Prestigieus Nationaal Deltacongres strijkt neer in Philharmonie Haarlem

‘Dat wij op wandelafstand van Haarlem Centraal station zitten, parkeergarages in onze directe omgeving hebben en beschikken over een Green Key Gold Certificering, gaf de doorslag’, aldus Senior Sales Manager Meggy Willemse. ‘Het evenement was achteraf zo geslaagd dat het de opdrachtgever speet volgend jaar voor een andere regio te moeten kiezen.

Torenhoge verwachtingen

Met het congres van de Deltacommissaris kreeg de Philharmonie Haarlem een bijzondere, maar ook veeleisende opdrachtgever in huis. Willemse: ´De verwachtingen vooraf waren torenhoog. En werkelijk álles werd tot op detailniveau uitgewerkt. Nog los van de technische behoefte om het event, met zowel fysieke als online bezoekers, perfect te laten verlopen.´ De Deltacommissaris is een regeringscommissaris die voorstellen doet voor het nationaal Deltaprogramma. Ze brengt adviezen uit aan bewindspersonen en zorgt voor draagvlak via optredens in de media, presentaties en speeches. Het jaarlijkse Deltacongres, waar de hele community bij elkaar komt, is daar een in het oog springend voorbeeld van. De politieke eindverantwoordelijkheid ligt bij de coördinerend bewindspersoon, de minister van Infrastructuur en Waterstaat. Mark Harbers was, naast enkele andere politieke kopstukken, overigens zelf ook in Haarlem aanwezig.

Gelijktijdige stream vanuit 6 locaties

Met de hosting van het Deltacongres 2022 kreeg de Philharmonie Haarlem een uitstekende gelegenheid zichzelf te bewijzen als uitermate geschikte locatie voor grotere, prestigieuze congressen die veel vragen van de accommodatie, de techniek en de organisatie. ´Voor het Deltacongres hebben we intensief samengewerkt met de Eventfabriek/DKB Audiovisual. De Philharmonie verzorgde onder andere licht en geluid, zij de volledige livestream- en cameraregie.´ Het technisch complexe concept voorzag in de gelijktijdige stream van verschillende sessies vanuit 6 verschillende locaties, zowel binnen als buiten de Philharmonie.´ Het schema was strak: ´Na een inhoudelijk plenair openingsprogramma, volgden in de middag interactieve parallelsessies. In de pauzes was er speciaal voor de online-deelnemers een online-reporter, die hen vanuit een speciaal ingerichte studio in reportages meenam in de sfeer op het congres.’

Zeeuwse link

Niet alleen technisch, ook culinair legde de Philharmonie de lat voor deze klant hoog. ‘Onze opdrachtgever wilde heel graag dat de Zeeuwse Mosselburger zou worden geserveerd, verwijzend naar de link in de missie van Deltacommissaris met die provincie. In overleg met de chefs van Vineyard, die onze catering verzorgde die dag, is van die specialiteit een minivariant ontwikkeld, die als hapje bij de borrel werd geserveerd.

Dat horen we vaker

Al met al was het die dag om door een ringetje te halen’, blikt Willemse tevreden terug. ‘Omdat werkelijk niets aan het toeval was overgelaten, heerste er in de uitvoering rust en was er alle tijd om de puntjes op de i te zetten.’ Deelnemers waren bij vertrek vol lof over wat ze eensluidend ‘een fantastische locatie’ noemden. ‘Dat horen we van zakelijke bezoekers aan de Philharmonie veel vaker’, reageert Pien Keizer namens Haarlem Convention Bureau: ‘Mensen zijn echt aangenaam verrast en spreken terecht van een verborgen parel. Een van meerdere die de stad organisatoren van nationale en internationale symposia en congressen te bieden heeft. Maar ik zou zeggen: ontdek ze zelf.’

Tekst: Henny Beijer