De zomer is ten einde en het bruisende evenementenseizoen staat weer voor de deur. In de zakelijke wereld betekent dit dat de agenda’s volstromen met vergaderingen, congressen en evenementen. Voor de organisatoren van deze evenementen een spannende tijd, vol kansen en uitdagingen. Gelukkig staan de congrescoaches van Jaarbeurs klaar om je te ondersteunen. Of je nu een groot congres organiseert of een intieme bijeenkomst, de congrescoaches zorgen ervoor dat je evenement tot in de puntjes verzorgd is. Corry Neggers en Anke Verstraten, accountmanagers en congrescoaches bij Jaarbeurs, geven ons een kijkje achter de schermen en vertellen hoe zij organisatoren helpen om het nieuwe seizoen met vertrouwen tegemoet te gaan.
Van idee naar uitvoering
Het organiseren van een evenement kan overweldigend zijn. Of je nu een kleinschalige bijeenkomst organiseert of een grootschalig congres met honderden deelnemers, er komt altijd veel bij kijken. De congrescoaches van Jaarbeurs helpen je vanaf het allereerste moment. ‘We beginnen altijd met een gesprek om de behoeften van de klant goed te begrijpen’, legt Corry uit. ‘Wat is hun doel? Welke sfeer willen ze neerzetten? Pas als we dat duidelijk hebben, gaan we aan de slag met de praktische invulling.’
Deze praktische invulling kan uiteenlopen van technische ondersteuning, zoals het regelen van AV-apparatuur, tot aan logistieke zaken zoals de opstelling van de zaal en het verzorgen van de catering. Maar het gaat verder dan dat. De congrescoaches zijn ook experts in het bedenken van creatieve en interactieve oplossingen om deelnemers te betrekken bij het evenement. ‘Een succesvolle bijeenkomst gaat niet alleen om het delen van informatie, maar ook om het creëren van een ervaring voor de bezoekers’, zegt Anke.
Persoonlijk en betrokken
De kracht van de congrescoaches ligt volgens Anke in hun persoonlijke aanpak. ‘Iedere klant is anders, en geen enkel evenement is hetzelfde. Dat vraagt om maatwerk. Wij zijn het vaste aanspreekpunt voor onze klanten en begeleiden hen bij elke stap. Van het kiezen van de beste ruimte tot het regelen van speciale verzoeken zoals duurzame catering of extra workshops.’
Duurzaamheid speelt een steeds belangrijkere rol binnen evenementen. De congrescoaches helpen organisatoren om milieubewuste keuzes te maken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het evenement. ‘We merken dat steeds meer klanten vragen naar duurzame oplossingen’, zegt Corry. ‘Bij Jaarbeurs hebben we hier veel ervaring mee en denken graag mee over zaken zoals afvalreductie, energiebesparing en het gebruik van lokale producten voor de catering. Daarnaast is Jaarbeurs bijvoorbeeld gecertificeerd als HealthCare Venue, wat betekent dat Jaarbeurs de strenge voorschriften naleeft die gelden voor farmaceutische bedrijven bij het organiseren, sponsoren of deelnemen aan medische evenementen en congressen.’
#Congreshacks
Naast de intensieve begeleiding, bieden de congrescoaches ook waardevolle tips en tricks, oftewel ‘congreshacks’. Dit zijn praktische oplossingen die zij hebben opgedaan door jarenlange ervaring en kennis. ‘We hebben in de loop der jaren veel slimme trucs geleerd die we graag delen met onze klanten’, vertelt Corry. ‘Of het nu gaat om de beste manier om de logistiek van een evenement te organiseren, of om het optimaliseren van de deelnemerservaring, wij weten waar je op moet letten.’
Deze kleine, maar effectieve aanpassingen kunnen volgens Anke het verschil maken tussen een goed en een geweldig evenement. ‘Bijvoorbeeld, het inzetten van interactieve tools om deelnemers te laten stemmen of vragen te laten stellen tijdens presentaties maakt de bijeenkomst dynamischer en zorgt ervoor dat het publiek betrokken blijft.’
Klaar voor het nieuwe seizoen
Met de start van het nieuwe evenementenseizoen is dit het perfecte moment om na te denken over de planning van jouw volgende evenement. De congrescoaches van Jaarbeurs staan klaar om jou van begin tot eind te ondersteunen. Of het nu gaat om een kleine vergadering of een grootschalig congres, zij zorgen ervoor dat jouw evenement tot in de puntjes is verzorgd. Dus, klaar om het seizoen goed te beginnen?
Foto’s: Michiel Ton
