SAIL brengt in Het Scheepvaartmuseum als eventlocatie het beste van zichzelf naar boven

Het was voor JMT Event Management geen vraag waar op 21 augustus het SAIL Captains Dinner moest plaatsvinden. Hiervoor kwam eigenlijk maar één locatie in aanmerking: het Scheepvaartmuseum. ‘Het Captains Dinner is een avond waar we echt een hoog niveau qua locatie, eten en beleving wilden evenaren’, blikt creatieve producer Julia Damberg terug. ‘De locatie is allereerst perfect: het ligt midden in het SAIL-gebied. Het gebouw heeft een grote geschiedenis met de maritieme wereld van Nederland. Het Open Plein is een unieke, sjieke ruimte met veel mogelijkheden. En het team van Het Scheepvaartmuseum werkt op een hoog niveau, zodat we dat hoge niveau ook kunnen behalen.’ Nog één keer herinneringen ophalen aan een unieke SAIL-avond.

Torenhoge ambities

‘Captains Dinners zijn in de maritieme wereld een bekend gegeven, ze worden vaker georganiseerd’, vertelt Julia. Ook SAIL kent deze traditie. Tijdens de jubileumeditie van 2025 zou het gaan om de ontvangst van 250 mensen. ‘Dat zijn partners van SAIL, mensen uit het politieke werkveld, hoogwaardigheidsbekleders, maar ook alle captains en commanding officers van de schepen die te gast waren en de ambassadeurs van alle aanwezige landen.’ 

Julia werd verantwoordelijk voor het concept en de organisatie, De ambities waren torenhoog: ‘We hadden als doel om de schepen te eren, partners en captains en commanding officers met elkaar te vermengen en de captains en commanding officers en hun crew te bedanken voor hun komst naar de haven van Amsterdam. Onze uitdaging was dat de avond niet stijf en statisch mocht aanvoelen; het moest een goede lading hebben en raken, maar wel in een losse sfeer.’

United by Waves

Hoe brengen we gelaagdheid aan in de avond en zetten we de toon, zonder dat het stijf of zwaar aanvoelt? Met dat spanningsveld is in de voorbereiding continu gespeeld. ‘We zijn uitgekomen bij het concept: Golven van verbinding, ritmes van samenzijn; United by Waves. Het Captains Dinner is meer dan een diner; het is een reis. Een avond waarin captains en commanding officers, partners en SAIL samenkomen in een constante stroom van ontmoeting, uitwisseling en inspiratie’, schetst Julia. ‘De avond begint niet bij het aanschuiven aan tafel; hij begint op het moment, dat je uit je bubbel stapt en samen met ons op de SAIL-golf springt. Een golf die ons meeneemt door verleden, heden en toekomst.’ Julia vond het belangrijk, dat alles vanuit het concept en waar wij stonden tijdens SAIL, doorvloeide in al onze uitingen. We hadden een groot innovatieprogramma tijdens SAIL en in het concept van dit evenement wilden we tijdens het diner op het Open Plein praten over de toekomst en welke richting we op willen gaan.’

Uitdagende placering

Via de ontvangst op de Steiger schoof het gezelschap op het Open Plein aan voor het diner. ‘Ik had gekozen voor een uitdagende placering. Het kompas stond centraal tijdens de avond en de tafelsetting was daarop aangepast. We hadden een rond podium in het midden met daaromheen tafels. In plaats van tafels te nummeren, hebben we ze een windrichting gegeven. Op het Open Plein staan die windrichtingen ook op de muren. Zo wilde ik mensen aanwakkeren om zich heen te kijken en met elkaar daarover in gesprek te komen.’

Driegangen menu

Het driegangenmenu voor het diner was door Het Scheepvaartmuseum geheel in eigen huis ontwikkeld en bereid: Gang 1 – Breaking Waves: Golf van Samenwerking; Gang 2 – United Waves: Samen in Diversiteit en Gang 3 – The Tenth Tide – Eerbetoon aan het Verleden. Chef kok Ralph Dahlhaus werkt met seizoenproducten en lokale producten en de standaard is volledig vegetarisch. ‘We hadden voor de gasten dus ook een volledig vegetarisch menu, wat een uitdagende keuze was voor dit type evenement. Maar omdat het eten van zo’n hoge standaard is en we het niet communiceerden als “speciaal vegetarisch”, is dit goed ontvangen.’

Denken in oplossingen

Over Het Scheepvaartmuseum als locatie en als samenwerkingspartner heeft Julia louter lof: ‘Ze denken mee en niet in problemen, maar in oplossingen. We kwamen soms met uitdagende ideeën, zoals een groepsfoto van fotograaf Jimmy Nelson met 250 deelnemers vanuit de hele wereld voor het museumgebouw, de bewijsvoering van ‘United by Waves’. Dat betekende: ingang tijdelijk afsluiten, verstaanbaarheid regelen, bankjes plaatsen en dit alles binnen tien minuten. In plaats van weerstand te voelen, gingen zij de uitdaging aan en waren ze heel geruststellend.’ Daarbij telde specifieke ervaring: ‘Ze zijn ook gewend aan de aanwezigheid van hoogwaardigheidsbekleders. Het ontvangen van de burgemeester en het koninklijk huis is voor hen bekend terrein. Hun beveiliging is daarop ingesteld, wat enorm geruststellend is.’

Fotograaf Studio Koker.