Overzicht houden in de chaos van een event.

Hoe houd je goed overzicht tijdens een event? Lees deze tips!

Overzicht houden in de chaos van een event, hoe doe je dat eigenlijk? Als je een event gaat organiseren, moet je met diverse zaken rekening houden. Je moet niet alleen voor goed
time management zorgen, maar ook andere dingen in je achterhoofd houden. Wij hebben enkele tips voor je op een rijtje gezet, zodat jouw event straks vlekkeloos verloopt. Lees snel verder!

Zorg voor goede communicatie

Als je overzicht wilt houden in de chaos van een event, is goede communicatie erg belangrijk. Zorg ervoor dat je goed contact hebt met het publiek, artiesten, sprekers, maar ook de exploitant van de betreffende ruimte, de pers, sponsoren en de gemeente. Ook de vrijwilligers zijn gebaat bij duidelijke communicatie. Door helder te communiceren, zal je event soepeler verlopen. Wat hierbij kan helpen, is voor de start van je event een communicatieplan op te stellen, zodat je scherp blijft op je communicatie met alle betrokkenen.

Volg een training time management

Met een training time management  kun je een hoop onhandigheden tijdens het organiseren van je event voorkomen. Je leert beter omgaan met je tijd, waardoor ook jouw event soepeler zal verlopen. Een training time management is onmisbaar als je je event in goede banen wilt leiden en iets wat al vele succesvolle eventmanagers hebben gevolgd.

Zorg op tijd voor een goed programma

Zorg ervoor dat je op tijd een goed programma hebt. Bedenk welke sprekers je wilt inzetten, wie er eventueel optreden en welke activiteiten er zoal zijn. Bedenk ook hoe je deze tijd plant. Denk na over een geschikte locatie en welke ruimtes en voorzieningen je nodig hebt. Wat voor muziek en eventueel ander entertainment heb je nodig? En moet dit ook worden vastgelegd op video, foto of live te volgen zijn via een streaming? Dit zijn allemaal zaken die van belang zijn.

Leg alles in een draaiboek vast

Er zijn diverse zaken waar je aan moet denken bij een event. Niet alleen de locatie, artiesten en sprekers zijn van belang, maar ook de vergunningen, catering, parkeermogelijkheid, uitnodigingen en publiciteit. En dat is nog niet alles. Het beste wat je kunt doen, is al deze zaken vastleggen in een draaiboek. Deze kun je er ieder moment bijpakken en bijwerken wanneer nodig.

Wij wensen je veel succes met onze tips en een geslaagd event toe!