Een reservering maken, een offerte accorderen of een betaling ontvangen – het klinkt simpel, maar achter deze functies schuilt een krachtig systeem dat dagelijks draait op eventlocaties door het hele land. Met de vernieuwde look & feel van Smart Event Manager krijgt deze vertrouwde tool een nieuwe jas aangemeten. ‘Functioneel voelt alles vertrouwd, maar visueel én qua gebruiksgemak maken we een flinke sprong vooruit’, vertelt Linda.
In deze vernieuwde gebruiksinterface combineert Smart Event Manager 25 jaar ervaring met de nieuwste technieken. Linda: ‘We behouden de structuur en logica waar gebruikers aan gewend zijn, maar presenteren het in een nieuw jasje – jong en toekomstbestendig.’
Een moderne jas voor vertrouwde functionaliteiten
Het designproces werd niet licht opgevat. Een extern ontwerpbureau werkte maandenlang samen met Smart Event Manager om scherm voor scherm te herontwerpen. ‘We hebben alles uitgepluisd en het ontwerpbureau gevraagd vooral met een objectieve blik en hun professionele expertise mee te kijken. Waar staat een knop? Is dat logisch? Hoe kunnen we het nog gebruiksvriendelijker maken? We wilden niet alleen een nieuwe look, maar ook een betere user experience,’ aldus Linda.
De eerste resultaten zijn inmiddels zichtbaar in de online modules – zoals online reserveren, betalen en accorderen – die nu in de vernieuwde stijl beschikbaar zijn. Het grootste voordeel? De nieuwe interface maakt het online proces makkelijker en overzichtelijk, zodat de gasten van de locaties sneller door het proces heen kunnen. Daardoor krijgen locaties meer boekingen, sneller akkoord op offertes en wordt het makkelijker om te betalen. Daarnaast kunnen locaties de modules nu volledig afstemmen op hun eigen huisstijl, inclusief kleuren, logo en achtergrond.
Feedback van klanten centraal in ontwikkelproces
‘Qua design wilden we een rustige basis die overal bij past. Tegelijkertijd voelt het allemaal een stuk moderner aan,’ vertelt Linda. De feedback van klanten stond centraal in het hele ontwikkelproces. ‘We hebben de meeste wensen en opmerkingen meegenomen. Op dit moment zijn we binnen Smart Event Manager aan het testen. Doordat een groot deel van ons team uit de eventbranche komt, weten we goed waar we op moeten letten. Wat werkt goed, waar kan men straks tegenaan lopen? Alles wordt besproken, getest en doorontwikkeld. En we blijven verbeteren.’
Veranderen met gevoel voor gebruikers
Smart Event Manager snapt dat veranderen spannend is – zeker voor gebruikers die het systeem dagelijks gebruiken. ‘De grootste verandering zal in het najaar plaatsvinden, als we na de online modules ook het reserveringsscherm gaan omzetten. We weten dat onze gebruikers sommige schermen bijna blindelings bedienen. Het reserveringsscherm is echt het maatje van veel eventmanagers. Daar komt álles samen’, zegt Linda.
Vanaf het najaar kunnen gebruikers van Smart Event Manager zelf kennismaken met de nieuwe interface. De veranderingen in de interface gaan straks geheel automatisch en daar hoeven klanten niks nieuws voor in te richten. Over het soepel laten verlopen van de overgangsfase is goed nagedacht: ‘We hebben een knop waarmee je kunt schakelen tussen de oude en de nieuwe look. Zo kunnen onze gebruikers rustig wennen’, vertelt Linda. ‘Dat vinden we belangrijk. Deze switch gaat uiteindelijk veel voordelen opleveren, maar verandering is altijd even wennen. Het moet ook vertrouwd gaan aanvoelen.’
Van ‘good’ naar ‘great’
De update past bij de bredere visie van Smart Event Manager, van een solide systeem naar een krachtige, moderne toolkit voor de eventprofessional van nu én straks. ‘We doen het al goed,’ zegt Bosman. ‘Maar nu is het tijd voor de stap van good naar great. En daar hoort een interface bij die net zo slim werkt als wij denken.’
