Theater de Meervaart, we hadden hier ook voor de lockdown al ervaring mee – ook voor culturele evenementen. Livestreams die weken en soms zelfs maanden van tevoren tot in detail zijn voorbereid met een eventbureau of met de klant zelf.’ Deze specifieke eventcase kende echter nog een extra uitdaging: ze hadden maar één dag de tijd om het event neer te zetten. ‘Het laatste jaar gaan aanvragen wel vaker lastminute, maar nu werd ik op zondagmiddag 17 januari gebeld met de vraag of de nieuwe lijsttrekker van de PvdA de dag erna op onze locatie kon worden gepresenteerd via een livestream. De vorige lijsttrekker was net afgetreden en het was - vanwege de verkiezingen in aantocht - van groot belang de nieuwe lijsttrekker binnen korte tijd te presenteren. We waren op dat moment, vanwege de richtlijnen, al geruime tijd dicht voor voorstellingen en evenementen. Op het faciliteren van repetities en volgens de maatregelen toegestane activiteiten na, stond de bedrijfsvoering nagenoeg stil. Nu stond direct iedereen paraat om weer een event mogelijk te maken, een bijzonder moment om ineens vanuit het niets weer aan te staan. Het is een heel goed voorbeeld van hoe flexibel we binnen Theater de Meervaart zijn.’

Organiseren binnen de maatregelen

Van het inhangen en instellen van de lichten tot het klaarzetten van meubilair en decor. Nog dezelfde avond stroopte het team van Meervaart de mouwen op om het evenement technisch voor te bereiden, samen met de partner Time to Speak die de livestream verzorgde. Chantal: ‘Op maandagmorgen, 07:00 uur stond de opdrachtgever (PvdA) al in onze locatie voor de laatste voorbereidingen.’ Naast een livestream werd ook een persconferentie georganiseerd, uiteraard met inachtneming van alle richtlijnen. ‘Er kon geen horeca verzorgd worden, maar onze duty manager, Carla, zorgde er gedurende de dag voor dat iedereen zich aan de Coronaregels hield en alles op de vloer goed geregeld was, van hygiëne tot communicatie en het behouden van voldoende afstand.’

Tevreden

Naast dat de te presenteren lijsttrekker in de wijk achter Theater de Meervaart woont, zorgden de entourage en facilitaire mogelijkheden van Theater de Meervaart voor een doorslaggevende factor om juist deze locatie te benaderen. Chantal: ‘We hebben de benodigde techniek, faciliteiten en expertise in huis om snel te schakelen en een event als deze professioneel neer te zetten. De opdrachtgever hadden we ook al vaker in huis gehad en zij zagen onze locatie als een passend decor voor dit event. De opdrachtgever was achteraf erg tevreden dat wij dit zo snel en goed hebben geregeld.’ Niet alleen de opdrachtgever kijkt terug op een geslaagd event, het team van Theater de Meervaart is erg trots op de geleverde prestatie. Chantal: ‘Er heerste vooral trots, een gevoel van ‘we kunnen dit nog’ en dat zelfs vanuit een fase dat je praktisch dicht bent. Alles draaide alsof er niets was gebeurd en dat gaf iedereen ook veel vertrouwen. Het voelde even weer alsof we maanden hadden geknald.’

Door > Angelique Aalders