Interview

MPI EMEC 2019: Changing the game

2104

28 mei 2019

'Het enige nadeel? De lat voor EMEC 2020 ligt nu erg hoog'

Het door MPI Nederland georganiseerde congres European Meetings en Event Conference (EMEC) was dit jaar een overdonderend succes. De reden daarvan? Een mix van lef, out of the box denken en – boven alles – samenwerking.

MPI Global organiseert normaliter het meerdaagse, jaarlijkse congres EMEC telkens in samenwerking met een hosting destination. Deze host is normaal gesproken nauwelijks betrokken bij de daadwerkelijke organisatie van EMEC, maar dat was bij de Nederlandse editie dit jaar een compleet ander verhaal. Sven Boelhouwer is lid van MPI Nederland en was samen met MPI-directeur Gijs Verbeek projectleider van EMEC. 'Elke editie is weer anders, maar dat is vooral een kwestie van welke sprekers er staan en het lokale sausje dat over het programma wordt gegoten. De basis van het draaiboek blijft echter hetzelfde.' En hoewel MPI Nederland het tijd vond om EMEC dit jaar naar ons land te halen, moest dat wel onder harde voorwaarden. De Nederlandse editie zou niet alleen het toneel zijn voor het congres, MPI Nederland wilde het complete event zélf ontwerpen, organiseren en produceren.

Andere boeg

De Amerikaanse organisatie overtuigen duurde langer dan normaal, vertelt Sven. ‘Het was spannend voor ze. Normaals gesproken zijn ze allang blij als een host zich aanbiedt, maar wij hadden eisen en daarover viel niet te onderhandelen. We waren echter zelfverzekerd en wisten hen uiteindelijk te overtuigen.’ Tijdens EMEC in Rome in januari 2018 werd de Nederlandse 2019-editie aangekondigd. ‘We hadden op dat moment alleen nog maar het thema 'Changing the game' bedacht. En de belofte dat we het he-le-maal anders gingen aanpakken. Maar hoe dat eruit ging zien, daarover hadden we nog geen flauw idee.’

Hoofden bij elkaar

Met de voorbereidingen ging de organisatie niet bepaald over een nacht ijs. Integendeel. Sven: ‘We wilden zo veel mogelijk mensen van binnen en buiten de branche bij het ontwerpproces betrekken: van buyers tot studenten, van media tot suppliers. MPI-leden én mensen die nog nooit van MPI gehoord hadden. Vanuit al die verschillende perspectieven wilden we tot verrassende ideeën komen die we zelf niet zouden kunnen bedenken.’ Getriggerd door het creatieve plan van MPI Nederland kwamen er tijdens de eerste brainstorm veel meer geïnteresseerden opdagen dan in eerste instantie werd verwacht. ‘Daar hebben we zo veel input uit gehaald, we konden er wel drie congressen mee invullen’, aldus Sven. Na 2,5 maand brainstormen en boetseren, inclusief drie grote en zo'n 7 keukentafelsessies, was de organisatie eruit. En niet alleen de organisatie was meer dan tevreden met de resultaten van het creatieve voortraject. ‘MPI is een vrijwilligersorganisatie zonder commercieel budget. Een leuk aspect was dat zelfs externe partijen zo enthousiast werden van ons concept dat ze actief vroegen naar de rol die ze binnen het event konden spelen.’

Andere spelregels

Het concept Changing the game bestond uit 10 design principles: voorwaarden waaraan EMEC 2019 aan moest voldoen. Een kleurrijk voorbeeld van die principes was 'Change the way you meet'. ‘Het netwerkaspect moest gefaciliteerd worden. Vanuit zakelijk oogpunt, maar ook omdat je je als individuele deelnemer heel alleen kunt voelen als je niemand kent.’ Daarom werd besloten om geen touringcars of taxi's in te zetten zodra deelnemers op Schiphol aankwamen. ‘We lieten zo veel mogelijk deelnemers ophalen door een Nederlands MPI-leden. Niet alleen zie je een vriendelijk gezicht bij aankomst, de rest van het congres ken je iemand.’ En in plaats van te eindigen met een knalfeest, werd deze gelijk op de eerste avond georganiseerd. ‘Openen in plaats van ermee afsluiten, want daar leer je mensen kennen en heb je een klik, dan maak je daar de rest van het evenement gebruik van.’ Het veranderen van alle gebruikelijke spelregels van EMEC viel in de smaak, vertelt Sven. ‘Gasten vonden het superleuk. De toon werd vanaf het eerste moment gezet en iedereen voelde: dit is leuk en helemaal anders.’

Hoge lat

Na een zondagochtend vol facultatieve gezonde groepsactiviteiten werd de Fokker Terminal in Den Haag omgetoverd in een escape room, waarbij de ruim 330 deelnemers in groepsverband puzzels moesten oplossen. Achter al deze momenten zat weer die Change the way you meet-(netwerk)gedachte. Maandag was een standaard congresdag die bestond uit vier thema's met elk een creatieve invulling. Sven: ‘Dinsdagochtend was de programmering steengoed, zo goed dat niemand na maandag lekker op tijd naar huis wilden. Later bleek dat de programmering voor veel gasten helemaal niet de reden was om te komen, ze waren gewoon benieuwd naar wat voor gaafs er zou komen.’ EMEC 2019 werd afgesloten met fantastische sprekers, een powerontbijt en zang en dans om alle deelnemers wakker te schudden. ‘We wilden mensen op individueel niveau verrassen en ontroeren. Dat was gelukt: we kregen positieve feedback op social, mensen waren ontroerd en er was een waanzinnige evaluatie. Maar het mooiste compliment was van een deelnemer bij wie het event vier weken erna nog door z'n hoofd ging’, aldus Sven. Het enige nadeel? De lat voor EMEC 2020 in Sevilla ligt nu erg hoog, aldus Sven. ‘Sevilla kan voort met wat wij hebben geleerd en opgebouwd. Het is natuurlijk geen must om hetzelfde neer te zetten, maar we helpen ze van harte met onze opgedane kennis.’

Door > Cintha Rood
Fotocredits > Clickshots