Dit is een artikel uit onze Festival Special.
Je houdt van festivals en komt via je studie vrijetijdsmanagement bij techno-gigant Awakenings terecht als stagiair. Daar leer je als enthousiaste jonge hond de kneepjes van het festivalvak. Dit is in grote lijnen het verhaal van Daan. ‘De productiekant van festivals – het opbouwen en de logistiek erachter – trok meteen mijn aandacht’, vertelt Daan. ‘Toen Jasper Schimmel, Hoofd Productie en Creatie bij Awakenings, mij tijdens mijn stage vroeg om in kaart te brengen wat er qua transport en logistiek op het terrein gebeurde tijdens productiedagen, en ik merkte dat dit best een uitdaging is in je eentje, ontstond al snel het plan van een gecoördineerde entree en extra ogen op het veld. Samen met ons team van aanpakkers hebben we dit de afgelopen 10 jaar laten uitgroeien tot een reeks aan nieuwe diensten en technologieën.
Van efficiëntie je vak maken
Het jaar erop vroeg Jasper of hij weer bij de poort kon staan. Dit keer mét slagboom en een slimme poortwachter, waardoor de drukte veel beter werd gereguleerd. Dit bracht direct meer rust op het terrein en legde de basis voor wat Festivalpoort vandaag de dag is. ‘Wat wij eigenlijk doen, is logistiek coördinators leveren die op het terrein rondkijken en transporten goed begeleiden – daar zijn we goed in’, legt Daan uit.
Van turven naar technologie
Al snel ontstond de gedachte om alle logistiek digitaal vast te leggen. ‘Festivalorganisatoren werken met een productieplanning, maar of het in de praktijk ook zo loopt, is door de hectiek van een productiedag lastig te achterhalen’, zegt Daan. ‘Wij staan op een unieke plek: bij de poort waar alles en iedereen binnenkomt.’ Eerst werd alles handmatig geturfd op papier – geen succes. Daarna probeerde het team Excel, maar het opmaken van overzichtelijke grafieken kostte teveel tijd. En, de informatie was niet realtime beschikbaar. In 2017 waagde Festivalpoort de sprong om te investeren in de ontwikkeling van een eigen app. Dat werd de Festivaltool.
Met het platform krijgen organisatoren direct inzicht in druktepatronen, zodat ze planningen kunnen optimaliseren en leveringen beter spreiden. Maar het platform is inmiddels doorontwikkeld tot veel meer dan alleen een registratiesysteem. Het biedt ook kansen voor festivalorganisatoren om duurzamer samen te werken. Daan: ‘We kunnen nu bijvoorbeeld zien wanneer een ander festival in de buurt toiletten heeft besteld. Organisaties kunnen dan het transport delen’, legt Daan uit. In een tijd waarin festivals steeds meer onder druk staan door bijvoorbeeld strengere CO₂-regelgeving, zijn dit soort slimme oplossingen goud waard. Daan: ‘Er valt nog veel te winnen op het gebied van efficiëntie en duurzaamheid. Daar willen we festivals graag mee helpen. Samen staan we sterk.’
Samenwerken voor een bloeiende festivalindustrie
Festivalpoort bestaat in mei 10 jaar – een mooi moment om terug én vooruit te kijken. Daan: ‘We breiden ons team uit en zijn onder andere bezig met de ontwikkeling van kentekencamera’s bij de poort. Dit zorgt voor nog meer efficiëntie. Maar met de komst van AI kun je nog veel verder denken. Wat als software een festivalterrein analyseert en leveranciers automatisch naar de juiste plek begeleidt? Of AI de meest kostenefficiënte logistieke planning berekent? De gesprekken die ik nu voer met organisatoren, gaan steeds vaker die kant op.’
‘Het wordt gewoon steeds kostbaarder om iets goeds te blijven organiseren’, vervolgt Daan. ‘En je kunt dat niet eindeloos doorberekenen in de ticketprijzen, dan verlies je bezoekers. Ik wil de festivalindustrie bloeiend houden en nodig iedereen uit om deel te nemen aan de gesprekken die we nu voeren over slimme oplossingen voor de toekomst van de festivalindustrie.’
Dit is een artikel uit onze Festival Special.
