Medische congressen en de AVG

Over precies een maand treedt de Europese AVG-wetgeving in werking. Als er één branche is waarin zorgvuldig met persoonlijke informatie wordt omgesprongen, dan is het wel de medische sector. Invitado, marktleider op het gebied van congresregistratie, signaleert dat de zorg en aandacht waarmee patiëntgegevens worden beschermd, bij de organisatie van medische congressen veel minder vanzelfsprekend lijkt. Terwijl de nieuwe wetgeving ook op bezoekers van congressen van toepassing is. De Rotterdamse registratiespecialist stelde daarom een handige checklist samen.

Strenge eisen aan registratieproces

'Het is opvallend dat juist de organisatoren van medische congressen verrast zijn als wij ze wijzen op de implicaties van de AVG voor het registratieproces van hun evenement,' vertelt Michiel Droog, directeur van het Rotterdamse bedrijf Invitado. 'In een sector waarin privacy zo essentieel is, en waarin bovendien bovengemiddeld veel congressen worden georganiseerd, is het proces waarmee bezoekers van een congres zich kunnen registreren nog lang niet altijd volgens de nieuwe wetgeving ingericht.' Daarom heeft Invitado, dat jaarlijks voor honderden congressen, beurzen en events in binnen- en buitenland de registratie verzorgt, een checklist samengesteld, waarmee organisatoren van medische congressen eenvoudig na kunnen gaan of zij AVG-proof zijn.

Checklist AVG voor medische congressen

• vraag je niet meer gegevens dan nodig zijn?
• worden deze gegevens veilig en niet langer dan nodig opgeslagen?
• zijn de verbindingen en systemen afdoende beveiligd?
• is de registratiewebsite secure, en dus voorzien van het https-protocol?
• is er een privacy statement beschikbaar?
• is er een checkbox waarmee de bezoekers actief kunnen aangeven akkoord te gaan met dit statement en dus instemmen met het gebruik van hun persoonsgegevens?
• worden de gegevens uitsluitend gebruikt voor de doeleinden zoals in het privacy statement omschreven?
• kunnen je bezoekers hun aanmelding wijzigen of ongedaan maken?
• kunnen je bezoekers aanspraak maken op hun wettelijke recht van vergetelheid?
• zijn er verwerkersovereenkomsten met de partijen die de gegevens verwerken voor bijvoorbeeld de toezending van e-tickets?

100% AVG-proof

'Bij Invitado zorgen wij er standaard voor dat je al deze vragen vol overtuiging met 'ja' kunt beantwoorden,' vertelt Michiel Droog. 'Het is de uiteindelijk de organisatie die verantwoordelijk wordt gehouden als er iets misgaat, maar als specialist zien wij het simpelweg als onze taak de organisatie proactief op hun plichten te wijzen. Ook als onze dienstverlening verdergaat dan de online en on site bezoekersregistratie, en het congres bijvoorbeeld een dedicated app beschikbaar stelt.'

Congres apps nemen ook in de medische branche een grote vlucht, merkt ook Invitado, dat in nog geen acht weken een app op maat kan opleveren die geheel geïntegreerd is met de registratiedata. 'En ja, natuurlijk is ook die app 100 procent AVG-proof,' aldus Michiel Droog.