Papendal: Laat je vaste evenementstramien eens los!

De setting en de ligging midden in het bos biedt Papendal letterlijk en figuurlijk de ruimte. Creatief omgaan met evenementopstellingen zit ze daarom in het DNA, vertelt Bram. ‘Op Papendal hebben we heel veel verschillende zalen en ruimtes die geschikt zijn voor evenementen. Er staan ook simpele U- of carrévormen op onze factsheets – op dit moment uiteraard aangepast aan de huidige situatie -, maar in grote ruimtes als Center Court, Athene of Sydney zijn de mogelijkheden qua indeling bijna oneindig – en dat maakt het leuk!’

Congrestival

Een trend die je eigenlijk sinds vorig jaar al veel ziet langskomen, is het congrestival. Bram: ‘Een congrestival is geschikt voor allerlei soorten zakelijke evenementen die nét even iets informeler mogen zijn. Kennisevents, bijscholingen, evenementen met een belangrijk sociaal aspect. We geven de zalen dan een festivaltintje: meer groen, loungebanken, tenten binnen en eventueel foodtrucks. Het is in deze setting heel goed mogelijk om het zakelijke gedeelte van je evenement op deze manier zakelijk te houden door mensen tijdens het plenaire gedeelte te laten plaatsnemen in een congreszaal – zo hou je de aandacht bij het verhaal – en naderhand of in de pauzes in de algemene ruimtes te ontvangen die qua aankleding wat creatiever zijn.’

Vast stramien loslaten

‘We proberen gasten op dit moment ook enthousiast te maken voor andere manieren van samenkomen. Je hóeft niet in een blok in een zaal te zitten. Vergaderen kan bijvoorbeeld ook buiten, onder een mooie stretchtent. Misschien nét buiten hun comfortzone, maar hierin spelen we graag onze adviserende rol. Zo denken we ook mee met de energie van een programma en proberen we wat dynamiek in de dag te brengen door bijvoorbeeld na de lunch een actief onderdeel te adviseren.’ Een ander voorbeeld is het loslaten van het vaste stramien van ochtendprogramma – lunch – middagprogramma – borrel. Bram: ‘Wij zeggen nu bijvoorbeeld: kijk eens of je de traditionele lunchpauze kunt loslaten, maar maak daar een blok van drie uur van waarin je groepen mensen laat afwisselen. Zo wordt je programma dynamischer én spreid je mensen waardoor er voldoende ruimte is voor iedereen.’

Gezondheid en vitaliteit

‘De combinatie binnen/buiten werkt erg goed’, vertelt Bram. ‘Je zit hier midden in het hart van de topsport. Daar kun je natuurlijk gebruik van maken! Op Papendal is het een koud kunstje om je bijeenkomst te combineren met beweging of een (buiten)activiteit. Gezond eten zit ons hier in de DNA, en clinics of activiteiten kunnen worden gegeven door topsporters. Zeker als het sociale aspect een belangrijk onderdeel van je evenement is, dan hoeft je programma of opstelling ook niet statisch te zijn. Er is heel veel mogelijk met die 1,5 meter afstand zolang er goed over wordt nagedacht.’

Meer eventmanager dan locatie

‘Locaties spelen tegenwoordig een veel grotere rol dan enkel het verschaffen van een locatie’, vertelt Bram. ‘Eigenlijk zijn wij naast locatie ook sparringspartner en eventmanager voor onze opdrachtgevers. Vanaf het eerste moment denken we mee: welk doel heb je met je evenement? Wat is het onderwerp? Vervolgens gaan we na hoe we dat wauw-effect kunnen creëren zonder de boodschap uit het oog te verliezen. Op dit moment is het heel belangrijk om een setting te creëren waarin mensen zich veilig voelen. Dit doen we door te vertellen welke maatregelen we hebben genomen, maar ook door te laten zien dat er bij ons de rust en de ruimte is om veilig bij elkaar te komen. Mensen hebben hier alle ruimte om zich te bewegen, kunnen naar buiten. Op Papendal werken we bijvoorbeeld met looplijnen en rotondes. Onderweg lees je quotes van topsporters en met stickers zorgen we voor optische voorbeelden. Opdrachtgevers ontvangen bovendien factsheets en we werken met deelnemerslijsten, zo laten we zien dat we op een serieuze manier met de maatregelen omgaan. De laagdrempeligheid en goede bereikbaarheid van een locatie werkt dan zeker mee. Papendal zit niet voor niets midden in het groen.’

Door > Mahlee Plekker