In Leiden kan meer dan je denkt, nu al

Lovende reacties

Zoals het Eurohaptics congres, dat plaatsvond op 6 tot en met 9 september 2020. ‘Dit congres werd gehouden in de Stadsgehoorzaal en ging over aanraaktechnologie’, gaat Op den Buijsch verder. ‘Het was een hybride evenement met zo’n 70 gasten live in de Stadsgehoorzaal waarbij honderden mensen vanuit verschillende landen via het beeldscherm meekeken. Door de techniek werden sprekers en hun presentaties op zo’n manier in beeld gebracht dat online deelnemers het gevoel kregen live bij het congres aanwezig te zijn. Na afloop ontvingen we van de organisatie lovende reacties, en dat geeft veel vertrouwen voor events die we in de toekomst mogen verwelkomen.’

Meer mogelijk dan gedacht

Het Leiden Convention Bureau ziet een toenemende interesse bij congresorganisatoren om data voor evenementen vast te leggen. Uit onderzoek van het ICCA, the International Congres & Convention Association, een organisatie die onder andere een wereldwijde database voor congressen beheert, blijkt dat mensen exponentieel meer behoefte hebben aan samenkomen. ‘We merken vanuit de organisatoren,’ vertelt Op den Buijsch, ‘dat mensen weer veel meer samen willen komen, wel in hybride vorm. De eerste aanvragen voor september en oktober druppelen al binnen. Voor nu plannen we echt zoveel mogelijk in. Of ze dan tegen die tijd ook echt doorgaan, zien we dan wel weer. In ieder geval zijn onze partners in de stad er klaar voor. Zij willen graag in gesprek met organisatoren over wat er allemaal mogelijk is, in welke vorm dan ook. Alle locaties in Leiden beschikken over livestreamfaciliteiten of werken met partners die dat kunnen leveren. Misschien heerst er nu nog een gevoel van angst, spanning en onzekerheid terwijl er al veel meer mogelijk is dan dat organisatoren nu denken.’

‘Door nu met ons in gesprek te gaan, zijn organisatoren er straks tijdig bij’

Borrelende vulkaan

De onzekerheid over wat er op het gebied van evenementen na 1 juli allemaal mogelijk is, voelt als een soort vulkaan die aan het borrelen is. ‘En als die vulkaan dan uitbarst,’ vervolgt Op den Buijsch, ‘bestaat de kans op chaos omdat iedereen dan tegelijk wat wil. Ik adviseer organisatoren om nu met ons in gesprek te gaan over hun evenementen. Aangezien we zicht hebben op de planning in de stad, kunnen wij goed meekijken naar geschikte locaties en mogelijke data. Zo weet de organisator zeker dat ze tijdig de juiste locaties en partners zullen vinden.

Neutrale adviseur

Adviseren en samenbrengen, dat is precies wat het Leiden Convention Bureau doet. ‘Op basis van de wensen van organisatoren, adviseren wij over geschikte locaties, bezoekersaantallen en faciliteiten, maar geven we ook inspiratie over leuke deelnemersactiviteiten tijdens de break-outsessies. We helpen de organisatoren daarnaast met het aanvragen van offertes. Wij bundelen inspiratie en informatie met de inhoudelijke kant van het programma, zoals een bezoek aan een van de vele musea of een actieve break-out. Met al die informatie nemen de organisatoren dan zelf rechtstreeks contact op met de locaties en organisaties van hun keuze. Veel organisaties weten ons rechtstreeks te vinden, maar wij krijgen ook veel tips via de meer dan 110 ambassadeurs in ons netwerk. Dat zijn vaak professoren en directeuren van de universiteit, het Leiden Bio Science Park of het bedrijfsleven. Onze taak als adviesorgaan is om die organisatoren op een neutrale manier te tonen wat er in Leiden allemaal mogelijk is. En ik kan je verzekeren, zeg ik iets minder neutraal, dat dat heel veel is’, besluit Op den Buijsch lachend.

Door > Rob van Hilten